Coca-Cola recrute un(e) Assistant(e) personnel(le) du directeur général, Nigeria

Niveau de poste : 9

À PROPOS DU RÔLE

L’assistant personnel du directeur général du pays fournira un soutien tactique, opérationnel et administratif au bureau du CGM. Le titulaire du poste soutiendra le suivi et le reporting des projets stratégiques ainsi que le bon fonctionnement du bureau du CGM. Le titulaire du poste peut être amené à exercer les fonctions de secrétaire ou de chef de projet sur des projets spécifiques.

EST-CE TOI?

• Licence.
• Minimum de 3 ans d’expérience en tant qu’assistant administratif/exécutif, un rôle similaire fournissant un soutien aux cadres supérieurs ou aux membres du conseil d’administration.
• Capacité à travailler dans un environnement rapide et dynamique et à s’adapter aux priorités changeantes.
• Très compétent dans les applications Microsoft Office.
• Expérience en administration de projet
• Compréhension de base de la chaîne de valeur commerciale
• Capacité à gérer un ensemble complexe de parties prenantes
• Pensée et alignement inter fonctionnels
• Sens élevé de la responsabilité, de l’appropriation du travail et de la discrétion
• Excellentes compétences en communication et en analyse.
• Solides compétences interpersonnelles, avec la capacité d’établir des relations à tous les niveaux.
• Solides compétences en matière d’efficacité personnelle et de gestion du temps.
• Solides compétences organisationnelles qui reflètent la capacité d’exécuter et de hiérarchiser plusieurs tâches de manière transparente avec une excellente attention aux détails.
• Flexibilité et adaptabilité : l’individu doit être capable d’apprendre rapidement
• Excellentes compétences en analyse et résolution de problèmes. La personne devra posséder des compétences de base en recherche et en analyse de données.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Gérez l’horaire du directeur général, organisez les réunions clés et gérez tous les engagements commerciaux.
• Coordonner la logistique générale et la planification d’événements pour les événements de leadership réguliers sur site et hors site.
• Gérer efficacement les réunions internes et externes, en hiérarchisant les demandes et en faisant preuve de discernement. Cela implique de coordonner les efforts avec les dirigeants internes pour assurer l’alignement sur les calendriers de réunions et les besoins de déplacement, tout en gérant efficacement les priorités concurrentes.
• Coordonner les réunions de direction en recueillant des informations pour l’ordre du jour, en créant l’ordre du jour, en documentant les discussions et en distribuant des plans d’action clairs.
• Préparer les documents nécessaires aux réunions et discussions internes et externes. Collaborer avec les parties concernées pour suivre les actions menées dans le cadre de divers engagements/réunions et fournir des mises à jour proactives au directeur général.
• Exécuter des recherches de base, des analyses et des synthèses de données pour soutenir la prise de décision du directeur général (le cas échéant).
• Aider à la préparation de projets de documents et à répondre aux demandes de données, telles que des rapports, des analyses ou des présentations, ainsi qu’au contrôle des opérations du directeur général.
• Suivre périodiquement le budget du bureau en identifiant et en activant les opportunités d’amélioration approuvées par le directeur général.
• Gérer tous les aspects des rapports de dépenses et assurer une soumission en temps opportun.
• Maintenez le plus haut niveau de confidentialité lors de la gestion des informations sensibles.
• Coordonner l’approvisionnement en fournitures nécessaires au bureau du directeur général et à toutes les autres salles de réunion du siège social.
• Entreprendre la logistique officielle/les projets spéciaux pour le bureau du directeur général.
• Organisez et gérez les plans de voyage conformément aux systèmes et aux politiques de l’entreprise, fournissez aux dirigeants les détails de voyage nécessaires, la documentation et offrez une assistance en temps réel pendant le voyage.
• Gestion du système de gestion de la performance (BPMS) : exécution, suivi, évaluation et amélioration) incluant les réunions BPMS et en ligne avec nos processus de gestion de la performance et la satisfaction des parties prenantes internes.
• Construire des relations de travail solides et positives avec toutes les parties prenantes internes et externes, établir et améliorer les liens professionnels et entretenir des relations de travail avec les collègues du Groupe ayant des rôles similaires et les partenaires de la marque.
• Assurer une coordination globale et transparente de toutes les tâches administratives