Le Fonds des Nations Unies pour l’enfance (UNICEF) recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve), Bauchi, Nigéria
L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.
Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.
Et nous n’abandonnons jamais.
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Pour chaque enfant, un dévouement
Au Nigéria, l’UNICEF travaille dans un contexte humanitaire et de développement complexe pour garantir et protéger les droits des enfants en partenariat avec le gouvernement, la société civile, les enfants et les familles. L’UNICEF Nigéria est l’un des plus grands bureaux de pays de l’UNICEF au monde. Cliquez sur le lien pour en savoir plus sur l’UNICEF au Nigéria : https://www.unicef.org/nigeria/.
Contexte organisationnel et objectif du poste
La mission fondamentale de l’UNICEF est de promouvoir les droits de chaque enfant, partout dans le monde, dans toutes les activités de l’organisation – dans les programmes, dans les activités de plaidoyer et dans les opérations. La stratégie d’équité, qui met l’accent sur les enfants et les familles les plus défavorisés et les plus exclus, traduit cet engagement en faveur des droits de l’enfant en actions. Pour l’UNICEF, l’équité signifie que tous les enfants ont la possibilité de survivre, de se développer et de réaliser leur plein potentiel, sans discrimination, préjugés ou favoritisme. Dans la mesure où un enfant a des chances inégales dans la vie – dans ses dimensions sociales, politiques, économiques, civiques et culturelles – ses droits sont violés. Il est de plus en plus évident qu’investir dans la santé, l’éducation et la protection des citoyens les plus défavorisés d’une société – en s’attaquant aux inégalités – non seulement donnera à tous les enfants la possibilité de réaliser leur potentiel, mais conduira également à une croissance et une stabilité durables des pays. C’est pourquoi l’accent mis sur l’équité est si essentiel. Il accélère les progrès vers la réalisation des droits de l’homme de tous les enfants, qui est le mandat universel de l’UNICEF, tel que défini par la Convention relative aux droits de l’enfant, tout en soutenant le développement équitable des nations.
Comment pouvez-vous faire la différence?
Sous la supervision et les conseils du superviseur, l’assistant administratif est chargé d’exécuter une grande variété de tâches de routine pour l’unité respective nécessitant une connaissance complète des procédures, processus et politiques administratives de l’UNICEF.
Résumé des principales fonctions/responsabilités :
- Communications et flux de travail
- Facilite les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle pour améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.
- Gère la correspondance entrante et sortante, les courriels et les appels téléphoniques.
- Communique des informations courantes et certaines informations non courantes relatives au travail de l’équipe.
- Établit et maintient les systèmes de classement et de référence du bureau, à la fois traditionnels et numériques ; et veille à ce que les sites Web inter/intranet soient à jour et exacts.
- Gestion du calendrier/des réunions/de la correspondance
- Tient le calendrier du bureau et organise les réunions.
- Rédige les procès-verbaux des réunions et garde la correspondance de l’unité bien organisée.
- Evénements/Logistique
- Soutient les activités de développement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en collaborant avec les animateurs, les traiteurs et les hôtes.
- Organise les horaires en liaison avec les participants en fonction des disponibilités.
- Assure la liaison avec les points focaux du budget et la section sur les coûts et les besoins.
- Prépare les documents de référence pour les participants et télécharge les documents approuvés sur l’intranet.
- Prépare et tient à jour les ordres du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.
- Voyage
- Fournit une assistance aux membres du personnel de la section pour les préparatifs et les droits en matière de voyage en fonction des règles et politiques de l’organisation. Assure la liaison avec les points focaux de voyage concernés pour s’assurer que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
- Informer/débriefer les membres du personnel sur les questions relatives aux questions administratives connexes telles que les visas, les autorisations de sécurité et les procédures de documentation.
- Extrait, saisit, conserve et vérifie l’exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l’organisation afin de garantir l’exactitude des transactions liées aux frais de voyage et aux déplacements du personnel.
- Aide à la préparation des budgets relatifs aux frais de déplacement et tient à jour les plans de déplacement et les dossiers de contrôle budgétaire.
- Surveille la certification des voyages et rend compte à l’équipe.
- Traitement des factures
- Responsable de la collecte des factures et du classement des documents pour approbation puis traitement dans VISION.
- Télécharge les fichiers électroniques et vérifie les résultats dans le système de destination.
- Répond à l’état des transactions des clients et à d’autres demandes.
- Fournitures/Équipement
- Soutient la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et la mise à jour de l’inventaire des articles.
- Contrôle et supervise l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. S’assure que les services et l’entretien des locaux sont conformes aux normes organisationnelles.
- Organise l’achat et la distribution en temps opportun des fournitures de bureau.
- Présence
- Maintient et met à jour un système qui surveille l’absence du personnel.
Pour être qualifié de défenseur de chaque enfant, vous devrez…
Éducation:
Un diplôme d’études secondaires est exigé, complété de préférence par des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail.
Expérience:
Un minimum de 4 années d’expérience pertinente en travail administratif ou de bureau est requis.
Exigences linguistiques :
La maîtrise de l’anglais est indispensable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU (arabe, chinois, espagnol, français ou russe) ou d’une langue locale est un atout.
Pour chaque enfant, vous démontrerez…
Valeurs de l’UNICEF : soin, respect, intégrité, confiance et responsabilité (CRITA).
- Les compétences requises par l’UNICEF pour ce poste sont…
- Établir et entretenir des partenariats (II)
- Démontre une conscience de soi et une conscience éthique (II)
- Volonté d’obtenir des résultats (II)
- Innove et embrasse le changement (II)
- Gère l’ambiguïté et la complexité (II)
- Penser et agir de manière stratégique (II)
- Travaille en collaboration avec les autres(II)
- Nourrit, dirige et gère les personnes (II)
Lors du processus de recrutement, nous testons les candidats selon le référentiel de compétences. Familiarisez-vous avec notre référentiel de compétences et ses différents niveaux : référentiel de compétences ici .
L’UNICEF est là pour servir les enfants les plus défavorisés du monde et notre personnel mondial doit refléter la diversité de ces enfants. La famille UNICEF s’engage à inclure tout le monde , indépendamment de la race/ethnicité, de l’âge, du handicap, de l’identité de genre, de l’orientation sexuelle, de la religion, de la nationalité, du milieu socio-économique ou de toute autre caractéristique personnelle.
Nous offrons une large gamme d’avantages à notre personnel , notamment un congé parental payé, des pauses d’allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées . L’UNICEF encourage vivement le recours à des modalités de travail flexibles. L’UNICEF
applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants.
Remarques :
L’engagement actif de l’UNICEF en faveur de la diversité et de l’inclusion est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats pour les enfants. Pour ce poste, les candidates éligibles et aptes sont encouragées à postuler.
Les nominations à l’UNICEF sont soumises à une autorisation médicale. Les nominations sont également soumises aux exigences de vaccination, notamment contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Si vous êtes sélectionné pour un poste à l’UNICEF, vous devez soit être vacciné comme requis, soit recevoir une exemption médicale du département compétent de l’ONU. Dans le cas contraire, la sélection sera annulée.
Tous les candidats sélectionnés seront soumis à des vérifications rigoureuses de leurs références et de leurs antécédents et devront adhérer à ces normes et principes. Les vérifications des antécédents comprendront la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents.
Les fonctionnaires du gouvernement dont la candidature est envisagée pour un emploi à l’UNICEF doivent normalement démissionner de leur poste au sein de leur gouvernement avant d’accepter une affectation à l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d’emploi, sans indemnisation, si un visa ou une autorisation médicale n’est pas obtenu, ou si les exigences de vaccination nécessaires ne sont pas respectées, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.