Le Consortium sur le paludisme recrute un(e) Agent(e) administratif(ve) pour rejoindre notre équipe à Borno

Objectif du poste

Le (la) titulaire sera chargé(e) de fournir un appui général en matière d’administration, de logistique et d’achat au bureau du Consortium contre le paludisme.

Portée des travaux

Le (la) titulaire est activement responsable du maintien d’un flux de travail efficace et efficient du bureau en appliquant les processus administratifs et d’achat liés au bureau ou au projet. Il/elle sera directement responsable de la fourniture d’un soutien administratif et logistique au bureau. Il est responsable devant le responsable du programme d’État

Principales relations de travail

L’agent administratif rendra compte directement au responsable du programme d’État et techniquement au responsable des opérations pays (pour le pôle B) et au responsable administratif de zone (pour le centre A), l’AO travaillera en étroite collaboration avec les responsables principaux des achats et les chefs de projet pour fournir le soutien administratif et d’approvisionnement requis par le projet.

Principales responsabilités

Gestion de bureau : Administration et logistique – (40 %)

• Être le point focal administratif et logistique du bureau focal du MC, en fournissant un soutien efficace au projet conformément aux politiques du Consortium sur le paludisme
• Diriger la mise en place d’un système de remplissage pour le bureau, en assurant la facilité de stockage et de récupération des documents pour les exigences de dépôt des copies papier et électroniques
• Responsable de la gestion administrative des actifs conformément aux politiques de MC ainsi que de la gestion des fournisseurs et des autres fournisseurs de services
• S’assurer que les dossiers à jour et la documentation valide de tous les fournisseurs auprès de tout autre fournisseur de services et consultants sont dûment enregistrés dans NAV après vérification de l’enregistrement conforme des fournisseurs
• Gérer tout l’équipement de bureau de manière efficace en veillant à ce que l’entretien régulier soit effectué sur les génératrices MC, les climatiseurs, l’équipement informatique, etc.
• Organiser et réserver tous les voyages terrestres locaux basés dans l’État à la réception des formulaires d’autorisation de voyage (TAF) approuvés en coordination avec les agents logistiques de MC
• Fournir des briefings logistiques à tous les voyageurs concernant les TAF reçus, en détaillant les informations sur l’hébergement et le mouvement, les dispositions et les délais des véhicules
• Compiler, classer et télécharger sur SharePoint sur une base mensuelle tous les dossiers administratifs requis par MC concernant la consommation de carburant, les registres de mouvement du personnel, les registres des stocks et les registres des actifs, etc.
• Gérer le fournisseur de sécurité du bureau pour s’assurer que le bureau dispose d’une sécurité efficace 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
• Travailler avec le bureau d’Abuja du consortium DMC in Malaria pour s’assurer que tous les actifs TIC utilisés par le personnel dans le cadre du projet sont maintenus en bon état de fonctionnement et gérés conformément aux politiques d’utilisation de MC IT
• Organiser, surveiller et gérer le crédit de téléphonie mobile du personnel

Soutien à l’approvisionnement (30 %)

• Coordonner les actions d’achat conformément à la politique d’approvisionnement du Consortium sur le paludisme, en veillant à ce que tous les documents soient remplis, correctement approuvés et classés de manière appropriée pour référence future
• Tenir un registre de l’état de tous les achats, qui sera partagé chaque semaine avec tout le personnel concerné afin qu’il puisse planifier leur arrivée
• Traiter tous les paiements connexes pour les achats effectués dans les délais spécifiés par les ententes de MC tout en veillant à ce que la documentation soit complète et téléchargée sur SharePoint à la date d’échéance
• Télécharger et suivre toute la documentation liée aux processus d’approvisionnement de MC sur SharePoint et sécuriser conformément aux exigences de la politique de protection des données
• Conformément au budget-programme et conformément à la politique du consortium sur le paludisme, assurer l’optimisation des ressources de tous les achats pour les activités de programme menées dans l’État
• Mener une enquête annuelle sur le marché et la liste des prix pour les fournitures d’approvisionnement régulier afin de s’assurer que le Malaria Consortium prend en compte tous les fournisseurs qualifiés sur le marché pour les articles régulièrement demandés

Soutien à la gestion du programme – (15 %)

• Coordonner les réunions internes et externes avec les parties prenantes ou techniques, les ateliers, les séminaires, y compris tous les arrangements de voyage et d’hébergement.
• Diriger la compilation de la liste des participants (c’est-à-dire les agents de santé communautaires, le personnel des établissements de santé, les superviseurs d’équipe, les superviseurs de service, les superviseurs de l’État et de la LGA), lors de l’AMM et d’autres événements du projet
• Responsable de la coordination de l’administration et du soutien logistique du bureau de programme pour toutes les activités liées au terrain dans l’État ;

Gestion des actifs et des stocks (15 %)

• Gérer tous les biens liés aux projets pour s’assurer qu’ils sont enregistrés, suivis, entretenus et éliminés conformément à la politique de gestion des actifs du Consortium sur le paludisme
• Tenir à jour le registre d’inventaire des biens pour tout le matériel de bureau (conformément à la politique du Consortium sur le paludisme) dans l’État
• Acheter et gérer les stocks, conformément à la politique de gestion des stocks du Malaria Consortium
• Gérer la papeterie et les fournitures de bureau pour une gestion et un fonctionnement efficaces du bureau ;

Spécification de la personne

Qualifications et expérience :

Essentiel

• Diplôme ou qualification similaire en administration ou dans un domaine connexe
• Au moins 2 ans d’expérience dans un rôle lié aux opérations, en particulier dans l’administration et la logistique
• Expérience antérieure de la gestion des achats, en particulier dans le cadre du financement par les donateurs
• Compétences écrites et orales avérées en anglais
• Capacité à travailler efficacement et avec sensibilité avec le personnel
• Un style collaboratif et flexible, avec une forte mentalité de service
• Établir efficacement les priorités et respecter des délais serrés

Souhaitable

• Soucieux du détail
• Très organisé
• Flexible et motivé
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Expérience des pompiers
• Compétence en secourisme
• Compétences en matière d’animation et de coordination

Aptitudes et compétences professionnelles :

Essentiel

• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
• Bonnes compétences en informatique avec maîtrise de Microsoft Word, Excel et PowerPoint
• Capacité à résoudre les problèmes de base liés aux TIC

Souhaitable

• Bonnes capacités d’analyse
• En raison de la nature de ce rôle, nous examinerons les candidatures de manière continue et le poste pourrait être pourvu et fermé avant la date de clôture. Les candidatures précoces sont encouragées.
• Il s’agit d’un contrat à durée déterminée de 12 mois.
• Pour postuler à ce poste, vous devrez avoir le droit de travailler au Nigeria.
• L’entreprise
• Créé en 2003, le Malaria Consortium est l’une des principales organisations à but non lucratif au monde spécialisée dans la prévention, le contrôle et le traitement du paludisme et d’autres maladies transmissibles parmi les populations vulnérables.
• Notre mission est de sauver des vies et d’améliorer la santé en Afrique et en Asie grâce à des programmes fondés sur des données probantes qui combattent les maladies ciblées et promeuvent la couverture sanitaire universelle.
• Il est fortement conseillé aux candidates qualifiées de postuler.