Appel à candidature pour le recrutement d’un(e) Responsable des achats à Maiduguri, Nigeria.

Appel à candidature pour le recrutement d’un(e) Responsable des achats à Maiduguri, Nigeria.

Le responsable des achats sera chargé de superviser tous les achats de biens, services et travaux du programme pays de Mercy Corps. Il/elle formera et supervisera une équipe, tout en s’assurant qu’une stratégie de support pour des systèmes sains, robustes et intégrés est en place.

Responsabilités professionnelles essentielles

STRATÉGIE ET ​​VISION

• Analysez l’équipe d’approvisionnement mise en place dans chaque bureau. Proposer des ajustements ; recruter et former le personnel en conséquence pour garantir la mise en place d’une équipe performante et professionnelle.
• Développer/améliorer les outils de gestion nécessaires pour prendre des décisions optimales.
• Fournir à la haute direction les données et les analyses nécessaires pour prendre des décisions optimales.
• Analyser et proposer des modifications aux procédures en fonction des besoins et de la gestion des risques.
• Orienter le personnel des achats et fournir une formation axée sur les services pour permettre de travailler efficacement avec d’autres membres du personnel non chargé des achats.

GESTION DES ACHATS

• Fournir un soutien direct et garantir que tous les bureaux de MC Nigeria respectent des normes élevées en matière d’approvisionnement.
• Veiller à ce que l’équipe d’approvisionnement et tous les employés concernés aient correctement assimilé et appliqué les nouvelles politiques et procédures d’approvisionnement sur le terrain FP3.
• Fournir une formation au personnel sur ces nouvelles politiques (ou une formation de recyclage si nécessaire)
• Aider le personnel du programme et des opérations lors des réunions régulières de planification des achats.
• Travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires de programmes ; Directeur des opérations et responsables des opérations pour élaborer/mettre à jour des politiques, des procédures et mettre en place des procédures d’approvisionnement mieux adaptées aux programmes d’urgence.
• Diriger la mise en œuvre d’études de marché dans tous les sites où Mercy Corps opère.
• Tenir un fichier sur les prix du marché pour les articles couramment achetés.
• Organiser le classement approprié de la documentation relative à la procédure conformément aux normes de Mercy Corps.
• Maintenir un tableau de bord complet pour les achats afin de garantir que le suivi et l’analyse sont mis à jour sur une base hebdomadaire et mensuelle.
• S’engager avec les gestionnaires de programme pour l’élaboration et la mise à jour régulière des plans d’approvisionnement pour chaque projet.
• Produire régulièrement des rapports sur l’état des achats et les achats terminés à l’aide de la liste principale des relations publiques en cours et de la liste principale des relations publiques.
• Maintenir un tableau de bord complet pour les achats ; pour assurer une bonne planification de toutes les mises à jour sur une base hebdomadaire et mensuelle.
• Assurer une communication continue avec les différents départements pour assurer une bonne planification de tous les achats de manière collaborative et respective.
• Assurer une utilisation maximale du contrat-cadre et le renouvellement annuel de ces contrats.
• Veiller à ce que les activités d’approvisionnement de Mercy Corps soient légales et morales.
• Établir des accords avec les fournisseurs MSA et MPA pour les articles couramment utilisés.
• Assurez-vous que tous les contrats et conditions contractuelles sont respectés par le fournisseur et les corps de miséricorde et respectent la législation locale.
• Veiller à ce que tous les appels d’offres soient effectués conformément à la procédure et archivés conformément aux procédures de Mercy Corps.

 GESTION D’ÉQUIPE

• Fournissez aux membres de l’équipe des informations, des outils et d’autres ressources pour améliorer les performances et atteindre les objectifs.
• Fournir un soutien direct pour garantir que tous les bureaux de MC Nigeria respectent les normes minimales en matière de gestion des achats.
• Guider et superviser l’équipe selon les performances révélées dans le tableau de bord.
• Créer et maintenir un environnement de travail de respect mutuel où les membres de l’équipe s’efforcent d’atteindre l’excellence.
• Promouvez la responsabilité, communiquez vos attentes et fournissez des commentaires constructifs via des évaluations régulières des performances.
• Superviser, embaucher et orienter les nouveaux membres de l’équipe si nécessaire et fournir une orientation complète aux membres de l’équipe nouvellement embauchés.
• Révisez la description de poste si nécessaire et incluez des indicateurs de performance. Effectuer une évaluation annuelle des performances.
• Développer et mettre en œuvre des KPI pour l’équipe d’approvisionnement.
• Assurer la formation et le renforcement des capacités des membres de l’équipe d’approvisionnement afin d’augmenter le niveau de capacité et de compétences techniques au sein du département.
• Contribuer aux efforts de constitution d’équipes nationales, aider les membres de l’équipe à identifier les options de résolution de problèmes et assurer l’intégration de tous les membres de l’équipe dans les processus décisionnels pertinents.
• Mettre en œuvre un tableau de bord de gestion pour fournir des données précises sur les performances et les propositions du département ainsi que mettre en œuvre les changements.

GESTION DES FINANCES ET DE LA CONFORMITÉ

• Veiller au respect des réglementations des donateurs et de Mercy Corps.
• Respecter la politique de tolérance zéro de Mercy envers la corruption.
• Fournir une formation aux membres de l’équipe du programme sur l’utilisation des outils d’approvisionnement en matière de conformité des achats.

INFLUENCE ET REPRÉSENTATION

• Représenter Mercy Corps à la réunion externe concernée.
• Consultez d’autres ONG pour identifier les meilleurs fournisseurs et prestataires potentiels.
• Communiquer efficacement pour garantir que les objectifs globaux du projet et les obligations des donateurs sont respectés.

Responsabilité de supervision : supervise directement tous les membres/personnel de l’équipe d’approvisionnement de Mercy Corps Nigeria

Responsabilité

Responsable du respect du manuel d’approvisionnement sur le terrain de Mercy Corps FP3, du code de conduite de Mercy Corps concernant les activités d’approvisionnement et de la politique de conflit d’intérêts de MC.

Relève directement de : Directeur des opérations

Travaille directement avec :  les gestionnaires de terrain, les gestionnaires de programme, le responsable financier, le responsable des ressources humaines, les coordonnateurs des opérations et toute l’équipe des opérations, selon les besoins.

Connaissance et expérience

• Diplôme BA/BS en gestion de la chaîne d’approvisionnement et/ou en commerce international dans un domaine commercial pertinent.
• Plus de 5 ans d’expérience dans la gestion de systèmes de passation des marchés auprès d’ONGI ayant des responsabilités de supervision.
• Compréhension démontrée d’un environnement complexe. Problèmes de sécurité associés et réponse appropriée avec une expérience dans un contexte sécurisé
• Solides compétences organisationnelles : capacité à interagir efficacement avec le personnel international et national dans un environnement sensible.
• Excellentes compétences en anglais oral et écrit.
• Haut niveau de compétences informatiques sur les programmes MS Office. 
• Une capacité démontrée à effectuer plusieurs tâches à la fois et à traiter les informations en action pour ne pas retarder les activités du programme. 
• Une compréhension claire de l’éthique des achats et du respect des donateurs (USAID, UE, DFID, OFDA) est essentielle.