RÉSUMÉ DU POSTE : Le responsable des achats sera responsable de l’exécution des achats et de la supervision technique et du soutien aux activités d’achat assignées au personnel supervisé conformément aux procédures, règles et réglementations d’International Medical Corps, du pays hôte et des donateurs. . Maintient un contact étroit avec l’équipe logistique régionale (et l’équipe mondiale si nécessaire) pour des conseils, un support technique et des rapports liés aux achats. Travaille généralement sous la supervision directe du coordinateur logistique. Portée géographique : Tout le pays.

Pour effectuer ce travail avec succès, une personne doit être capable d’exécuter chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables :

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Coordination et représentation :

• Gère les activités d’approvisionnement du pays. Assure une supervision technique, une contribution et une orientation au personnel de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement sur les questions d’approvisionnement afin de garantir un soutien efficace et opportun à la mise en œuvre des projets.
• Prend en charge l’évaluation initiale de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement et la réévaluation continue du contexte opérationnel de la mission dans le pays et la planification optimale des ressources.
• S’assure que les activités d’approvisionnement sont menées conformément aux politiques, procédures, SOP et lignes directrices applicables.
• S’engager activement dans la planification, la conception et la budgétisation des projets pour garantir que les ressources humaines et matérielles et les systèmes logistiques requis sont pris en compte et conviennent pour soutenir les opérations planifiées et la charge de travail prévue.
• Élabore et met en œuvre des stratégies d’approvisionnement conformément à la stratégie du programme/opération du pays et au plan de préparation.
• Améliore la coordination commerciale entre les départements de la logistique, des programmes et des finances pour développer un consensus autour des priorités et une résolution conjointe des problèmes afin d’améliorer la fourniture de l’assistance aux bénéficiaires.
• Identifie et anticipe les risques liés à l’approvisionnement ayant un impact sur les activités du programme. Élabore et met en œuvre des activités connexes d’atténuation/réduction des risques.
• S’assure, avec la direction du pays et le coordonnateur logistique, que les exigences en matière de soutien aux achats pour un soutien efficace au projet sont correctement prises en compte et budgétisées dans toutes les propositions de projet.
• Coordonne de manière proactive avec les chefs de département et développe des solutions d’approvisionnement, alimente les autres départements avec des informations et des données d’approvisionnement pertinentes utiles pour améliorer les livrables du projet et recherche des commentaires pour garantir des actions sur les améliorations identifiées.
• Favoriser l’excellence opérationnelle pour atteindre une efficacité et une rentabilité optimales dans les achats.
• Identifier et partager des idées, des innovations, des meilleures pratiques et des demandes d’amélioration liées aux processus commerciaux d’approvisionnement et aux outils associés aux niveaux local et mondial.
• Met en œuvre, analyse et surveille les indicateurs de performance clés pour les aspects liés aux achats.
• S’assure que les rapports standard sont préparés, analysés et partagés avec les parties prenantes conformément aux exigences et au calendrier standard.
• Représente positivement International Medical Corps auprès des responsables gouvernementaux, des représentants de la communauté, du cluster logistique, des forums d’ONG, des partenaires et des fournisseurs de manière positive et professionnelle.
• Contribue à la création d’une image positive et de la crédibilité globale de l’organisation, grâce à l’application du mandat, de l’éthique et des valeurs d’International Medical Corps tant en interne qu’en externe.
• Responsable de la mise en œuvre des réglementations américaines en matière de conformité des exportations et de la politique antiterroriste et de contrôle des parties interdites, dans le cadre des activités d’approvisionnement de la mission pays.
• Veiller à ce que les activités d’approvisionnement minimisent l’impact négatif sur l’environnement.

Achats et chaîne d’approvisionnement

• Responsable de l’acquisition en temps opportun et transparente d’équipements, de fournitures et de services, du soutien et de la mise en œuvre du programme, grâce à une direction efficace de la section des achats, tout en garantissant le respect des procédures et réglementations de l’IMC, du gouvernement hôte et des donateurs.
• Garantit également le respect d’une concurrence ouverte, transparente, éthique et libre pour les marchés publics.
• Cartographie et analyse la chaîne d’approvisionnement d’International Medical Corps pour les opérations nationales.
• S’assure que des études de marché sont effectuées régulièrement, pour éclairer la stratégie d’approvisionnement grâce à une compréhension du marché (y compris la disponibilité et les coûts des articles, l’identification des fournisseurs éligibles, etc.)
• S’assure que les fournisseurs sont enregistrés, évalués et préqualifiés (au besoin).
• S’assure que les accords de niveau de service (SLA) pour l’achat et la livraison de fournitures/équipements/services sont convenus avec les départements pris en charge, surveillés, périodiquement examinés et mis à jour.
• S’assure que les délais de planification des achats tiennent compte des SLA convenus.
• En collaboration avec les chefs de projet/titulaires du budget, responsable du soutien au développement du processus du plan de passation des marchés du projet et du lancement des activités de passation des marchés afin d’améliorer la mise en œuvre du plan de travail du projet en temps opportun grâce à une participation active aux réunions opérationnelles et de pipelines.
• Veiller à ce que les plans d’approvisionnement soient partagés, consolidés et intégrés dans la stratégie d’approvisionnement du pays menant à la mise en œuvre de contrats stratégiques sur les marchés appropriés.
• Assure la bonne mise en œuvre de l’utilisation du catalogue d’articles dans les activités d’approvisionnement, y compris le lancement de l’ajout de tout nouvel article, le cas échéant.
• Veiller à ce que les contrats d’achat global (BPA) soient mis en œuvre et surveillés pour les produits/services/équipements essentiels et fréquemment achetés.
• Favorise des pratiques commerciales améliorées et des pratiques de négociation avancées, des relations commerciales positives et éthiques avec les fournisseurs.
• Agir en tant que responsable des achats pour des actions d’approvisionnement complexes, stratégiques, à risques élevés et à forte valeur ajoutée.
• Examine les documents d’approvisionnement au-dessus du seuil d’approbation des achats du pays avant de les soumettre à l’approbation du siège.
• Responsable de garantir que des commentaires réguliers sur les progrès des activités d’approvisionnement soient disponibles pour toutes les parties prenantes grâce à la fourniture de suivis d’approvisionnement précis et de mises à jour des plans d’approvisionnement.
• Assure un contrôle documenté de la quantité et de la qualité pour toutes les livraisons.
• Veiller à ce que les performances des fournisseurs soient surveillées et documentées afin d’atténuer le risque d’engagement futur de fournisseurs sous-performants.
• Assurer la demande de paiement en temps opportun aux Finances, conformément aux conditions de paiement du contrat.
• Recueille et analyse les indicateurs d’évaluation de la productivité et de la qualité, les commentaires des demandeurs/utilisateurs et des partenaires commerciaux/fournisseurs et ajuste les stratégies d’approvisionnement et de passation de contrats en conséquence pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix dans les activités liées aux achats.
• Assure une collaboration étroite avec l’équipe mondiale de logistique et de chaîne d’approvisionnement du siège pour coordonner la livraison dans les délais des commandes internationales et d’autres activités ou projets de support à distance.

Renforcement des capacités du personnel et gestion des performances, apprentissage et développement :

• Fournit un leadership et un soutien à tout le personnel de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement d’IMC sur les questions liées aux achats.
• Construit et maintient une structure d’équipe adaptée avec une séparation appropriée des tâches grâce à une planification continue et à l’optimisation des ressources humaines au sein du département.
• En collaboration avec le coordonnateur de la logistique, recrute, initie, encadre, forme, supervise et encadre le personnel subordonné direct, notamment en communiquant des attentes claires, en fixant des objectifs de performance, en fournissant des commentaires constructifs réguliers et en temps opportun et des évaluations de performance documentées. Veiller à ce que cela soit répercuté jusqu’au niveau d’assistant en encadrant les gestionnaires du personnel pour qu’ils entreprennent un processus similaire.
• Identifie les exigences/lacunes en matière de formation et veille à ce que les plans de formation soient élaborés, entièrement mis en œuvre et que des formations de recyclage soient dispensées à tout le personnel de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement, si nécessaire et jugé nécessaire. Effectuer des visites fréquentes sur le terrain pour garantir que les soins et la formation appropriés sont dispensés et pour offrir un soutien au personnel des achats.
• Entretenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, en promouvant un fort esprit d’équipe et en fournissant une supervision et des conseils pour permettre au personnel de remplir avec succès ses fonctions.
• Dans le cadre du plan de succession et des objectifs de nationalisation, identifier, former et développer les capacités et les capacités du personnel national pour réussir la transition des rôles et des responsabilités.

Conformité, Audit et contrôles associés

• Responsable de la conformité des activités d’approvisionnement avec les politiques et procédures d’IMC, les réglementations applicables des donateurs et les lois locales.
• Responsable de la mise en œuvre de mécanismes de contrôle sur la conformité des activités d’approvisionnement.
• Reste à jour des politiques et procédures des donateurs liées aux achats et est responsable de la diffusion en temps opportun et de l’application cohérente dans tout le programme de pays.
• Effectue une évaluation des risques ayant un impact sur les achats et veille à ce que des plans d’action soient en place pour atténuer, minimiser ou supprimer l’impact des risques.
• Maintient des systèmes de classement précis, avec des enregistrements documentés et vérifiables de toutes les transactions et rapports d’approvisionnement.
• Assure la soumission en temps opportun des suivis et des rapports d’approvisionnement obligatoires à l’équipe de gestion du pays et à l’équipe mondiale de logistique et de chaîne d’approvisionnement, conformément aux politiques et procédures d’IMC.
• Travailler avec les finances, la conformité, l’audit, le département logistique du pays et l’équipe logistique régionale pour évaluer la conformité des processus d’approvisionnement et de la documentation associée afin d’identifier les lacunes et de mettre en œuvre les mesures correctives et l’atténuation des risques nécessaires. Met en œuvre des mesures correctives en coordination avec la direction du pays, le coordinateur logistique et la direction du siège. Fournit des réponses aux requêtes d’audit, le cas échéant.
• S’assure que les exigences de conformité à l’exportation pour toutes les actions d’approvisionnement sont examinées, appliquées et correctement documentées conformément aux termes et conditions de licence applicables, afin d’éviter toute violation potentielle. Consulte les points focaux du siège pour la conformité des exportations aux exigences en matière de licences existantes et la nécessité de toute nouvelle licence ou renouvellement de licence requis pour mener des opérations.

Prévention de la fraude

• Engagé dans la prévention, la détection, le reporting et la réduction des risques de fraude conformément aux politiques et procédures d’IMC, aux réglementations des donateurs et aux lois locales.

Système d’information et de gestion logistique (SIGL)

• Prend en charge la mise en œuvre d’une solution logicielle pour les achats au niveau national.
• S’assure que les utilisateurs du LMIS sont formés et utilisent les solutions logicielles d’approvisionnement de manière cohérente et précise.
• Veiller à ce que les rapports/tableaux de bord sur les achats du SIGL liés au pays soient disponibles ou accessibles aux parties prenantes.

Effectuer d’autres tâches assignées. Les tâches et responsabilités énumérées dans ce document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.

QUALIFICATIONS MINIMALES

• Il s’agit généralement d’un baccalauréat en logistique humanitaire, en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en transport international, en commerce ou en gestion de la chaîne d’approvisionnement humanitaire. Une combinaison équivalente d’études et d’expériences pertinentes peut être remplacée, le cas échéant.
• Généralement, plus de 7 ans d’expérience pertinente dans le domaine de la logistique humanitaire.
• Engagement et compétences démontrées pour renforcer les capacités du personnel national dans les domaines de la gestion, de la supervision et du suivi logistiques.
• Solides compétences organisationnelles et de résolution de problèmes avec une approche analytique.
• Solides compétences interpersonnelles, de gestion et de leadership. Expérience en gestion à distance.
• Capacité à créer et à maintenir un esprit d’équipe efficace, à travailler de manière participative avec le personnel sous supervision et d’autres parties prenantes pour évaluer les besoins, mettre en œuvre et suivre les activités.
• Capacité à s’intégrer et à bien travailler au sein d’une équipe multiethnique et multiculturelle.
• Utilisation avancée du pack MS. Capable de renforcer les capacités du personnel en matière de conception et d’utilisation de formulaires Excel.
• Anglais (Capable de lire, d’analyser et d’interpréter des contrats commerciaux, des procédures techniques ou des réglementations gouvernementales. Capacité de rédiger des rapports). Le français, l’espagnol et l’arabe sont un plus.
• Une connaissance et une compréhension préalables des règles et réglementations des donateurs applicables à la logistique et aux achats (USAID/BHA, ECHO, EC, DFID, etc.) sont souhaitées.
• Capacité à définir des problèmes, à collecter des données, à établir des faits et à tirer des conclusions valables
• Capacité à interpréter une grande variété d’instructions techniques (y compris dans le domaine médical) et possession d’ingéniosité, de flexibilité et de créativité essentielles pour travailler avec un large éventail d’activités de programmes.
• Permis de conduire valide (de préférence).