Avis de recrutement : Plan International recrute un(e) Gestionnaire des subventions et de la conformité à Abuja, Nigeria.
Dimensions du rôle
Le rôle relève du directeur des partenariats et du développement des affaires, dirige l’équipe des subventions et soutient les autres membres du personnel de terrain pour s’assurer que les subventions sont mises en œuvre et rapportées conformément à l’accord contractuel.
Responsabilités
Gestion:
- Diriger la modification, la mise en œuvre et le suivi des politiques de subvention, des objectifs, des plans d’activités, des échéanciers et faire des recommandations pour la gestion efficace des subventions et de la conformité
- Contribuer aux décisions collectives et éclairées prises par l’équipe de direction du pays (CLT) sur les questions liées à la gestion et à la conformité des subventions.
- Faciliter l’établissement et la mise en œuvre de normes de responsabilité, d’efficacité et d’efficience dans la réalisation des objectifs de subvention de l’organisation.
- Représenter Plan International dans des missions externes liées à la subvention et à la conformité.
- Participer en tant que membre de l’équipe de direction du pays (CLT)
Administration et gestion des subventions :
- Continuer à maintenir une vue d’ensemble des budgets disponibles, du budget par rapport aux chiffres réels, en anticipant les futurs réalignements et en donnant des conseils sur la correction de trajectoire et en répondant aux demandes d’informations.
- Travailler en collaboration avec les chefs de projet pour préparer, examiner, soumettre et superviser les budgets et les prévisions du projet, en veillant à l’alignement avec les activités du projet.
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe financière pour développer et mettre en œuvre un package standardisé pour les projets financés par des subventions de gestion financière de qualité, y compris les KPI standard, les directives budgétaires et de reporting, le traitement des dons en nature, les plans d’approvisionnement et de gestion des actifs, la formation à la conformité, les procédures de démarrage et de clôture du projet .
Assurez-vous que les coordonnateurs et les agents des subventions :
- Tenir à jour les sections de subvention pertinentes de SAP, pour les projets attribués.
- Assurez-vous que les fichiers et les systèmes de classement des subventions / FAD (à la fois électroniques et papier) sont correctement conservés.
- Soutenir le démarrage effectif de nouvelles subventions (mise en place du système, activation du FAD, atelier de démarrage, etc.)
- Tenir des appels mensuels avec les chefs de projet pour suivre les progrès des subventions et tenir des mises à jour trimestrielles sans AUCUN collègue sur le projet
- Effectuer des visites régulières des bureaux de terrain pour soutenir le suivi des subventions, la conformité et les rapports
- Mettre à jour les principaux systèmes de gestion des subventions, y compris les outils de suivi des rapports des donateurs et le rapport sur l’état des subventions.
- Recevoir et examiner les rapports narratifs et financiers en temps opportun et les soumettre avant la date limite du NON ou du donateur.
- Travailler en étroite collaboration avec le chef de projet et le personnel financier pour garder une vue d’ensemble des progrès financiers des subventions actives grâce à un examen régulier des dépenses par rapport au budget approuvé.
- Soutenir la clôture effective des subventions (y compris le transfert d’actifs, l’évaluation finale, les audits et les rapports, et la clôture finale du système).
Rapports internes et externes aux donateurs :
- Agir en tant que point de contact principal pour toutes les communications liées à la gestion des subventions vers/depuis les organisations nationales ; y compris les opportunités des donateurs, répondre aux questions des donateurs ; demandes de visites, etc.
- S’assurer que les rapports financiers des donateurs et les données financières connexes sont finalisés et soumis à temps, selon les exigences/formats des donateurs, en veillant à l’alignement avec les rapports narratifs.
- Soutenir les bureaux extérieurs et les équipes de projet pour mettre en place des formulaires de rapport financier efficaces conformément aux exigences des systèmes financiers du projet, des donateurs et du Plan.
- Participer au mécanisme de rétroaction pour saisir les leçons tirées des projets en cours de mise en œuvre afin d’éclairer l’élaboration future du budget et de s’appuyer sur les renseignements des donateurs du point de vue de la conformité.
Conformité des donateurs, risques et audit externe :
- Identifiez les zones de risque en fournissant une analyse régulière de la santé financière des projets par rapport aux indicateurs de performance clés (KPI) standard et développez des stratégies pour atténuer ces risques.
- Fournir une formation et un soutien continu aux parties prenantes concernées, y compris les membres de l’équipe de projet, les bureaux extérieurs de Plan Nigeria et les partenaires sur la compréhension de la conformité financière des donateurs, l’identification des risques financiers et d’autres meilleures pratiques liées à la gestion financière et la garantie que les exigences de conformité sont comprises et respectées à tous les niveaux.
- Veiller à ce que toutes les dépenses et tous les contrats du projet soient conformes aux termes et conditions des accords avec les donateurs en effectuant des audits réguliers sur place ainsi que des audits occasionnels sur le terrain.
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes de programme pays pour se préparer aux audits des donateurs. Superviser la coordination des audits des donateurs avec les bureaux extérieurs pour le portefeuille de projets attribué.
- Évaluer en permanence les risques financiers des projets et mettre à jour les registres des risques au besoin pour les transmettre à la direction, y compris les mesures d’atténuation.
- Examiner les accords des donateurs et des partenaires en s’assurant que les conditions financières sont compatibles avec les systèmes de Plan et sont favorables à une mise en œuvre et à des rapports de qualité.
Expertise technique, compétences et connaissances
Expérience essentielle
- Expérience dans l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies de financement de programmes réussies et dans la production de revenus par rapport aux objectifs;
- Expérience en programmation de développement et/ou humanitaire, et bonne compréhension des enjeux internationaux de développement et humanitaires;
- Connaissance appliquée de la gestion du cycle des projets et des subventions, y compris l’analyse des problèmes, la conception des projets, la planification et la gestion financières, ainsi que le suivi et l’évaluation;
- Expérience dans l’obtention de subventions et de contrats de financement institutionnel à un niveau de plusieurs millions;
- Expérience dans la préparation de rapports narratifs et financiers de qualité pour les donateurs institutionnels ;
- Bonne connaissance de la politique de financement humanitaire et des règles et procédures contractuelles typiques;
- Expérience dans l’établissement et l’entretien de solides relations avec les donateurs qui ont généré des revenus considérablement accrus;
- Expérience de la gestion d’une équipe de personnel et de la promotion de hautes performances;
- Expérience de travail avec des personnes de cultures différentes pour exécuter des tâches complexes.
Date limite de dépôt des candidatures : 10 juin 2023.
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