Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) recrute un(e) Responsable des services de soutien, Maiduguri, Nigeria

 

 

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) est une organisation non gouvernementale internationale danoise qui promeut et soutient des solutions durables aux problèmes rencontrés par les réfugiés et les personnes déplacées à l’intérieur du pays dans le monde entier. Le DRC est présent dans plus de 30 territoires en conflit à travers le monde et aide les personnes déplacées en leur fournissant un abri, de la nourriture, des activités génératrices de revenus et un large éventail d’autres formes d’assistance. Il est de la plus haute importance pour le DRC de travailler dans le respect du système de gestion de la responsabilité et de la qualité du DRC et des législations nationales. Des systèmes opérationnels fluides, fiables et efficaces sont des conditions préalables pour que le DRC maintienne sa position de partenaire digne de confiance et fiable pour nos donateurs et d’organisation responsable envers nos bénéficiaires.

Arrière-plan

Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) est présent au Nigéria depuis 2015 et a travaillé dans 33 zones de gouvernement local (LGA) dans les États de la Baie d’Ali Baba. Le DRC fournit une assistance et une protection vitales aux populations vulnérables touchées par le conflit, notamment les personnes déplacées à l’intérieur du pays, les rapatriés et les communautés d’accueil, dans les secteurs de la réduction de la violence armée, des moyens de subsistance, de la nutrition et de la sécurité alimentaire, de la protection, des abris et des articles non alimentaires (NFI) et de l’eau, de l’assainissement et de l’hygiène (WASH).

Le contexte opérationnel dans le nord-est du Nigéria reste difficile, car le conflit en cours entrave l’accès des communautés touchées par le conflit aux services de base limités disponibles, ainsi que l’accès de la DRC et d’autres organisations humanitaires aux personnes relevant de sa compétence.

But

Le responsable des services de soutien est chargé d’assurer un leadership coordonné et stratégique et assure le bon fonctionnement de toutes les fonctions de soutien pour répondre aux besoins programmatiques et opérationnels conformément au manuel des opérations de la RDC.

Fonctions et responsabilités :

Responsabilités:

Planification et stratégie

  • Assurer que la planification annuelle des services de soutien est achevée, que les objectifs réguliers sont atteints et liés aux besoins du programme et à l’unité de coordination pour une cohérence à l’échelle nationale.
  • Veiller à ce que la planification du projet comprenne les exigences pertinentes en matière de services de soutien (telles que les délais d’exécution et les budgets appropriés).
  • Assurer que la mobilisation des ressources est réaliste et répond aux besoins des fonctions de soutien, en utilisant le budget de fonctionnement pour alimenter les propositions des donateurs.
  • Garantir que les services de soutien sont adaptés aux besoins du programme.
  • Être le point focal pour l’autocontrôle de conformité, l’audit interne et les contrats de résultats.
  • Assurer le renforcement des capacités du personnel d’appui du bureau de zone

Finance

  • Servir de responsable principal du budget pour toutes les lignes de services de soutien.
  • Être responsable du suivi budgétaire et des prévisions pour les budgets des services de soutien.
  • Travailler avec les gestionnaires et les chefs d’équipe pour effectuer le suivi budgétaire des subventions existantes.
  • Soutenir le personnel financier de la zone dans les tâches de la zone, renforcer leurs capacités et les mettre en relation avec le responsable financier du pays si nécessaire.
  • Assurer que les tâches financières clés sont accomplies (telles que les rapports mensuels, périodiques et annuels).
  • Travailler avec le service financier pour garantir que les équipes de programme comprennent clairement les exigences de conformité.
  • Assurer que les tâches financières mensuelles sont effectuées au niveau du secteur (paie, SOS, PIT, livres de caisse et prévisions de trésorerie) et conformément aux procédures du manuel d’exploitation.
  • Organiser des réunions mensuelles du BFU au niveau de la zone, en veillant à ce que les dépenses et les prévisions soient examinées par les gestionnaires de budget et que des commentaires soient ajoutés si nécessaire.

Soutien RH

  • Assurer la production de rapports mensuels et l’atteinte des objectifs par le département, tout en étant le lien avec l’unité de coordination des RH.
  • Assurer que les tâches RH sont accomplies à temps (telles que l’intégration du personnel, la formation au code de conduite et la planification des congés).
  • Veiller à ce que les tâches annuelles en matière de RH soient accomplies conformément au manuel des opérations (par exemple, les évaluations de performance et de développement).
  • Assurer que l’équipe RH accomplit ses tâches quotidiennes, telles que le recrutement, le renouvellement/les modifications de contrat, la soumission des feuilles de temps et le suivi des congés.

Soutien administratif

  • Être le point central des tâches administratives clés.
  • Superviser l’équipe pour assurer le suivi des tâches de routine (fournitures de maison d’hôtes, achat de crédit téléphonique, paiement des factures de services publics, contrats de location et de bail).

Soutien à la chaîne d’approvisionnement

  • Assurer le respect des procédures d’approvisionnement tout en étant le point focal des appels d’offres avec l’unité de coordination (y compris en tant que président de la plupart des appels d’offres majeurs).
  • Assurer que les plans d’approvisionnement régionaux sont finalisés, étroitement surveillés et mis à jour selon les besoins.
  • Suivre de près les indicateurs clés de performance du département et s’assurer que les soumissions de rapports mensuels sont ponctuelles et de haute qualité.
  • Travailler avec les équipes pour garantir que chacun des sous-départements (approvisionnement, flotte, actifs, entrepôt et maintenance) a des objectifs et les atteint, conformément aux procédures du manuel d’exploitation.
  • Assurer la formation des équipes d’approvisionnement et de logistique de la zone et le renforcement de leurs capacités techniques.

En tant que responsable, le titulaire du poste est responsable des tâches suivantes :

  • Responsable de la réalisation des buts et objectifs stratégiques de la DRC dans son domaine de responsabilité.
  • Responsable de la prise de décisions importantes sur ce que fait l’unité : son objectif, ses fonctions et son rôle, et de la prise d’engagements et de décisions qui nécessitent la dépense de ressources importantes de l’unité.
  • Responsable de la gestion des personnes sous ses ordres directs, au moins 3 employés, y compris les chefs d’équipe et les dirigeants . Cela comprend l’embauche et le licenciement, la définition des objectifs, la probation, l’évaluation des performances, le développement du personnel, la gestion des performances, y compris les mauvaises performances, etc.
  • Responsable de prendre des décisions éclairées basées sur les politiques, les procédures opérationnelles standard, les normes et les conseils des experts techniques de la RDC

Autre

  • Les responsabilités énumérées dans le JD ne sont pas exhaustives et peuvent être réajustées en fonction des besoins opérationnels mais resteront en phase avec l’objectif global du rôle.

Expérience et compétences techniques :

Essentiel

  • Solide expérience technique (3 ans et plus) dans l’une des fonctions de support (finance, RH ou logistique) avec 2 ans d’expérience dans un rôle similaire un atout
  • Au moins 2 ans d’expérience en gestion du personnel ou expérience démontrable en renforcement des capacités du personnel
  • Une expérience avec Microsoft Dynamics dans un contexte humanitaire est requise
  • Expérience du cycle budgétaire, des processus de suivi et de la gestion du cycle de projet
  • Possédant un fort degré d’honnêteté et d’intégrité, ainsi qu’un solide sens de l’éthique, y compris la capacité de gérer de manière appropriée les informations confidentielles.
  • Le poste est ouvert à toutes les nationalités
  • Un master dans un domaine pertinent ou un baccalauréat en finance, comptabilité, gestion de la chaîne d’approvisionnement, ressources humaines, administration des affaires ou économie suffiront, avec 2 années supplémentaires d’expérience correspondante.

Souhaitable

  • Connaissance des principes du code de conduite et des systèmes RH pour la gestion des performances
  • Connaissance des politiques et des procédures de conformité des principaux donateurs
  • Connaissance de la gestion de la chaîne d’approvisionnement et des processus d’approvisionnement
  • Expérience passée avec la RDC dans un rôle similaire
  • Une expérience antérieure en gestion de services de soutien est un atout.

Éducation:

Maîtrise ou baccalauréat en finance/comptabilité, chaîne d’approvisionnement, ressources humaines, gestion d’entreprise, économie ou domaines similaires.

Compétences et qualités requises

  • Compétences de base du DRC :
    • En quête d’excellence
    • Collaboration
    • Prendre les devants
    • Communication
    • Faire preuve d’intégrité
  • Capacité à travailler dans un environnement multinational et multiculturel
  • Proactivité, avec un engagement fort envers le travail en équipe et avec un esprit de collaboration authentique
  • D’excellentes compétences en communication, ainsi que de la patience et de la politesse, sont requises
  • Des compétences multitâches et organisationnelles sont indispensables
  • Adaptable et flexible
  • Compétences avérées en matière d’analyse et de réflexion critique
  • Sens exemplaire de l’éthique au travail
  • Esprit d’équipe et bon sens de l’humour

Nous offrons

  • Durée du contrat : 12 mois avec possibilité de prolongation
  • Niveau : M – F2
  • Date de début : 1er janvier 2024

Règlement général :

  • L’employé doit suivre les instructions du DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le Code de conduite et le Cadre de responsabilité humanitaire.
  • L’employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée du contrat DRC sans autorisation préalable.
  • L’employé ne doit pas s’engager dans une activité qui pourrait nuire à DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat DRC
  • L’employé ne doit pas donner d’interviews aux médias ni publier de photos ou d’autres documents liés au projet sans autorisation préalable.
  • L’employé doit restituer tout l’équipement emprunté pour le projet à DRC après la fin de la période du contrat ou sur demande.

Processus de candidature

  • Tous les candidats doivent envoyer une lettre de motivation et un CV actualisé (pas plus de quatre pages). Les deux doivent être rédigés en anglais.
  • La RDC offre l’égalité des chances en matière d’emploi et interdit la discrimination dans l’emploi fondée sur la race, le sexe, la couleur, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état matrimonial ou le handicap.
  • La DRC encourage tous les candidats à postuler et ne pratique aucune discrimination dans aucun processus de recrutement.
  • Les candidatures soumises après la date limite ne seront pas prises en compte.
  • En raison de l’urgence du poste, DRC a le droit de recruter un candidat correspondant au profil requis avant la date limite ci-dessus.

Cependant, tous les candidats doivent prendre en considération que la RDC ne peut pas offrir un contrat de travail international à un citoyen du pays d’affectation (dans ce cas précis, le Nigéria).

Date limite : Les candidatures seront clôturées le 9 décembre 2024 à minuit (heure GMT) .

  • Seuls les candidats présélectionnés seront invités à des tests écrits et à des entretiens oraux.
  • Pour des informations générales sur le Conseil danois pour les réfugiés, veuillez consulter : www.drc.dk

 

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