MENTOR Initiative recherche un Coordonnatrice des finances et de l’administration au Nigeria.

MENTOR Initiative recherche un Coordonnatrice des finances et de l’administration au Nigeria.

L’initiative MENTOR est l’une des principales organisations à but non lucratif au monde dédiée à la lutte contre le paludisme et d’autres maladies à transmission vectorielle dans les situations d’urgence, opérant dans des pays d’Afrique occidentale, centrale et orientale, du Moyen-Orient et d’Amérique du Sud. L’organisation fournit directement des interventions de lutte contre les maladies à grande échelle aux communautés les plus vulnérables prises dans des situations d’urgence et, en parallèle, travaille également au renforcement des capacités techniques et opérationnelles des partenaires locaux et internationaux sur le terrain, pour intégrer les maladies à moyen et long terme. systèmes de contrôle dans leurs opérations et leur stratégie pays.

L’initiative MENTOR est à la recherche d’une personne hautement motivée, dynamique et compétente en tant que coordonnatrice des finances et de l’administration.

Expérimenté dans tous les aspects de la gestion financière, le coordinateur financier et administratif sera en mesure de gérer efficacement l’ensemble des aspects financiers/administratifs et des ressources humaines et de se conformer aux exigences des donateurs.

Tâches et responsabilités:

Coordination Financière

• Veiller à ce que des systèmes financiers et administratifs de bonne qualité, conformément aux directives standard de l’initiative MENTOR, fonctionnent et soient maintenus dans le programme

• Assurer une gestion correcte des comptes pour toutes les subventions conformément à la ou aux conventions de subvention

• Superviser et fournir une formation sur les procédures financières et administratives aux membres de l’équipe concernés

• Superviser l’utilisation et la compréhension du logiciel de comptabilité MENTOR par l’équipe concernée (locale et internationale) dans chaque base de terrain.

• S’assurer que tous les membres de l’équipe MENTOR sont formés et respectent les procédures financières et administratives de MENTOR.

• Préparer des rapports mensuels électroniques et papier sur les dépenses par rapport au(x) budget(s) du projet

• Préparer des aperçus mensuels du contrôle budgétaire

• Soutenir le directeur de pays pour assurer la conformité à tous les accords de subvention pour les rapports financiers et les achats. Cela inclut la conformité au niveau du terrain à tous les aspects juridiques de l’accord de subvention

• Sur la base des liquidités disponibles dans le pays, des dépenses prévues et du budget disponible, s’assurer que les demandes régulières d’avances de fonds sont envoyées au siège en temps opportun.

• Globalement responsable du paiement des salaires/honoraires à tous les membres de l’équipe locale, y compris les travailleurs journaliers, au besoin.

• Responsable général de la distribution de l’ICLA (indemnités de subsistance dans le pays) et de l’argent de sécurité (si nécessaire) aux membres de l’équipe internationale ainsi que du remboursement des dépenses approuvées.

• Maintenir un compte bancaire MENTOR dans le pays du programme

Administration

• Assurer le suivi de tous les contrats de location pour les chambres d’hôtes, bureaux, véhicules, etc. de MENTOR et renouveler les contrats de location si nécessaire

• Assurer le suivi des demandes gouvernementales et des décrets qui ont un impact direct sur le travail du programme.

• Si nécessaire, suivi de l’enregistrement du MENTOR dans le pays auprès du ministère des Affaires étrangères et d’autres acteurs locaux

• Assiste dans les réunions externes (cluster administration et ressources humaines, forum des ONG, etc.) pour représenter l’initiative MENTOR si nécessaire. Des comptes rendus de réunions sont à établir et à partager par la suite.

• Assister le directeur de pays dans toute autre tâche administrative selon les besoins

Ressources humaines

• Directement responsable de tous les aspects administratifs du recrutement du personnel local. Cela comprend la mise en place de descriptions de poste non techniques et l’assistance à la rédaction de descriptions de poste techniques, la publication d’annonces, l’organisation d’entretiens, etc.

• Assurez-vous que l’échelle salariale standard et les politiques d’indemnités journalières sont en place et mises à jour régulièrement après validation par l’équipe de gestion des subventions MENTOR.

• Veiller au respect de toutes les réglementations locales en matière de fiscalité et de travail concernant les contrats de travail.

• En collaboration avec le directeur de pays, superviser que le personnel national adhère au code de conduite personnelle du MENTOR, aux politiques de PEAS/protection et à toutes les règles internes.

• En collaboration avec le directeur pays et les autres responsables hiérarchiques, s’assurer que les membres de l’équipe internationale respectent les règles et politiques internes relatives à la gestion du personnel national sous leur responsabilité.

• Responsable de tout le suivi administratif du consultant, y compris le rôle de point focal pour les vols internationaux, la planification des congés et le processus de visas.

• Point focal, en coopération avec le directeur de pays, pour l’inspection nationale du travail (y compris pour toutes les plaintes légales émises par le personnel national)

Soutien au programme

• Assister le directeur pays dans la rédaction des protocoles d’accord

• Si nécessaire, représenter l’initiative MENTOR dans les réunions de coordination externes (y compris les réunions liées aux donateurs)

• À la demande du directeur de pays, fournir un soutien financier/administratif et/ou des ressources humaines lors de missions sur le terrain ou d’évaluation.

• Fournir tout le soutien nécessaire au programme pour assurer une livraison rapide des activités dans le cadre des procédures établies et des directives du gestionnaire des subventions

Reporting / Rédaction de propositions

• Conseiller et assister l’équipe de coordination dans la création de nouvelles propositions et budgets viables
• En lien avec l’équipe de coordination, rédiger des propositions de budget basées sur les dépenses actuelles et prévues, dans le modèle du donateur et les envoyer au Grant Manager pour approbation avant soumission.
• En lien avec le responsable des subventions du siège, préparer les rapports financiers aux donateurs afin qu’ils soient préparés et soumis en temps opportun, conformément aux accords de subvention.
• Participer à l’élaboration de rapports de situation internes réguliers (« sitreps ») pour des sujets directement liés aux responsabilités du Coordonnateur Finances et Administration.

Appui à la coordination des pays

• Participer aux réunions de coordination régulières chaque fois que nécessaire.
• Remplacer exceptionnellement l’un des autres coordonnateurs en cas de besoin.
• Coopérer et communiquer avec les autres coordinateurs pour une meilleure mise en œuvre des activités.

Exigences de l’emploi

– Au moins 3 ans d’expériences en tant que coordinateur financier avec des ONG

– Familier avec les procédures standard des ONG

– Solide expérience préalable des procédures des donateurs et de la gestion des ressources humaines

– Anglais courant

– Organisé et bonne coordination / capable de travailler sous pression

– Une expérience dans la gestion d’équipes est un atout obligatoire et important, en particulier dans un contexte distant

– Excellentes aptitudes de communication

– Capacité avérée à former les autres

– La connaissance du logiciel comptable SAGA est un atout majeur