Avis de recrutement : L’Organisation des Nations unies pour l’éducation (UNESCO) recrute un(e) Adjoint(e) de programme, Nigeria

Description de l’emploi

L’Organisation des Nations unies pour l’éducation, la science et la culture est une institution spécialisée internationale de l’Organisation des Nations unies, créée le 16 novembre 1945 à la suite des dégâts et des massacres de la Seconde Guerre mondiale.

APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE

Le poste est généralement situé dans le secteur de l’éducation du bureau d’Abuja et travaille sous l’autorité globale déléguée du chef de bureau et la supervision directe du spécialiste du programme d’éducation. En tant que membre de l’équipe, l’assistant de programme coordonne et exécute une gamme complète de tâches de soutien de bureau, d’administration et de gestion pour l’organisation et la réalisation fluides et efficaces des activités/projets du programme. L’accent est mis sur la gestion et le suivi de l’information (programme et budget/administration financière du projet BEAR III dans le secteur de l’éducation), l’orchestration d’événements et la fourniture d’un soutien administratif dans la passation de marchés de gestion immobilière. Le titulaire du poste assumera les tâches et responsabilités suivantes :

• Suivre et rendre compte des activités du programme ; préparer des évaluations de projets en examinant les données/informations budgétaires des initiatives actuelles ou passées. Répondre aux demandes de renseignements ; suivre le budget des projets et programmes au sein de la Section/Unité conformément aux exigences programmatiques et budgétaires et au règlement financier ; alerter le superviseur des erreurs/omissions/incohérences observées et entreprendre des actions correctives. Rassembler des informations et rédiger des mises à jour budgétaires/financières régulières et ad hoc, des rapports, des statistiques et/ou des projections pour utilisation et examen par la direction/le personnel ainsi que par les donateurs.
• Fournir un soutien à l’administration du programme en ce qui concerne la préparation d’activités de sensibilisation, d’initiatives de partenariat et d’événements spéciaux. Suivre, récupérer, rechercher des fichiers, des rapports, d’autres dossiers et des pratiques passées ; recueillir et rassembler des informations générales ; vérifier la pertinence et l’exactitude des informations ; analyser et résumer les informations; identifier les éléments d’intérêt; préparer des projets de dossiers et de graphiques ; assembler des documents, préparer des rapports, des présentations, des discours, etc. selon les normes et formats. Recherchez des lieux possibles ; préparer la liste des participants ; rédiger des lettres de convocation, etc. Traiter les demandes de traduction, d’impression, d’envoi de documents d’information pour les réunions statutaires ; coordonner la prestation des services de traduction ; remplir les formulaires et traiter les demandes de réservation pour la webdiffusion, l’enregistrement, la transcription des débats et le suivi de l’avancement des travaux.
• En collaboration avec les membres de l’équipe, évaluer les besoins de soutien administratif pour les réunions/événements/ateliers/séminaires, les voyages, le traitement de documents/production de publications et les consultants/assistance temporaire, et coordonner les services de soutien de bureau pour ceux-ci. Informer la direction et les membres de l’équipe des processus, des procédures et des délais pour obtenir les services administratifs nécessaires à l’exécution du programme/projet. Initier une variété de documents contractuels à l’aide d’exemples ou de modèles ; identifier les consultants, les fournisseurs (à partir d’une liste) et préparer les demandes d’achat conformément aux instructions ; vérifier les demandes de paiement par rapport aux obligations contractuelles dans le système financier ; traiter les transactions contractuelles et fournir des informations sur l’état des paiements et les obligations restantes au responsable. Préparer des procès-verbaux et surveiller les activités de suivi.
• Fournir des conseils et un soutien pour les exigences en matière de rapports sur les projets et les programmes ; préparer les documents, soumettre et préparer les demandes d’approbation d’initiatives liées aux RH (par exemple, recrutement de personnel temporaire, transfert, etc.). Cela peut également inclure le traitement des visas, des cartes de sécurité et d’autres documents ; préparer des rapports réguliers et ad hoc sur les mouvements des ressources humaines, l’utilisation des congés, etc., pour le superviseur, ou sur d’autres ressources en personnel financées via l’enveloppe extrabudgétaire. Initier l’autorisation de voyage et prendre les dispositions de voyage pour le personnel de l’équipe ; fournir une assistance aux partenaires et aux parties prenantes, selon les besoins. Fournir des conseils au personnel sur les processus et procédures généraux du bureau, les systèmes automatisés, les applications informatiques, etc.
• Tenir à jour/mettre à jour la documentation et les dossiers du programme et du projet, rechercher et suivre les informations de base et la documentation ; tenir à jour les fichiers/dossiers/sources de données électroniques et papier sur les données budgétaires, les contrats, le personnel et autres questions administratives ; mettre à jour les listes de personnel et d’équipement ; assurer la création et la clôture appropriées des dossiers ainsi que leur conservation en toute sécurité. Fournir une assistance générale de bureau, recevoir, enregistrer, examiner et rédiger de la correspondance, des courriels et saisir une variété de rapports et de tableaux pour documenter/transmettre des informations administratives ou budgétaires ; vérifier que la correspondance sortante est complète, exacte et conforme aux normes de format de l’UNESCO ; maintenir des listes de diffusion et autres listes de contacts. Gérer les tâches administratives courantes, telles que la tenue à jour, l’évaluation de la facturation téléphonique, etc.

COMPÉTENCES (Core / Managériales)

Responsabilité (C)

Communication (C)

Innovation (C)

Partage de connaissances et amélioration continue (C)

Planification et organisation (C)

Axe résultats (C)

Travail d’équipe (C)

Pour des informations détaillées, veuillez consulter le Référentiel de compétences de l’UNESCO .

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

• Études secondaires, techniques et/ou professionnelles terminées.

L’expérience professionnelle

• Au moins 5 années d’expérience professionnelle pertinente dans des tâches administratives et/ou de secrétariat, dont au moins 2 années de travail pour un superviseur ayant des responsabilités de direction.
• Expérience dans la fourniture d’un soutien administratif et organisationnel pour de grands événements.

Aptitudes et compétences

• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
• Excellentes capacités d’organisation et de coordination.
• Discrétion, bon sens de jugement et capacité à traiter efficacement avec les partenaires extérieurs, notamment les membres du TTF.
• Capacité à travailler en équipe et à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
• Capacité à travailler sous pression et flexibilité pour ajuster les horaires et les priorités de travail.
• Excellentes compétences informatiques avec maîtrise de l’utilisation de MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.)
• Très bonnes compétences rédactionnelles en anglais.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel.

Langues

• Excellente connaissance de l’anglais.

QUALIFICATIONS SOUHAITÉES

L’expérience professionnelle

• Expérience en soutien à des programmes dans un environnement international.
• Expérience antérieure avec l’UNESCO et compréhension de l’Organisation, y compris de ses procédures administratives et de son processus financier.

Aptitudes et compétences

• Connaissance des règles de l’UNESCO, de l’intégrité, du professionnalisme, des procédures administratives et des pratiques standard.

Langues

• Connaissance du français .

Date limite : 23 février 2024

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