Relève de : Gestionnaire principal, Programmes

Département : Programmes mondiaux

Équipe : Programmes

L’équipe de gestion du programme régional supervise la gestion des subventions restreintes afin de générer un impact et d’en garantir la conformité. L’équipe des programmes aide les directeurs et gestionnaires nationaux à suivre efficacement les politiques et procédures de recherche et de donateurs concernant la mise en œuvre des subventions. Cette fonction commence par la signature d’une subvention et se termine par la clôture finale. Cela implique un suivi, des rapports et, le cas échéant, un engagement auprès des donateurs. Cela implique une surveillance de la qualité et de la conformité du programme, en travaillant en étroite collaboration avec d’autres départements, notamment les finances, l’équipe d’apprentissage institutionnel, l’alignement de la stratégie, la qualité du programme, les communications et les ressources humaines. L’équipe régionale de gestion du programme vise à construire et à renforcer les capacités de mise en œuvre du programme chez Search et avec le personnel partenaire dans le pays.

Responsabilités

• • Coordonne le démarrage et la clôture des subventions et documente les leçons apprises au cours de la mise en œuvre.
  • Gère le processus de reporting dans toute la région en étroite coordination avec les équipes pays et les responsables de programme régionaux.
  • Gère ou soutient la communication avec les donateurs.
  • Surveille et fait respecter la conformité des donateurs.
  • Facilite l’examen de la mise en œuvre du programme, l’examen des dépenses et les prévisions.

Contributions

• • Examine tous les rapports internes et externes, en veillant à ce que des rapports de haute qualité, bien rédigés et opportuns répondent aux exigences des donateurs et de recherche, avec le soutien des équipes de reporting pays (associés de programme/chefs de projet/directeurs pays/chefs de programme). Veiller à ce que les projets de rapports diffusés pour examen et commentaires par l’équipe de direction, les conseillers techniques concernés et le personnel du siège soient de haute qualité et conformes avant de soumettre le rapport final au donateur.
  • Assure la liaison avec les donateurs et les partenaires de mise en œuvre concernant la mise en œuvre et la conformité du programme. Le spécialiste du programme régional se coordonnera toujours en étroite collaboration avec les équipes de gestion des pays qui ont la responsabilité principale de l’engagement des donateurs et des partenaires.
  • Veiller à ce que les PMT soient régulièrement mis à jour et utilisés. Prend en charge de manière proactive les besoins d’extensions sans frais, de réalignements budgétaires ou d’autres changements budgétaires.
  • Fournit un soutien technique et se déploie dans les bureaux de pays de temps à autre en fonction des priorités existantes.
  • Oriente le personnel concerné de tous les départements vers les exigences des donateurs et travaille en étroite collaboration avec tous les départements de recherche et bureaux de pays pour se conformer aux exigences des donateurs. Fournira des opportunités de coaching, de renforcement des capacités et de formation en fonction des besoins identifiés et de la demande des équipes pays.
  • Analyse les risques potentiels liés aux pratiques actuelles de mise en œuvre du programme de Search et formule des recommandations pour atténuer les risques.
  • Surveille la conformité d’un portefeuille stratégique de subventions, en travaillant en collaboration avec les équipes régionales et nationales responsables de la mise en œuvre de ces subventions.
  • Surveille la mise en œuvre du programme et l’analyse des écarts budgétaires des principales subventions stratégiques pour garantir que les objectifs sont atteints. Sera responsable de superviser le tableau de bord de gestion des programmes pour l’ensemble de la région.
  • Participe à des séances de réflexion et à des discussions sur l’adaptation. Facilite le soutien à l’assistance technique, le cas échéant. Veiller à ce que les leçons apprises soient bien documentées et diffusées pour une meilleure mise en œuvre du programme à l’avenir, conformément aux meilleures pratiques en matière de pratique réflexive et de gestion adaptative.
  • Prend en charge l’examen des propositions, des budgets et de la description du budget pour garantir l’exhaustivité et le respect des règles et réglementations stipulées par les donateurs.
  • Maintient et met à jour un système de suivi des rapports des donateurs pour suivre tous les rapports à venir et suivre la rapidité de soumission des rapports.
  • Facilite ou soutient les réunions de démarrage, d’examen et de clôture des subventions et assure le suivi des points d’action.
  • Autres tâches qui correspondent globalement aux contributions clés ci-dessus, telles qu’assignées.

Type et nature des contacts

• • Coordonne régulièrement avec ses collègues et consultants sur place et sur le terrain et résout les situations problématiques avec tact.
  • Représente, comme assigné, des programmes ou projets sélectionnés et d’autres organisations, y compris des donateurs, des fournisseurs et des partenaires internationaux et locaux.
  • Interagit avec le bureau de pays et le personnel régional.

Généralement BS/BA avec un minimum de 9 ans d’expérience.

Anglais/Français requis – doit parler couramment/nativement l’une des deux langues et avoir au moins un niveau intermédiaire ou avancé de compréhension de l’autre.

Conditions habituelles de l’environnement de bureau ; capacité de voyager à l’international d’au moins 20 %.

Ne gérera aucun subordonné direct, mais gérera un domaine fonctionnel.