Avis de recrutement : COOPI recrute un Agent logistique (h/f), Nigéria

Principales tâches/responsabilités

• Sous la supervision générale et les conseils du coordonnateur logistique et du coordonnateur de zone, ou de tout autre personnel désigné, le responsable de la logistique sera responsable des tâches clés suivantes :

Approvisionnement:

• Classement de tous les documents de passation des marchés nécessaires et archivage électronique.
• Suivi et contrôle de toutes les factures originales et vérification avant paiement.
• Délivrer les documents d’appel d’offres aux fournisseurs sur demande après l’annonce de l’appel d’offres.
• Assurer la mise à jour de la liste des fournisseurs et des listes de prix et vérifier régulièrement la validité des prix pour les mises à jour.
• Saisie des données sur le logiciel d’approvisionnement (REGOLO) et téléchargement de la documentation requise en conséquence.

• Tenir les registres des actifs et des équipements de la base.
• Veiller à ce que les actifs délivrés au personnel soient autorisés, enregistrés et que les documents nécessaires existent conformément à la politique de COOPI.
• Veiller à ce que tous les actifs de la base et du bureau soient correctement entretenus et pris en charge. Toute mauvaise utilisation et tout abus sont signalés au Chef de Base.
• S’assurer que tous les matériaux achetés sont correctement stockés et correctement enregistrés et que le magasin est bien entretenu,
• Alerter le personnel concerné du projet des réceptions et des expéditions et coordonner avec eux, si nécessaire.
• Veiller à ce que le registre des magasins soit mis à jour et que des rapports sur les stocks soient produits, y compris le carburant, et distribués au coordonnateur logistique et au chef de base sur une base mensuelle.
• Assurez-vous que tous les générateurs/onduleurs et systèmes électriques sont bien entretenus et restent en excellent état, à tout moment.
• Veiller à ce que l’entretien de tous les équipements électriques et générateurs soit effectué régulièrement et de manière efficace et à ce que les calendriers d’entretien individuels pour chaque sortie de machine et les enregistrements soient correctement conservés.
• Assurer la supervision quotidienne des chauffeurs et des voitures de location et veiller à ce que toutes les voitures de location soient correctement nettoyées, bien entretenues et pilotées/utilisées conformément aux politiques de l’organisation.
• Assurer un stockage et une gestion appropriés du carburant à la base et mettre à jour le formulaire de suivi du carburant avec diligence.
• Soumettre les rapports mensuels de logistique et de consommation de carburant au coordonnateur logistique.
• Assurez-vous que le registre d’inventaire des actifs est mis à jour régulièrement et soumettez-le à LogCo tous les trimestres ou selon les besoins.

• Accompagner l’identification et la contractualisation des locaux (bureaux, chambres d’hôtes & entrepôts) sur la base de critères géographiques, opérationnels et financiers, en étroite liaison avec la LogCo.
• Contribuer à garantir de bonnes conditions de travail et de vie à tout le personnel dans chaque local en fournissant une alimentation électrique, de l’eau potable, de la papeterie, etc.
• Coordonner avec les services concernés les préparatifs de voyage et les réservations si nécessaire.
• Gérer la flotte de véhicules et s’assurer que les carnets de trajet sont contresignés par les passagers principaux.
• Soutenir la mise en œuvre de la politique en matière d’approvisionnement/logistique pour améliorer l’efficacité et l’efficience de l’organisation en travaillant avec les coordinateurs respectifs.
• Entreprendre régulièrement des études de marché pour obtenir des prix compétitifs pour les services et les biens.
• Assurer la liaison avec l’agent de sécurité pour assurer une sécurité maximale de tous les biens et du personnel, tant au bureau que sur le terrain.
• Superviser toutes les femmes de ménage et assurer l’exécution efficace et efficiente de leurs fonctions cardinales
• Effectuer une évaluation trimestrielle des fournisseurs et mettre à jour la base de données des fournisseurs.
• Effectuer d’autres tâches assignées par le superviseur / HoB / coordonnateur de zone.

Code de conduite et politiques associées :

• Traitez les bénéficiaires avec dignité et appliquez le Code d’éthique et de conduite de COOPI, la Convention des Nations Unies pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes (CEDAW) et la Convention des Nations Unies relative aux droits de l’enfant (CNUDE) sur le terrain, y compris en sensibilisant les observateurs de terrain et les fournisseurs. /agents sur de tels principes.
• Promouvoir la politique de tolérance zéro en matière de corruption et garantir le respect du code de conduite et de la politique antifraude de COOPI.

Profil du candidat (éducation, formation, expérience, compétences, aptitudes)

Exigences minimales :

Éducation:

• Diplômes universitaires en logistique, en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou équivalent, en administration des affaires ou dans une autre expérience pertinente sur le terrain avec des années supplémentaires d’expérience professionnelle connexe et/ou des formations/cours spécialisés.

Expérience:

• Au moins 3 ans de travail avec une OING dans un poste similaire.
• Une expérience de travail dans le Nord-Ouest ou le Nord-Est est un avantage supplémentaire.

Compétences et connaissances techniques :

• Bonne compréhension de la chaîne d’approvisionnement et du cycle d’approvisionnement, des concepts et des principes avec une vaste connaissance des meilleures pratiques et techniques.
• Connaissance des principes et des principes communs en matière d’approvisionnement/logistique et capacité à assimiler rapidement les processus et systèmes de COOPI et des donateurs ;
• Capacité à analyser et à intégrer rapidement diverses informations.

Compétences :

• Bonnes compétences en communication et en négociation avec la capacité de persuader, d’influencer et de s’adapter rapidement à différentes situations ;
• Excellentes compétences orales et écrites.
• Bien organisé et soucieux du détail ;
• Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe avec d’autres départements et unités.

Essentiel:

• Être professionnel, motivé, flexible et sensible à la culture
• Avoir d’excellentes compétences en communication et maîtriser la rédaction de rapports, en particulier de rapports d’appel d’offres et de rapports mensuels.
• Excellente connaissance pratique de la programmation Microsoft Office (Access, Outlook, Excel, PowerPoint et Word).
• Excellentes compétences en communication, en rédaction et en analyse.
• Excellentes compétences en communication, coordination et animation.
• Capacité à travailler en équipe et à établir des relations de travail efficaces avec des personnes de différentes nationalités et origines culturelles.
• Capacité à travailler dans des délais serrés et à gérer simultanément plusieurs tâches de manière autonome.
• Une expérience professionnelle antérieure auprès d’ONGI et d’une organisation des Nations Unies est souhaitable.

Préféré:

• Connaissance de la langue locale (Haoussa et Kanuri).
• Disposé et capable d’être basé et de voyager régulièrement dans des régions éloignées, où les services sont limités.
• Expérience antérieure dans un poste similaire
• Ces TdR doivent inclure toute autre tâche spécifiquement celles assignées par le coordinateur logistique et le coordinateur de zone.