Avis à manifestation d’intérêt pour le recrutement d’un Spécialiste des marchés publics à Kampala en Ouganda.
Le spécialiste des achats gérera, coordonnera et fera rapport sur les aspects/activités d’approvisionnement liés au portefeuille du programme de la FAO en Ouganda et veillera à ce que toutes les activités d’approvisionnement soient menées efficacement et conformément aux règles et procédures de la FAO.
Tâches et responsabilités
• Superviser et gérer les actions d’approvisionnement.
• Préparer le processus de sollicitation, identifier la méthode de sollicitation, préparer les documents d’appel d’offres (y compris les déclarations d’intérêt [EOI], les demandes de devis [RFQ], les invitations à soumissionner [ITB], les demandes de propositions [RFP]), distribuer les invitations à soumissionner et mener tous les aspects de l’évaluation des offres/propositions et veille à ce que le processus de sollicitation soit équitable, objectif et transparent et qu’il respecte les principes généraux, tels qu’énoncés dans la section du Manuel de la FAO ;
• Assurer le suivi de tous les processus d’approvisionnement depuis la réception et l’examen des demandes d’approvisionnement jusqu’à la livraison/l’achèvement des biens/services, l’acceptation, le paiement et le suivi avec les unités de demande/réquisition pour s’assurer que toutes les exigences sont satisfaites.
• Contribuer à la préparation d’un plan d’approvisionnement pour la FAO Ouganda et assurer sa mise en œuvre et son suivi.
• Examiner les demandes d’achat, les commandes, les contrats et les appels d’offres pour s’assurer qu’ils sont entièrement conformes aux règles, procédures et stratégies établies de la FAO.
• Organiser et participer, le cas échéant, aux panels locaux d’ouverture des appels d’offres et au Comité local d’approvisionnement (LPC) en préparant les soumissions pour ce dernier en cas de besoin.
• Rédiger des bons de commande, des commandes de faible valeur, des contrats et des commandes de service ainsi que des modifications et/ou des renouvellements.
• Jouer le rôle d’agent d’assurance qualité et examiner la documentation de la lettre d’accord (LoA), y compris la note pour le dossier, et vérifier que la LoA proposée est conforme à MS 507.
• Soumettre la LoA avec toutes les pièces justificatives au LCP si nécessaire et au responsable autorisé pour approbation et, lors de la signature, avec le fournisseur de services et partager une copie contresignée avec les collègues du programme et des opérations pour suite à donner.
• Vérifier les autorisations opérationnelles et techniques avant de lancer des actions d’approvisionnement et s’assurer que les fonds disponibles sont alloués en consultation avec le personnel responsable.
• S’assurer que les factures/demandes de paiement sont reçues, certifiées et incluent toutes les pièces justificatives nécessaires au financement pour traiter le paiement ; en cas de problèmes de qualité, coordonner avec l’équipe technique les dommages-intérêts à appliquer avant de transmettre les factures pour paiement et pour les retards de livraison, recommander l’application de dommages-intérêts conformément aux règles et règlements de la FAO.
• Préparer les modifications des contrats de location (LA), des LoA et des protocoles d’accord (MoU) et suivre leurs calendriers de paiement.
• Préparer des rapports et la correspondance de routine sur les sujets d’approvisionnement.
• Rédiger des justifications/justifications et des notes pour le dossier relatives à l’approvisionnement en cas de besoin.
• Maintenir un système de classement précis et mis à jour au sein de l’Unité des achats ; et aider à la classification et à la tenue à jour de la documentation relative aux domaines de l’approvisionnement.
• Identifier les revendeurs locaux et les fournisseurs potentiels de biens du marché local en appliquant les règles et réglementations d’approvisionnement MS 502 FAO et maintenir une base de données à jour des fournisseurs et des vendeurs ; prépare les formulaires des fournisseurs pour les fournisseurs et les entrepreneurs.
• Assurer la liaison avec l’unité logistique pour la préparation et la réception en temps opportun des lettres d’exemption d’importation et de réexportation, suivre le dédouanement des marchandises et des expéditions et assurer l’arrivée en toute sécurité des envois aux destinations finales.
• Participer aux réunions avec les fournisseurs.
• Agir en tant que point focal de l’unité des contrats pour GRMS, UNGM et Intend.
• Examiner les processus actuels et faire des recommandations pour améliorer les systèmes et procédures d’achat.
• Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS PAR RAPPORT À CE QUI SUIT
Exigences minimales
• Diplôme universitaire en approvisionnement, en affaires, en administration publique ou dans un domaine connexe.
• Au moins cinq années d’expérience professionnelle dans le pays en matière d’approvisionnement.
• Connaissance pratique (niveau C) de l’anglais (oral et écrit).
• National de l’Ouganda.