Avis de recrutement : Catholic Relief Service recrute un(e) Réceptionniste en Ouganda.
Vous fournirez des services dans la prestation quotidienne d’activités administratives réactives, efficaces et efficientes à l’appui de la mission de Catholic Relief Services (CRS) de servir les pauvres et les vulnérables. Vous fournirez un service cohérent et de haute qualité et contribuerez à la bonne gestion des ressources pour aider à assurer l’efficacité opérationnelle à l’appui d’une programmation de haute qualité.
Responsabilités professionnelles :
• Project Insight – Requisitioner : Gère tous les services de demande pour le CP avec un accent particulier sur les bureaux extérieurs de Yumbe & Kyangwali Office Requisitions.
• Faciliter la communication avec toutes les unités de l’organisation et les parties prenantes externes, le cas échéant. Envoyer/recevoir et distribuer tous les courriers/fax/lettres/documents entrants et sortants et faire fonctionner le standard du bureau.
o Gestion des e-mails des offres d’approvisionnement du CP et récupération des offres pour examen par le comité d’appel d’offres
o Traitement des cartes de visite pour le personnel
o Gestion de la boîte postale du CP
et envoi des courriers paiement en temps opportun aux fournisseurs
o Attribution de téléphones au personnel et maintien d’un calendrier de suivi des téléphones attribués
.
o Servir de point central pour la diffusion de la communication interministérielle. Faciliter la communication avec tous les départements et les parties prenantes externes, le cas échéant.
• Compiler les données, effectuer la saisie et la vérification des données en relation avec les processus administratifs généraux (par exemple, diverses listes de contacts, etc.).
• Soutenir les arrangements de voyage et de logistique pour le personnel et les visiteurs. Planifier et coordonner les rendez-vous au besoin. Maintenir l’inventaire des téléphones et s’assurer que le personnel et les visiteurs disposent de téléphones, au besoin.
• Soutenir les activités de diligence raisonnable du CP pour les fournisseurs, préparer et soumettre un rapport,
• Fournir un soutien logistique et de communication aux activités de planification d’événements, y compris la coordination de l’utilisation de la salle de conférence et s’assurer que les informations pertinentes sont partagées au besoin. • Soutenir la mise en œuvre des processus de
gestion des biens, tels que la réception et la distribution des biens, l’étiquetage des biens, les comptages physiques, etc. demandes et soutien à la gestion de la petite caisse en l’absence de l’administrateur principal. Officier.
Antécédents, expérience et exigences typiques :
Formation et expérience
• Diplôme en administration des affaires ou en gestion requis. Diplôme/certificat professionnel ou cours en administration de préférence.
• Deux ans d’expérience de travail dans un environnement de bureau dans un rôle de bureau ou administratif. Expérience avec une ONG locale ou internationale un atout.
• Une formation complémentaire peut remplacer une certaine expérience.
• Expérience de la dactylographie/du traitement de texte, de la saisie de données dans des bases de données et des formulaires en ligne et de l’utilisation de divers équipements de bureau.
• Expérience du progiciel MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et des systèmes de gestion de l’information. Maîtrise de Word.
comment postuler
Pour postuler à ce poste, veuillez cliquer ici . La date limite de réception des candidatures est au plus tard le 22 août 2023, avant 17h.