Avis de recrutement : FHI 360 recrute un Assistant de bureau (h/f), Kampala, Ouganda
Les responsabilités primaires
L’assistant de bureau travaillera pour soutenir le bureau ougandais FHI360 et veillera au bon fonctionnement et à l’efficacité des projets. Il / elle aidera à gérer les opérations quotidiennes des installations de bureau afin de garantir un environnement de travail efficace, productif et sûr pour le personnel et les visiteurs.
Fonctions clés :
- Superviser l’équipe de nettoyage pour assurer la propreté et l’ordre du bureau. Cela comprend l’étage général du bureau et les bureaux.
- Assurer la sûreté et la sécurité des fournitures et équipements de bureau.
- Travailler avec le responsable de la sécurité sur la sécurité du bureau.
- Surveiller les niveaux de stock de fournitures de bureau et informer le superviseur en conséquence.
- Traiter les demandes générales du bureau et les acheminer vers les agents appropriés pour obtenir de l’aide, si nécessaire.
- Veiller à ce que le thé du personnel soit servi à divers endroits identifiés dans les bureaux.
- Soutenir le bureau en l’absence de l’adjoint administratif.
- Ouverture et fermeture des bureaux.
- Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.
Diplômes et expérience :
- Niveau d’études ordinaire ou supérieur, le diplôme est un avantage supplémentaire
- Capacité à conserver divers registres, tels que les inventaires de fournitures et de matériaux.
- Capacité avérée à travailler de manière indépendante et motivée, ainsi qu’à travailler en coopération avec d’autres membres du personnel de bureau.
- 3 à 5 ans d’expérience connexe en administration de bureau.
- Expérience démontrée des procédures administratives, des normes et de l’équipement de bureau.
- Expérience démontrée avec les applications logicielles de bureau et les feuilles de calcul.
- Lire, écrire et parler anglais ; maîtrise de la langue du pays d’accueil requise
Conditions de travail/Exigences physiques
- Volonté et capacité de travailler avec les parties prenantes
- Volonté d’accepter des responsabilités supplémentaires
- Volonté de travailler – au-delà des heures normales de travail, selon les besoins.
Exigences physiques typiques :
- Environnement de bureau typique.
- Capacité à passer de longues heures à regarder un écran d’ordinateur et à effectuer un travail répétitif sur un clavier.
- Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes.
- Capacité de soulever/déplacer jusqu’à 5 lb.
Technologie à utiliser :
- Ordinateur personnel/ordinateur portable, applications Microsoft (c.-à-d. Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), téléphone portable/technologie mobile et équipement de bureau standard.
Exigences de voyage :
Cette offre d’emploi résume les principales tâches du poste. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour exercer ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit de revoir et de réviser ce document à tout moment.
FHI 360 est un employeur d’égalité des chances et d’action positive par lequel nous ne nous livrons pas à des pratiques discriminatoires à l’égard de toute personne employée ou cherchant un emploi en raison de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’origine nationale ou ethnique, de l’âge, de l’état civil, d’un handicap physique ou mental, du statut de vétéran protégé. , ou toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.
Nos valeurs et engagements en matière de sauvegarde : FHI 360 s’engage à prévenir tout type d’abus, d’exploitation et de harcèlement dans nos environnements de travail et nos programmes, y compris les abus, l’exploitation et le harcèlement sexuels. FHI 360 prend des mesures pour protéger le bien-être de tous ceux qui s’engagent dans notre organisation et nos programmes et exige que tout le personnel, y compris les membres du personnel et les bénévoles, partage cet engagement et signe notre code de conduite. Toutes les offres d’emploi seront soumises à des vérifications appropriées, notamment des vérifications des références, du casier judiciaire et du financement du terrorisme. FHI 360 participe également au système inter-agences de divulgation des comportements répréhensibles (MDS), facilité par le Comité directeur pour la réponse humanitaire. Conformément au MDS, nous demanderons des informations aux employeurs précédents des candidats à un emploi sur toute conclusion fondée d’abus, d’exploitation et/ou de harcèlement sexuel au cours du mandat du candidat auprès de ses employeurs précédents. En postulant, les candidats confirment leur compréhension de ces procédures de recrutement et consentent à ces contrôles de sélection.
FHI 360 examinera pour un emploi tous les candidats qualifiés, y compris ceux ayant des antécédents criminels, d’une manière conforme aux exigences des lois nationales et locales applicables.
Date limite : 15 février 2024