Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) recrute un(e) Responsable de la chaîne d’approvisionnement, Arua, Ouganda
Objectif général du rôle :
L’objectif principal de l’agent de la chaîne d’approvisionnement est d’assurer l’exécution efficace et efficiente des tâches et des opérations liées à la chaîne d’approvisionnement conformément aux procédures internes et des donateurs de la DRC, conformément au manuel des opérations et aux normes de qualité qu’il contient.
Responsabilités:
Approvisionnement:
- Entreprendre des activités d’approvisionnement de manière rigoureuse, responsable et transparente, conformément au volume du Manuel des opérations de la RDC sur la gestion des achats, à la législation locale et aux exigences des donateurs.
- · Travailler avec les équipes de programme pour soutenir la planification des achats, conformément au Manuel des opérations de la RDC et aux indicateurs de performance de la zone (API). Cela comprend la participation active au processus de planification des achats avec les responsables de programme et le responsable de la chaîne d’approvisionnement du pays, selon les besoins.
- · Gérer les appels d’offres locaux pour les demandes de devis au bureau de zone et soutenir également les bureaux extérieurs en étroite coordination avec le responsable de la chaîne d’approvisionnement du comté.
- Garantir l’exécution rapide et rentable de toutes les demandes d’achat reçues et la livraison des marchandises demandées dans la qualité et la quantité appropriées au meilleur prix possible.
- Initier et suivre les processus de passation de commandes pour assurer une livraison rapide des services et des biens tout en tenant les équipes de programme informées de l’avancement de leurs besoins pour assurer un soutien continu à la mise en œuvre du programme.
- Assurez-vous que tous les fournisseurs sont payés à temps, en coordination avec le service financier, et guidez et suivez les membres du personnel sur la documentation d’approvisionnement appropriée requise pour le traitement des paiements.
- S’assurer que les activités d’approvisionnement de bout en bout sont toutes réalisées sur DYNAMICS conformément aux directives et aux dispositions politiques de la DRC.
- Tenir à jour les dossiers de contrats d’approvisionnement complets (conformément au manuel des opérations de la RDC) de tous les contrats en cours, à classer au service des finances une fois le contrat clôturé et soumis au paiement.
- Assurez-vous que tous les nouveaux fournisseurs sont contrôlés conformément aux politiques de la RDC et mettez à jour la base de données des fournisseurs de la zone qui alimente la base de données des fournisseurs du pays.
- S’assurer que les commentaires des équipes du programme concernant les performances des entrepreneurs sont enregistrés dans la base de données principale des fournisseurs de la DRC et téléchargés sur le système d’archivage SharePoint basé sur le cloud de la DRC Ouganda
- Appliquer une politique de tolérance zéro à l’égard de la corruption et contribuer à garantir que les plaintes soient enregistrées et examinées de manière appropriée, conformément au Code de conduite et au Cadre de responsabilité de la RDC.
- Coordonner avec le responsable de la chaîne d’approvisionnement du pays pour garantir que tous les problèmes liés à la chaîne d’approvisionnement sont signalés en temps opportun et que des solutions sont fournies, mais également transmettre le problème au responsable des services d’assistance et au directeur du pays si nécessaire.
- Assurer une comptabilité, des rapports, des contrôles internes et une tenue/classement des dossiers appropriés conformément aux directives du responsable de la chaîne d’approvisionnement du pays et à toutes les procédures opérationnelles standard de la RDC en Ouganda. · Surveiller les tendances du marché de l’approvisionnement pour obtenir des informations actualisées telles que les changements de prix du marché, les nouveaux produits et les fournisseurs supplémentaires
Gestion d’entrepôt
- Entretenir le magasin/entrepôt du bureau et s’assurer que les systèmes et procédures appropriés ainsi que les dispositions de sécurité et de sûreté appropriées sont mis en œuvre et maintenus.
- Assurez-vous que tous les registres de stock sont tenus avec précision et que les formats pertinents sont utilisés pour chaque activité.
Transport et gestion de flotte
- Coordonner et planifier les mouvements hebdomadaires/quotidiens des véhicules en fonction des demandes de transport hebdomadaires transmises par les demandeurs et s’assurer qu’une planification et une coordination suffisantes des mouvements des véhicules sont en place et respectées par tous les demandeurs.
- Responsable de veiller à ce que les contrôles de sécurité quotidiens et hebdomadaires des véhicules soient effectués et que les registres pertinents soient conservés avec les listes de contrôle concernées.
- Assurez-vous que tous les documents et dossiers relatifs aux véhicules existent dans le dossier de chaque véhicule, ainsi que la préparation et la soumission en temps voulu des rapports mensuels relatifs à la flotte au responsable technique du bureau extérieur et au responsable de la chaîne d’approvisionnement du pays.
- Recevoir les rapports d’accidents, prendre les mesures appropriées en collaboration avec le responsable hiérarchique et évaluer les dommages et les mesures ultérieures à prendre en consultation avec le responsable de la chaîne d’approvisionnement du pays.
Gestion d’actifs
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe du bureau de pays à Kampala pour garantir la documentation et l’autorisation appropriées pour les transferts, les dons et la cession des actifs dans le bureau de zone.
- Superviser l’utilisation et organiser l’entretien du matériel de bureau et coordonner au sein de la région si nécessaire.
Autres ·
- Maintenir un système d’archivage solide sur la plateforme SharePoint DRC pour toute la documentation relative à la chaîne d’approvisionnement à des fins de référence.
- Accomplir toute autre tâche qui pourrait lui être assignée de temps à autre par le supérieur hiérarchique.
Expérience et compétences techniques :
- Au minimum, un baccalauréat peut être obtenu en approvisionnement ou en finances et administration d’une université reconnue.
- Au moins 4 ans d’expérience professionnelle continue dans un environnement de chaîne d’approvisionnement dynamique d’une ONG internationale et bonne compréhension des exigences et conditions financières des donateurs.
- Capacité avérée à soutenir la mise en œuvre de programmes à grande échelle.
- Haute intégrité, proactif, stable, caractère robuste et bon joueur d’équipe.
- Très motivé, axé sur les résultats et doté de compétences bien développées en résolution de problèmes.
- ·Capacité à faire face à de lourdes charges de travail et à travailler sous pression pour respecter des délais serrés.
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, y compris en matière d’influence, de négociation et de reporting.
- Engagement prouvé envers les pratiques de responsabilisation.
- Capacité avérée à hiérarchiser les tâches, à respecter les délais et à travailler avec une supervision limitée
- Des connaissances en informatique, une maîtrise de l’anglais et d’excellentes compétences en documentation sont indispensables.