Avis à candidature pour le recrutement d’un(e) Responsable Financier et Administratif en Ouganda.
1. Gestion financière et administrative.
a) Assure la conformité, en maintenant un système de bureau administratif et financier conformément à toutes les politiques et procédures de l’HEKS/EPER, mais principalement aux directives financières et administratives de terrain (FFAG).
b) La tenue des livres doit être effectuée dans un logiciel de comptabilité informatisé en partie double avec les principes de la comptabilité d’exercice.
c) Maintenir un système de documentation et de classement électronique et physique complet et structuré (par exemple, tenue de livres, ressources humaines, achats, documents de projet).
d) Superviser toutes les recettes et tous les paiements en espèces et veiller à ce que les journaux des recettes et des paiements en espèces soient rédigés quotidiennement et équilibrés.
e) S’assurer que les rapprochements quotidiens/mensuels sont effectués pour les espèces disponibles, les comptes bancaires et les autres comptes subsidiaires.
f) Préparer, vérifier et soumettre des rapports financiers mensuels au CD contenant le budget et les informations sur les dépenses réelles et fournir des mises à jour lors des réunions de coordination de l’équipe.
g) Préparer, vérifier et soumettre les rapports trimestriels (reporting de groupe) au siège. Cela comprend le bilan, le compte de résultat et les prévisions de flux de trésorerie du CO ou toute autre information requise.
h) Préparer un projet de budget annuel et par phase du programme de pays (y compris les organisations partenaires) avec le CD.
i) Vérifier, approuver et régler les factures mensuelles et la paie mensuelle pour la comptabilité.
j) Traite les salaires et autres remboursements de dépenses des employés, remet les impôts et autres contributions gouvernementales et fait rapport aux agences locales.
k) Travailler avec le CD pour formuler, réviser et mettre en œuvre les « Règles sur les responsabilités financières et matérielles » pour le bureau de pays.
l) S’assurer que toutes les transactions financières du CO présentent le moins de risques possible : paiements effectués par virement bancaire avec double signature, banque de confiance, séparation des tâches, etc.
m) Travailler avec le CD pour formuler, mettre à jour et mettre en œuvre le « Statut du personnel » du CO.
n) Garantir le respect de toutes les exigences et obligations légales locales (telles que les impôts, PAYE, sécurité sociale, etc.) et les déductions sont versées à l’autorité concernée avant le 15 de chaque mois.
o) Assurer la liaison directement avec l’Autorité fiscale ougandaise et soumettre les rapports de retenue à la source, etc., selon les besoins.
p) Assurer la préparation de la documentation pour l’audit (externe et interne) et que l’audit soit effectué en temps opportun, ainsi que la mise en œuvre des recommandations d’audit.
q) Veiller à ce que les procédures d’approvisionnement et de logistique de l’HEKS/EPER soient suivies et alignées sur les meilleures pratiques, les législations locales et les exigences et normes des donateurs.
r) Présider le comité des achats et élaborer des accords-cadres et des contrats au besoin.
s) Veiller au respect des procédures RH de l’HEKS/EPER et soutenir le CD dans toutes les tâches requises.
t) Tenir des registres appropriés et à jour de tous les actifs (fixes et meubles).
u) Veiller au respect des réglementations fiscales générales et à ce que les paiements légaux soient effectués dans les délais fixés.
v) Élaborer et/ou examiner les termes de référence et les contrats avec les fournisseurs, les vendeurs et les consultants, conformément aux instructions du CD.
w) Effectuer des évaluations de routine des processus et procédures adoptés et mis en œuvre dans chaque bureau extérieur.
2. Soutien aux organisations partenaires
a) Entretenir de bonnes relations avec les organisations partenaires et les parties prenantes de l’HEKS/EPER.
b) Effectuer régulièrement, de préférence trimestriellement, un suivi financier sur place des partenaires. Analyser les informations contenues dans le système de tenue de dossiers et de reporting des partenaires et rapporter les principales conclusions au CD (si cela est grave pour le DO). Pour ce faire, il est recommandé que le FAM visite les organisations partenaires au moins dix jours par mois pour des contrôles et des formations. Produire des rapports de suivi financier et une liste de recommandations aux partenaires.
c) S’assurer que toutes les transactions financières des partenaires présentent le moins de risques possible : paiements effectués par virement bancaire avec double signature, banque de confiance, séparation des tâches, etc.
d) Soutenir les organisations partenaires dans leurs questions de gestion financière et administrative liées aux fonds HEKS/EPER. Fournir une assistance technique continue aux OP pour développer des systèmes de gestion financière efficaces et fiables.
e) Former les partenaires aux règles comptables, au budget, à l’administration, à la gestion des risques et aux directives de reporting de l’HEKS/EPER selon la FFAG.
f) Examiner, vérifier et finaliser les budgets des partenaires (y compris la vérification par rapport à l’indice des prix) et comparer la comptabilité des partenaires aux rapports financiers.
g) Vérifier les rapports financiers et les prévisions de trésorerie des partenaires, identifier les problèmes et les risques, communiquer avec les partenaires pour correction/clarification et les signaler au CD et au PO.
h) S’assurer que le CO et les partenaires respectent tous les délais – sinon, leur rappeler de manière proactive.
i) Surveiller les flux de fonds entre le siège et le partenaire et entre le bureau de pays et le partenaire.
j) Évaluer les nouveaux partenaires en ce qui concerne leurs capacités financières et administratives.
k) Veiller à ce que les organisations partenaires soient auditées à temps et conformément aux exigences de l’HEKS/EPER. Vérifier les rapports d’audit des partenaires et s’assurer que les conclusions/recommandations d’audit sont mises en œuvre dans un délai raisonnable.
l) Effectuer le suivi auprès des organisations partenaires concernant leurs obligations légales et fiscales.
3. Administration et programme
a) Maintenir un système de classement approprié pour le projet afin de prendre en compte tous les aspects du travail de l’HEKS/EPER selon la FFAG.
b) Soutenir le directeur pays dans l’organisation et la conduite des visites, des sessions de formation et des réunions des consultants, des auditeurs, des membres de l’équipe de l’unité de contrôle et des partenaires.
c) Assurer l’utilisation et l’entretien appropriés de l’équipement HO et des fournitures de bureau, en portant tout problème à l’attention du directeur pays.
d) Veiller à ce que les informations sur l’inventaire des immobilisations de l’HEKS-EPER soient enregistrées.
Qualifications et expérience requises :
- Diplôme universitaire de niveau Master en Finance et Comptabilité.
- Au moins sept années d’expérience pertinente dans une fonction financière senior similaire dans une ONG ou une organisation à but non lucratif internationale.
- Capacité avérée en matière de budgétisation, de prévision des flux de trésorerie, d’analyse financière, de suivi et de reporting.
- Excellente connaissance de toutes les normes comptables nationales et internationales pertinentes.
- Capacité avérée à fournir un soutien, des conseils et une formation aux parties prenantes internes et externes.
- Expérience professionnelle antérieure dans le suivi et la génération de rapports financiers pour les appels d’offres et les mandats financés au niveau international.
- Connaissance et expérience avérées en gestion des risques.
- Expérience en achats, logistique et ressources humaines.
Compétences et capacités minimales
- Excellentes compétences analytiques et conceptuelles.
- Bonnes compétences en communication et maîtrise conversationnelle de l’anglais (parlé et écrit).
- Capacité à travailler dans des environnements complexes et à veiller au respect des délais par les parties prenantes internes et externes (bonnes compétences en matière de priorisation et de gestion du temps).
- Capacité à garantir que les parties prenantes internes et externes comprennent et suivent dûment les procédures et directives de l’HEKS/EPER.
- Excellentes compétences informatiques et informatiques (notamment Microsoft Excel et logiciels de comptabilité).
- Une personne diligente et digne de confiance avec une attention particulière aux détails.
- Excellent esprit d’équipe et capacités sociales.
- Bonne connaissance des lois et obligations locales pertinentes (travail, fiscalité, sécurité sociale, etc.).
- Disponible pour des déplacements locaux et nationaux fréquents.
- Attitude de travail professionnelle, coopérative, efficace et efficiente.
Tous les candidats intéressés et qualifiés ( nationaux uniquement) , veuillez envoyer votre candidature (lettre de motivation et CV) à l’HEKS/EPER à l’adresse e-mail suivante :
Date de clôture :