Avis à manifestation d’intérêt pour le recrutement d’un(e) Responsable du Contrôle Interne et de la Conformité en Ouganda.
Contexte/Rôle opérationnel
Relevant du directeur pays, le responsable du contrôle interne et de la conformité supervisera les processus de mise en œuvre des subventions au JRS Ouganda en s’assurant que les exigences juridiques, de contrôle interne et de conformité sont pleinement respectées. Travailler en étroite collaboration avec le bureau financier du pays, le bureau des programmes et l’équipe de direction :
Le poste garantira que les projets du JRS sont mis en œuvre conformément aux exigences légales, aux lois, aux politiques et aux réglementations en conseillant la direction et les programmes du JRS sur les meilleures pratiques, conseille la direction sur les risques possibles dans la mise en œuvre du projet et veille à ce que les projets soient mis en œuvre à l’aide d’un cadre réglementaire.
Principales responsabilités
Contrôle interne
- Examiner les registres comptables pour vérifier l’adéquation de la documentation, la conservation et la facilité de disponibilité ; et effectuer des visites périodiques dans les bureaux extérieurs du projet pour examiner les registres et les systèmes comptables et formuler des recommandations appropriées.
- Examiner l’adéquation et fournir des recommandations sur les systèmes de contrôle interne concernant les achats ; gestion des fournitures et du matériel; immobilisations; gestion de flotte; approvisionner les registres des magasins ; les taxes (conformité à la législation ougandaise et ponctualité du paiement) ; avances; contrôles de trésorerie et bancaires ; informatique; formation des participants ; ressources humaines; voyages et avances.
- Concevoir et mettre en œuvre un outil et un calendrier de surveillance appropriés pour vérifier l’exactitude et la validité des bénéficiaires et des participants à la formation prévus.
- Préparer des rapports concis détaillant les constatations, les risques et les recommandations pour tous les audits internes effectués ainsi que suivre les recommandations jusqu’à ce qu’elles soient résolues.
Gestion de la conformité
- Examiner les politiques et procédures existantes du JRS Ouganda et, si nécessaire, mettre à jour et identifier les politiques et procédures manquantes à développer et à mettre en œuvre.
- Développer et opérationnaliser des outils d’évaluation des risques et de la conformité et faciliter la mise en œuvre dans toutes les activités du projet et dans les bureaux extérieurs.
- Effectuer des examens de projets, des contrôles de conformité et présenter des rapports au responsable des programmes de pays et au directeur de pays.
- Suivi des résolutions de tout défaut de conformité identifié et recommandations d’audit.
- Surveiller la non-conformité et signaler tout problème à la direction du JRS lorsque la non-conformité n’est pas résolue.
- Examiner, rendre compte et conseiller sur le degré de conformité exercé concernant les règles, réglementations et politiques du JRS Ouganda.
- Examinez les modèles et les formulaires existants et, si nécessaire, mettez-les à jour et identifiez les modèles et les formulaires manquants.
- Planifier et coordonner les examens des risques et de la conformité au bureau de pays pour atténuer les risques et garantir le respect des politiques et procédures établies par le donateur et la Fondation en établissant un plan de travail de gestion des risques et de la conformité du bureau de pays et en travaillant avec les supérieurs hiérarchiques pour le mettre en œuvre.
- Développer un programme de formation efficace en matière de conformité et d’éthique, comprenant une formation d’introduction appropriée pour les nouveaux employés ainsi qu’une formation continue pour tous les employés et gestionnaires.
- Restez au courant des politiques, procédures, règles et réglementations des donateurs, des exigences légales de l’Ouganda et informez la direction du JRS des changements importants.
- Activité de soutien visant à maintenir la sensibilisation et la compréhension de la conformité en organisant des formations en éthique pour les nouveaux et les anciens employés afin de garantir qu’une culture de conformité est établie.
Gestion des risques
- Développer et mettre à jour régulièrement une matrice de risques ; assurer le suivi des conclusions de la matrice de risques pour améliorer l’environnement de contrôle et réduire les risques associés à l’activité du projet.
- Veiller à ce que des contrôles internes efficaces soient en place pour prévenir et détecter la fraude, le détournement de fonds et d’actifs et la mauvaise application des politiques et procédures.
- Vérifier si les contrôles en place répondent aux risques identifiés.
- Sensibiliser l’ensemble des équipes et des projets à la fraude et mettre en place des mesures de contrôle adaptées.
- Participer aux réunions de lancement des subventions en veillant à ce que les problèmes de conformité soient communiqués.
Audit et Communication
- Soutenir les audits internes et externes avec le bureau financier du pays pour garantir des réponses rapides aux demandes et informer la direction des problèmes soulevés par les auditeurs lors de l’audit.
- Veiller à ce que les recommandations des rapports d’audit externe et interne soient mises en œuvre en temps utile et, si nécessaire, organiser des formations pour combler d’éventuelles lacunes.
- Organiser et diriger régulièrement des orientations internes à l’intention du personnel sur les politiques, par exemple la politique en matière de fraude, la politique de dénonciation, les conflits d’intérêts et les règles et réglementations du JRS, ainsi que tout changement/mise à jour de politique.
- Identifier les faiblesses, les défis et proposer des solutions pour améliorer les systèmes, les processus et les outils financiers/opérationnels. Fournir des commentaires, partager les meilleures pratiques.
- Mener en temps opportun des enquêtes sur les fraudes et les fraudes présumées au sein du bureau en collaboration avec toutes les parties prenantes concernées et soumettre un rapport à la direction avec des recommandations d’action.
- Élaborer un plan de communication garantissant que les informations clés sont partagées avec le personnel en temps opportun.
Contrôle financier
- Examiner les rapports financiers conformément aux politiques des donateurs et communiquer en cas d’écarts.
- Examiner mensuellement le budget par rapport au réel en coordination avec les finances et les programmes pour garantir que les dépenses des donateurs sont sur la bonne voie.
- Signalez toute dépense insuffisante et/ou excessive de la subvention au responsable du programme ou au directeur de projet et proposez des solutions.
- Examiner les pièces justificatives chaque trimestre pour garantir que le bureau de pays respecte les politiques des donateurs.
- Participer aux réunions de lancement des récompenses.
- Entreprendre d’autres tâches si nécessaire pour mettre en œuvre et gérer avec succès les subventions et les activités de conformité déléguées de temps à autre.
La description de poste ci-dessus ne prétend pas et ne doit pas être interprétée comme étant exhaustive de toutes les responsabilités, compétences, efforts ou conditions de travail associés à ce poste.
Qualifications et expérience :
Éducation
- Un diplôme universitaire en comptabilité, finance ou équivalent ou un titre professionnel à part entière.
- Diplôme comptable ; ACCA, ICMA, CPA, CA, CIA, CFE ou son équivalent.
- La connaissance des réglementations des principaux donateurs tels que les flux de financement du gouvernement américain, de l’UE et de l’ONU est indispensable. • Trois (3) années d’expérience à un niveau supérieur
- Maîtrise de Microsoft Office 365 requise.
- Connaissance pratique des systèmes financiers, des contrôles financiers internes, de l’audit et des procédures, ainsi que des compétences en gestion du personnel.
- Une expérience en comptabilité des donateurs/subventions au sein de consortiums et/ou de subventions complexes est préférable.
- Une expérience significative dans l’utilisation des systèmes d’information de gestion financière (Navision-Microsoft Dynamics, progiciel de comptabilité est un avantage supplémentaire).
- Vaste connaissance pratique de la budgétisation et du contrôle budgétaire, de l’analyse financière, des procédures de comptabilité financière des donateurs, des opérations des partenaires de subventions/organisations communautaires, des procédures et normes comptables, des systèmes comptables informatisés et des feuilles de calcul.
- Excellentes compétences en rédaction de rapports.
- Bon résolveur de problèmes, analytique, créatif et innovant.
- Connaissance pratique des procédures de comptabilité financière des donateurs, des PCGR, des exigences comptables et budgétaires IAS/AFRS, des lois et systèmes fiscaux en Ouganda.
- Excellentes compétences interpersonnelles.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite.
- Capacité à interpréter les procédures et normes financières, à les mettre en pratique et à influencer les autres dans leur mise en œuvre.
- Solides compétences analytiques et de planification.
- Capacité à présenter efficacement des informations et à répondre de manière appropriée aux questions des cadres supérieurs sur le terrain, du bureau de pays, du gouvernement central et des autorités locales.
Langues
- D’excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais sont requises.
- Candidature écrite expliquant pourquoi le poste ci-dessus vous intéresse et comment vous répondez aux qualités et critères de qualification.
- Joindre un CV de 3 pages maximum. Le CV doit contenir des informations sur vos qualifications, vos formations pertinentes, votre expérience professionnelle, les noms et coordonnées de trois (3) références professionnelles.
- Vous devez envoyer votre CV et votre candidature dans un seul fichier pdf.
- Les candidatures doivent être envoyées en ligne au Service Jésuite des Réfugiés Ouganda à [email protected]
Date limite : 21 septembre 2023