MSF Hollande recrute une Adjointe exécutive du directeur des opérations et du plaidoyer au Pays-Bas.

MSF Hollande recrute une Adjointe exécutive du directeur des opérations et du plaidoyer au Pays-Bas.

Dans ce rôle, vous rapporterez au Directeur Opérations & Plaidoyer (50%) et au Responsable Support Opérationnel, Communication, Plaidoyer et Réflexion (OSCAR) (50%). Vous travaillerez en étroite collaboration avec d’autres adjoints au conseil d’administration ainsi qu’avec l’adjoint aux opérations et d’autres adjoints de direction.

Objectifs principaux

• En tant qu’assistant exécutif (EA), vous jouerez un rôle central en soutenant le directeur des opérations et du plaidoyer (DOA) et le chef d’OSCAR dans la coordination globale du soutien administratif, ainsi que du soutien au contenu sélectionné.
• Vous permettez au DOA de remplir sa fonction et sa responsabilité en soutenant directement les processus au sein de l’OCA et en garantissant que tous les besoins administratifs et logistiques du DOA sont satisfaits.
• Vous apportez votre soutien au responsable d’OSCAR ainsi qu’à l’unité OSCAR dans les tâches administratives et de planification.
• Vous travaillez en tandem avec l’assistant des opérations où vous pouvez vous soutenir et vous remplacer en cas d’absence et travailler ensemble pour fournir un soutien optimal à l’ensemble du département des opérations.

Vous apportez occasionnellement un soutien au bureau des directeurs dans le cadre de (grands) processus et événements organisationnels.

Responsabilités et activités

Soutien administratif : pour le DOA et le responsable d’OSCAR

• Gérer leurs agendas chargés : planifier des réunions, réserver des voyages, organiser des visas, traiter les dépenses professionnelles.

• Gérer la boîte de réception des e-mails : filtrer les e-mails, mettre en évidence les correspondances urgentes, organiser les supports de lecture, etc.

• Coordonner et préparer les réunions et les événements plus importants des départements, selon les besoins, y compris l’ordre du jour, le matériel de lecture, les procès-verbaux, l’aide aux déplacements des invités, la réservation de salles ou de lieux de réunion, la réservation de voyages, la réservation d’hébergement, la préparation et la distribution de l’ordre du jour, l’envoi d’invitations à des réunions.

• Suivre les questions en suspens qui émergent du travail, des priorités et des réunions du DOA pour garantir que les délais sont respectés.

• Téléchargez les documents pertinents sur le portail en ligne afin qu’ils soient disponibles pour les employés.

• Fournir un soutien ponctuel à d’autres parties prenantes lorsque cela est nécessaire

• Remplace l’assistant du département des opérations en cas d’absence

Planification et coordination du soutien

• Gérer les réunions DOA/Ops/OSCAR, y compris la planification, la préparation de l’ordre du jour en garantissant la contribution des membres de l’équipe, le compte rendu, la documentation des décisions et le suivi des points d’action pour garantir une livraison en temps opportun.

• Être le point focal pour les membres des opérations et coordonner les processus

• Contribuer au processus du cycle de contrôle, y compris la communication des instructions, la fixation des délais, le partage de la documentation et la planification des réunions stratégiques.

• Préparer les budgets de l’OD, le Plan Annuel, les Rapports du Conseil dans le cadre du Cycle de Contrôle

• Soutenir OSCAR dans la préparation des budgets annuels et du cycle de planification et de reporting

• Assurer la liaison avec le conseil d’administration et le secrétaire du conseil pour assurer les liens pertinents entre le DOA/MT et les réunions du conseil d’administration/conseil.

• Élaborer, planifier et communiquer un calendrier annuel

Communications internes

• Développer un cadre pour la stratégie de communication interne, y compris l’évaluation des lacunes, la recommandation de solutions pertinentes, la conception et la mise en œuvre de nouveaux outils et méthodes.

• Coordonner le flux de communication interne entre les parties prenantes internes concernées, en garantissant la fourniture d’informations internes en temps opportun.

• Organiser des débats et des présentations au bureau avec participation à travers OCA via vidéoconférence en collaboration avec l’assistant aux opérations.

• Collaborer avec la fonction de communication interne pour améliorer la communication interne au sein d’OCA et du mouvement MSF au sens large.

Profil du candidat

Nous recherchons un Assistant de Direction avec un niveau d’études supérieur et/ou un minimum de 2 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire au niveau de la Direction Générale.

• Solides compétences administratives et organisationnelles

• Excellente orientation vers le service, gestion des parties prenantes, compétences interpersonnelles et de communication

• Il/elle a fait ses preuves en matière de prise de minutes précise et ponctuelle.

• La capacité à traiter des informations à caractère confidentiel

• Résilient au stress, flexible et capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement exigeant

• Maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit

• Capacité à travailler dans une culture informelle sans perdre de vue les aspects formels

• Excellente compréhension du package Microsoft Office

• La connaissance de SharePoint est considérée comme un atout

• Une solide compréhension et un engagement envers MSF ou le secteur humanitaire.