Avis de recrutement : OIT recherche un(e) Assistant(e) de programme à Lima, Pérou.

Descripción de las tareas

1.    Redactar correspondencia, memorándums e informes sobre asuntos administrativos de acuerdo con los procedimientos estándar de la oficina.
2.    Mantener los archivos financieros y sistemas de monitoreo del resultado 2 del proyecto Accelerator Lab (AL) para registrar y conciliar gastos, saldos, declaraciones de pago y otros datos para las transacciones diarias y los informes.
3.    Procesar contratos para aprobación financiera y pago de los productos de apoyo al AL. Asegurar la exactitud de idoneidad de los tipos de contrato usados en cada actividad, y asegurar que se adjunten todos los documentos necesarios de respaldo.
4.    Asumir la responsabilidad de todas las tareas administrativas, incluyendo el apoyo logístico a la CTA y a las Oficiales de Programas, consultores y contrapartes del proyecto, coordinaciones de viajes, visas, reservas de hotel, etc., y de proveer coordinación logística para conferencias, seminarios, talleres de trabajo y reuniones.
5.    Apoyar en la programación y preparación de estimados de presupuesto y proyecciones de gastos analizando y monitoreando la situación de los recursos frente a las actividades planificadas.  Preparar los gastos para los informes de avance y finales para el socio, indicando los productos asignados a los presupuestos.
6.    Preparar y procesar transacciones en IRIS incluyendo Contratos, Solicitudes de viaje, órdenes de compra, Solicitudes de compra y Autorizaciones de Pago Externo.
7.    Apoyar a la CTA de los proyectos regionales de apoyo a la IR en el mantenimiento de los sistemas de transacción financiera del proyecto, de acuerdo con las normas y regulaciones financieras de la OIT y USDOL relativos al AL. Preparar material informativo administrativo y financiero para la Coordinadora Nacional con fines de presentación de informes.
8.    Entregar información a los socios de implementación del proyecto sobre los procedimientos administrativos y financieros de la OIT y USDOL de AL. Informar a la coordinadora Regional sobre dificultades potenciales que pueden surgir de la capacidad de gestión administrativa y financiera y de la competencia los socios en la implementación del proyecto para abordar el problema oportunamente.
9.    Actualizar periódicamente los insumos para las revisiones de los presupuestos en relación con el componente de Accelerator Lab (EDUSOL) de acuerdo con el plan de trabajo de la IR en coordinación con la Unidad de Programación.
10.    Desempeñar otras funciones asignadas por la CTA de los proyectos regionales de apoyo a la IR conexos al AL financiado por EDUSOL

Calificaciones requeridas

Educación

[Nivel de Instrucción requerido como mínimo indispensable]
Educación secundaria completa.
Alguna capacitación en un campo administrativo.
[Nivel de Instrucción valorado como ventaja]
Formación en el ámbito de secretaría, administración, contabilidad y /o finanzas.

Experiencia

[Experiencia general y específica requerida como indispensable]
Cinco años de trabajo administrativo de responsabilidad progresiva.
Conocimiento del programas de cooperación para el desarrollo y presupuestos.

Entendimiento cabal de una amplia gama de políticas y procedimientos administrativos para la preparación de documentos y formularios.

Conocimiento para la creación y mantenimiento de sistemas de archivo.
[Experiencia general y específica valorada como ventaja]
Experiencia de apoyo a la ejecución de proyectos de cooperación técnica y trabajo efectivo con entidades de gobierno a cargo de formulación de políticas y con socios para el desarrollo.

La experiencia similar con el Sistema Común de Naciones Unidas o una organización internacional.
Conocimiento de las operaciones de la OIT.

Idiomas e Informática

[Nivel (básico, intermedio, avanzado) requerido como requisito indispensable]
Excelente dominio del idioma español.
Excelente manejo de Excel.  Experiencia práctica en paquetes estándar de software de oficina, correo electrónico y sistema de gestión de información requeridos por la unidad de trabajo.
[Nivel (básico, intermedio, avanzado) considerado como ventaja]
Conocimiento de inglés y/o portugués y/o francés.

Competencias

Básicas

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.

Técnicas y generales

• •    Habilidad para usar software básico de computación (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.
  •    Habilidad para preparar informes preliminares y para redactar correspondencia.
  •    Habilidad para organizar su propio trabajo y para trabajar independientemente, así como también para trabajar en equipo.
  •    Habilidad para trabajar bajo presión y cumplir los plazos.
  •    Debe demostrar un comportamiento responsable y atención a los detalles.

Fecha de cierre (medianoche hora local): 20 de junio de 2023

Application process