Avis d’appel d’offres : Soutien administratif temporaire à Manille, Philippines.
OBJECTIFS DU PROGRAMME
L’Unité des services administratifs est chargée de fournir un soutien opérationnel et administratif à tout le personnel régional dans les domaines de la gestion des voyages et des réunions, des services de registre et de logistique, de la sécurité et de la sûreté du personnel, de l’entretien des bâtiments et des terrains et d’autres services connexes. L’équipe des voyages et des transports est chargée d’assurer la fourniture efficace et efficiente des services opérationnels et administratifs liés aux voyages, y compris, mais sans s’y limiter, la billetterie, la demande de visa, le transport terrestre vers/depuis les aéroports et les réunions à distance de trajet et les arrangements d’hébergement pour les visiteurs et participants à la réunion.
DESCRIPTION DES DEVOIRS
Sous la supervision de l’adjoint administratif (voyages et transports) et sous la direction de l’agent des services administratifs, le titulaire exerce les fonctions suivantes :
1. Tenir des journaux de correspondance, des dossiers et des dossiers de bureau pour l’équipe de voyages et de transport (TAT), y compris l’assurance accident de voyage du conseiller temporaire ;
2. Encode l’UNLP et le visa dans le système d’information du personnel pour un suivi approprié de la validité/expiration ;
3. Comme indiqué et/ou demandé, pour obtenir des documents et des informations pour la préparation des rapports :
– Documents requis pour la demande d’approbation exceptionnelle concernant les préparatifs de voyage et les excédents de bagages ; Gère les préparatifs de voyage et prépare les informations sur les voyages des conseillers temporaires ;
– Assurance bagages et déménagement, c’est-à-dire organiser une couverture d’assurance pour les effets personnels en cas de réinstallation assistée par l’OMS et de réclamations d’assurance.
– Rapport sur les données/statistiques sur le volume des ventes de voyages provenant des bureaux de pays (CO) et des agents de voyages agréés du Bureau régional du Pacifique occidental (WPRO) ; – Rapports Travel Matrix des agents de voyages autorisés de WPRO et CO.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essentiel : Equivalent d’un diplôme d’études secondaires.
Souhaitable : Formation dans le secteur du voyage hautement souhaitable.
Expérience
Essentiel : Deux ans d’expérience dans des tâches de bureau générales.
Souhaitable : De préférence avec une expérience dans une agence de voyages ou une autre organisation internationale ayant des tâches liées aux voyages.
Compétences
Capacité à acquérir des connaissances, à comprendre et à appliquer les politiques, règles et réglementations de l’OMS ;
Bonnes compétences interpersonnelles et de communication, tact, diplomatie et bon jugement ;
Capacité à analyser et interpréter la documentation source et les données ; Capacité à rédiger de la correspondance avec des compétences en dactylographie ;
Capacité à distinguer la routine de la non-routine ; Bonnes compétences informatiques et capacité d’adaptation à diverses applications logicielles ;
Capacité à travailler harmonieusement en tant que membre d’une équipe, à s’adapter à des milieux éducatifs et culturels divers et à maintenir un haut niveau de conduite personnelle.
Date limite : 20 septembre 2023