Catholic Relief Services recrute une Adjointe administrative aux Philippines.

Catholic Relief Services recrute une Adjointe administrative aux Philippines.

Résumé du poste :

Vous fournirez des services dans la prestation quotidienne d’activités administratives réactives, efficaces et efficientes à l’appui de la mission de Catholic Relief Services (CRS) de servir les pauvres et les vulnérables. Vous fournirez un service cohérent et de haute qualité et contribuerez à la bonne gestion des ressources pour aider à garantir l’efficacité opérationnelle à l’appui de programmes de haute qualité.

Rôles et responsabilités clés :

• Gérer correctement le véhicule CRS attribué et les véhicules de location dans la zone conformément aux politiques de gestion des véhicules CRS. Encoder la feuille de journal et la maintenance dans le système de gestion du véhicule (VMS). Soumettez les rapports sur les véhicules à temps.
• Fournir des conseils et une supervision au chauffeur de garde.
• Effectuer une diligence raisonnable et un contrôle de sécurité auprès de tous les fournisseurs identifiés pour le projet.
• Sera affecté à Insight Preparer et Requisitioner Persona.
• Enregistrer et surveiller chaque mouvement d’un inventaire. Cela inclut la surveillance des espaces loués (tels que, sans s’y limiter, les bureaux, les logements du personnel)
• Assurer une tenue de registre appropriée des documents du projet car ils sont sujets à audit.
• Soutenir les finances, le GPR et les achats dans la réception et le classement des documents (tels que, mais sans s’y limiter, les liquidations/remboursements, les SOA/relevés de facturation, etc.) et les transmettre au destinataire identifié. Doit être la personne focale pour le suivi des paiements des vendeurs/fournisseurs.
• Faciliter la communication avec toutes les unités de l’organisation et les parties prenantes externes, le cas échéant. Envoyer/recevoir et distribuer tous les courriers/fax/lettres/documents entrants et sortants.
• Assurer des transactions et des processus administratifs spécialisés (par exemple traduire, taper, relire et/ou formater des documents ; enregistrer et transcrire des procès-verbaux de réunion ; rédiger des messages de correspondance simples).
• Préparer les documents transactionnels à l’appui des processus opérationnels généraux et soutenir la coordination du traitement des transactions (par exemple, préparation RFGS, réception des marchandises, etc.).
• Compiler des données, effectuer la saisie et la vérification des données en relation avec les processus administratifs généraux (par exemple diverses listes de contacts, packages de bienvenue des visiteurs, etc.).
• Soutenir les arrangements de voyage et de logistique pour le personnel et les visiteurs. Planifier et coordonner les rendez-vous. Fournir un soutien logistique et de communication aux activités de planification d’événements.
• Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes de renseignements au téléphone et en face à face. Fournir des informations précises concernant l’organisation au grand public, aux clients, aux partenaires et aux donateurs. Reçoit et trie le courrier et les livraisons. Assure la connaissance des mouvements du personnel entrant et sortant de l’organisation.
• Autres tâches assignées par le superviseur.

Qualifications de base

• Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine pertinent préféré.
• Deux ans d’expérience de travail dans un environnement de bureau dans un rôle de bureau ou administratif. Une expérience avec une ONG locale ou internationale est un plus.
• Une formation complémentaire peut remplacer une certaine expérience.

Langues requises – Maîtrise du philippin et de l’anglais écrits et parlés

Voyages – Doit être disposé et capable de voyager jusqu’à 10 %.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Bonnes compétences en gestion du temps et capacité à travailler sur plusieurs tâches;
• Forte orientation vers le service client avec de bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles;
• Proactif, débrouillard, orienté solutions et axé sur les résultats.

Qualifications préférées

• Expérience de la dactylographie/du traitement de texte, de la saisie de données dans des bases de données et des formulaires en ligne et de l’utilisation de divers équipements de bureau.
• Expérience avec le package MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et les systèmes de gestion de l’information. Maîtrise de Word.