Avis d’appel à candidature : Expertise France recherche un(e) Coordinateur(trice) des fonctions transversales en RDC.

SITUATION/ POSITION : Direction des Opérations

Le/la coordinateur/trice des fonctions transversales basé.e à Kinshasa est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Pays RDC. Il/elle travaille en lien régulier avec l’ensemble des chefs de projets basés en RDC. Il pilote une équipe d’agents en charge des fonctions support de tous les projets. Son action s’insère dans la coordination des CAM menée par la cellule organisation et transformation de la Direction des Opérations. Enfin, il est amené à être en interaction régulière avec la Direction des Fonctions Transversales au siège.

MISSIONS :

Le/la coordinateur/trice des fonctions transversales est responsable du soutien à la mise en œuvre des projets, en lien avec les équipes programme, à travers une cellule d’appui mutualisé (CAM), au service des différents projets concernés. Il/elle coordonne la planification, le pilotage et la mise en œuvre des activités financières, logistiques, contractuelles, administratives, RH de l’ensemble des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France. Il/Elle est responsable du reporting consolidé des projets sur les questions support.

Dans un premier temps, le.a CFT devra mettre en place la CAM, c’est-à-dire notamment déterminer l’organisation RH la plus appropriée par rapport aux besoins et contraintes des projets en cours de mise en œuvre ou de développement, mettre en place une implantation physique adaptée aux opérations et aux contraintes de sûreté & sécurité, identifier le cadre RH adapté pour permettre le recrutement et le déploiement du personnel local et international. Il.elle devrait également s’assurer d’opérationnaliser l’accord d’établissement d’Expertise France en RDC. Pour cela, il.elle devra piloter les aspects organisationnels, RHs mais également accompagner les chefs de projets dans les révisions budgétaires de leurs projets.

Une fois la CAM mise en place, Il/elle assure la coordination d’ensemble des équipes support. Il/ Elle assure le management des collaborateurs de la cellule. Au fur et à mesure de l’élaboration de la CAM, de nouveaux collaborateurs pourront être recrutés.

Il/elle assure aussi la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau.

Il/elle travaille en lien étroit avec les partenaires de mise en œuvre des projets : dans ce cadre, il/elle assure le dialogue externe sur les questions support avec les autorités locales et les bailleurs de fonds, toujours en lien avec les personnes ressource de la cellule pilotage, des départements thématiques de la Direction des Opérations et/ou de la Direction des fonctions transversales au siège.

Les principales missions confiées au/à la coordinateur/trice des fonctions transversales sont les suivantes :

Mise en place de la cellule d’appui mutualisée :

• Appuie la définition de l’organigramme cible sur la base du travail en cours, ainsi que les attributions des différentes personnes ;
• Recrute et accompagne les agents ;
• Définit les processus, et met en place les outils et procédures nécessaires à la professionnalisation et l’autonomisation des équipes sur le terrain;
• Définit les rôles et responsabilités de chaque service (RACI), en lien avec le/les responsables concernés pour fluidifier les interactions avec les projets ;
• Met à l’échelle certains processus pour appuyer les projets sur une échelle régionale (mécanismes d’appui et de reporting) ;
• Accompagne les projets dans la redéfinition de leur budget.

Management :

• Coordonne l’ensemble des équipes et assure le management direct des collaborateurs de la CAM ;
• Assure la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau ;
• Participe, en lien avec le référent sureté régional, aux processus de gestion de la sécurité des équipes projet.

Gestion financière :

• En lien étroit avec le/la responsable administratif.ve et financier.e qui en a la responsabilité : planification, pilotage et suivi du budget des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France ;
• Consolide le suivi budgétaire et prévisionnel mensuel des projets, en lien avec les équipes programme ;
• Supervise la trésorerie et la comptabilité mensuelle ;
• Responsable des exercices de clôture comptable et des références budgétaires agence ;
• Responsable de la sécurité financière ;
• Responsable de l’élaboration des rapports financiers, conformes aux règles bailleurs
• Responsable de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des audits des projets en lien avec le siège.

Passation de marchés et subventions

• En lien étroit avec le département des affaires juridiques et le/la responsable Contrats qui en a la responsabilité : planification, pilotage et suivi de la mise en œuvre du plan de passation de marché des projets, en lien avec les chefs de projet ;
• Met en place, avec le responsable Contrats, le processus achat de la CAM (demandes d’achat, règles de passation et d’octroi de subventions, numérotation des contrats) et le communique aux différents services internes.

Logistique et Evènementiel

• En lien étroit avec le/la responsable Logistique et Evènementiel : supervision des activités logistiques du bureau et des projets;
• Met en place le processus logistique de la CAM et le communique aux projets pour l’organisation d’ateliers, formations et évènements liés aux projets;
• Supervise les activités logistiques du bureau : moyens généraux, gestion des baux de location et informatique
• Valide le suivi logistique mensuel des projets et supervise la gestion des actifs projets et bureau
• Supervise le parc de véhicules et la gestion des chauffeurs.

Administration/RH

• Définition de la grille salariale d’EF en RDC
• En lien étroit avec le/la responsable RH, le cabinet de portage salarial, le département des ressources humaines et le département des affaires juridiques au siège : supervision de la gestion administrative des ressources humaines, incluant la mise en place des processus RH sur le terrain (recrutement, évaluation, formation) ainsi que l’harmonisation d’une politique salariale (grille de salaires)
• Consolide le suivi administratif et RH mensuel des projets
• En lien étroit avec le/la responsable RH, s’assure du bon déroulé de l’organisation des recrutements
• En lien étroit avec le/la responsable RH, s’assure de de la correcte mise en place de EF comme employeur direct en RDC.

Contrôle interne

• Responsable de la mise en application du contrôle interne au sein du bureau (transmission des procédures, suivi de leur appropriation);
• Contribue à l’élaboration de nouvelles procédures pour le terrain.