Médecins du Monde recrute un(e) coordinateur(trice) logistique, Bukavu, RDC

Contexte :

 est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde.

Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l’égalité ou contre les violences sexuelles par exemple) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations ;
• Accompagner : plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme ;
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

L’essentiel :

En République Démocratique du Congo (RDC), la santé des femmes est un enjeu de société. Outre le manque général d’accès aux soins de santé en raison du manque de structures, de qualifications et les distances à parcourir, les femmes et les filles sont également victimes de la banalisation du viol dans la société.

C’est pourquoi Médecins du Monde est présente sur place depuis plusieurs années.

Au Sud-Kivu, à Bukavu, nous soutenons l’hôpital Panzi du Dr. Mukwege, qui vient en aide aux survivantes de violences sexuelles, et avons mis en place un projet de prévention des violences sexuelles (« Communes Sans viols »). Nous intervenons également à Lemera et Uvira sur des programme d’accès aux soins de santé primaire.

Dans la région de Moba, nous renforçons les soins destinés aux femmes, aux mères et aux enfants. Dans la ville de Kinshasa, nous venons en aide aux enfants en situation de rue.

De plus, nous sommes également intervenus lors de la riposte Ebola à Bukavu et participons actuellement à la riposte Covid-19 à Kinshasa et au Sud Kivu.

En tant que Coordinateur/trice Logistique, vous êtes responsable de la gestion logistique de la mission MdM Belgique en RDC, vous faites partie de l’équipe de coordination et gérez l’ensemble des aspects logistiques de la mission via 3 différents rôles :

• Technicien et Manager : Coordonner l’ensemble des activités du service logistique afin de garantir le respect des procédures internes de MdM, des procédures bailleurs et des contraintes sécuritaires ;
• Responsable d’équipe : Coordonner le travail et les tâches des différents collaborateurs afin de garantir un cadre de travail optimal en fonction des moyens et priorités de la mission ;
• Membre de l’équipe de Coordination : Représenter l’organisation auprès des organismes externes, analyser, communiquer et apporter les améliorations nécessaires afin de permettre le déroulement logistique optimal des programmes sur la mission.

La fonction est sous la supervision hiérarchique du Coordinateur Général et fonctionnelle du référent Logistique au Siège.

La coordinateur Logistique est assisté dans ses tâches par un adjoint basé à Bukavu et de logisticiens sur chaque base MdM.

La fonction assure la supervision d’un groupe de +/- 25 collaborateurs (fourchette indicative) sur 5 bases dans le Sud Kivu (Bukavu, Uvira, Hauts Plateaux), dans le Tanganyka (Moba) et à Kinshasa.

Assure des contacts réguliers avec le Coordo Log des autres sections MdM présentes dans le pays afin d’harmoniser au mieux les activités et procédures d’ordre sécu ou log. Assure également une collaboration efficace et respectueuse des membres de consortium dont MdM fait partie e.a avec l’équipe de l’ONG People in Need dans le Sud Kivu.

Principales taches :

En tant que technicien et manager :

Exemples de tâches :

Appui logistique aux programmes :

• Gérer l’approvisionnement logistique et médical des structures appuyées par MdM ;
• Appuyer les log base pour assurer la réponse logistique des structures de santé en fonction des besoins (maintenance, entretien du matériel, travaux de construction/réhabilitation identifiés par MdM, sécurité des lieux) ;
• Appuyer les coordinateurs dans l’évaluation et la budgétisation de besoins logistiques adéquats et adaptés aux différents projets de la mission.

Gestion de la chaîne d’approvisionnement :

• Planifier et organiser les marchés transversaux de la mission, gérer les achats de la base (Bukavu), assurer le suivi des plans d’achat de chaque base ;
• Faire appliquer et veiller au respect des procédures d’achat MdM et des bailleurs de fonds ;
• Contrôler et archiver les dossiers d’achat, tenir à jour les registres correspondants ;
• Elaborer des listes de fournisseurs, listes de prix et les mettre régulièrement à jour. Entretenir les bonnes relations avec les fournisseurs et évaluer régulièrement la concurrence ;
• En étroite concertation avec le Coordinateur Médical, organiser les achats médicaux en RDC et faire le suivi des achats internationaux, en relation avec le siège ;
• Gérer l’importation et le dédouanement des commandes internationales ;
• Participer à d’éventuelles négociations avec le ministère du Plan et les autres agences gouvernementales (sur les questions douanières par exemple) ;
• Organiser les transports de personne et de fret vers les bases en considérant les aspects logistiques, financiers et sécuritaires ;
• Coordonner avec UNHAS, ECHO-flight, (ou CICR le cas échéant) et Cies aériennes commerciales pour l’acheminement de fret vers les bases.

Gestion des Stocks et Equipements :

• Veiller à la réalisation des inventaires physiques (stocks logistique et équipements) sur sa base, ainsi qu’au même suivi sur les autres bases ;
• Appliquer et veiller au respect des procédures de gestion des stocks MdM (entreposage, stockage et suivi des consommations) ;
• Appliquer et veiller au respect des procédures de gestion des biens d’investissement MdM de la mission.

Gestion des Véhicules / parc motorisés :

• Coordonner l’entretien, le suivi, la réparation des véhicules/motos (ou bateaux le cas échéant), ainsi qu’au même suivi sur les autres bases ;
• Appliquer et veiller au respect des procédures de gestion du parc motorisé MdM sur toutes les bases ;
• Etablir le planning des chauffeurs et des mouvements hebdomadaires de la base à Bukavu ;
• Effectuer des contrôles (i.e logbooks, système de tracking…) et tenir à jour le suivi des consommations carburants ;
• Gérer l’achat, et la location de véhicules additionnels si besoin ;
• Recruter et former les chauffeurs aux règles de conduite MdM à Bukavu.

Gestion des locaux :

• S’assurer de la sûreté et de la sécurité des bâtiments MdM sur chaque base (gardiens existants et formés, liste téléphoniques, éclairage, plan d’évacuation, malle hibernation etc…) ;
• Assurer le suivi des contrats, pour les prestations, maintenances et réparations régulières des bases MdM (équipement, satellitaire, énergie, baux, etc…).

Sécurité – Assurances :

• Appuyer le Coordinateur Général dans la mise à jour annuelle du Pack Sécurité et participer avec la Coordinatrice Générale à la veille sécuritaire de la mission ;
• Collecter, analyser, capitaliser et archiver les rapports d’incidents de la mission et les partager avec le référent sécu au siège ;
• Veiller à la compréhension et l’application des règles sécuritaires par tous sur la mission (staff, visiteurs, etc.) ;
• En back-up, effectuer les briefings sécu pour tout nouvel arrivant ;
• Veiller à une couverture assurantielle optimale en lien avec les bâtiments, équipement, véhicules (par ex : assurances vols, incendie…).

En tant que responsable d’équipe :

Exemples de tâches :

• S’assurer que les procédures administratives (absences, congés…) sont respectées par les membres de l’équipe logistique ;
• Identifier les besoins en ressources humaines, superviser le recrutement, créer / réviser les descriptions de tâches et faciliter l’introduction de nouveaux membres de l’équipe ;
• Encadrer les membres de son équipe; élaborer les plans d’action annuels, fixer les objectifs individuels, effectuer les évaluations, organiser les back-up en cas de congé, absence, en collaboration avec le dpt RH prendre les mesures disciplinaires ;
• Visiter régulièrement les bases afin de vérifier l’efficacité du service logistique et renforcer les compétences du staff dans ce domaine ;
• Identifier les besoins de formation (coaching, formation continue, conférences…) des membres de l’équipe ;
• Former les membres du personnel concernés aux outils et procédures logistiques en place ;
• Développer et animer des formations en gestion logistique et/ou sur des sujets spécifiques afin d’augmenter les capacités et les connaissances des membres de l’équipe MdM ;
• Garantir le classement, l’archivage de la documentation, et la sécurité des données produites par votre service ;
• Organiser et superviser les réunions du service.

En tant que membre de l’équipe de coordination :

Exemples de tâches :

• Agir en tant que point de contact avec le(s) référent(s) technique(s) du siège ;
• Rédiger les rapports réguliers sur ses activités dans le sitrep mission ;
• Rédiger le rapport logistique mensuel et assurer un contact régulier avec son référent au Siège ;
• Contribuer à l’organisation des back-up (absences, congés) ;
• Participer avec l’équipe de coordination pays à la réflexion sur l’évolution de la mission, et la programmation de nouveaux projets et/ou réorientation (cycle de projet, Plans d’Actions Annuels, Stratégie d’Intervention Pays) ;
• Participer avec l’équipe à la programmation opérationnelle en proposant des solutions logistiques aux enjeux des projets ;
• Participer à la rédaction des parties techniques par métier des demandes de financement, rapports bailleurs, MOU, convention de partenariats. Analyser les conditions spécifiques de chaque bailleur de fonds et les implémenter dans la gestion logistique de la mission ;
• Participer à la rédaction des parties techniques par métier des demandes de financement et des rapports bailleurs intermédiaires et finaux ;
• Participer aux réunions inter-log/sécurité avec les autres ONG ;
• Participer à l’analyse des suivis budgétaires mensuels, et à l’identification des écarts et proposer des ajustements au service financier.

Effectuer les briefings et débriefings par “métier” pour tout nouveau membre du personnel.