Alima recrute un coordinateur des ressources humaines (H/F), RDC

Contexte :

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action inscrits au sein de notre CHARTE :

1. Le patient d’abord ;
2. Révolutionner la médecine humanitaire ;
3. Responsabilité et liberté ;
4. Améliorer la qualité de nos actions ;
5. Faire confiance ;
6. L’intelligence collective.

Soigner – innover – ensemble :

Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 4 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 11 pays d’Afrique. En 2018, nous avons développé 41 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 330 structures de santé (dont 28 hôpitaux et 300 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques.

L’équipe Alima :

Plus de 2000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays Pd’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

Nos pays d’interventions : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Mauritanie.

Nos thématiques projets : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, santé mentale, …

Les programmes ALIMA en RDC :

ALIMA intervient en République Démocratique du Congo depuis août 2011 dans deux domaines relatifs à son expertise : la nutrition et la lutte contre les maladies épidémiques (choléra, rougeole et paludisme). Pour l’ensemble de ses programmes, ALIMA travaille en étroite collaboration avec les autorités sanitaires et administratives congolaises.

A partir de 2013, ALIMA a décidé de concentrer l’ensemble de ses activités sur la lutte contre les maladies épidémiques, en développant un projet de Réponse aux Urgences en Santé et WASH (RUSH) spécifique aux épidémies de rougeole, de paludisme et de choléra. Il s’agit d’équipes d’intervention rapide pluridisciplinaires permettant de renforcer le système de surveillance, augmenter les capacités d’évaluation rapide et assurer la réponse aux urgences en fournissant des soins de santé et des services WASH.

En 2015 ALIMA, toujours à travers ses projets RUSH, a répondu à l’importante flambée épidémique de rougeole fin 2015 dans l’ex-province du Katanga. ALIMA a participé, en coordination avec les autorités et les autres partenaires présents dans la zone, à la riposte vaccinale d’urgence. Ainsi, entre août 2015 et janvier 2016, plus de 285 000 enfants de 6 mois à 10 ans ont été vaccinés contre la rougeole.

En 2016, ALIMA poursuit ses mêmes activités à travers le volet du projet RUSH dans l’ex-Katanga. Quatre interventions ont été menées et ont ainsi permis de prendre en charge 1 400 cas de choléra, plus de 800 cas de rougeole, plus de 30 000 cas de paludisme et de vacciner contre la rougeole plus de 149 000 enfants.  L’année 2016 a été également marquée par une recrudescence des cas de choléra à l’échelle du pays. ALIMA a donc lancé une riposte choléra dans les provinces du Maniema, de la Tshopo et de la Mongala dès novembre 2016.

De janvier à juillet 2017, ALIMA a mené également un projet d’accès aux soins de santé primaire dans la Zone de Santé d’Opienge (province de la Tshopo) pour les populations hôtes et les personnes déplacées par les conflits plus à l’Est. ALIMA a par ailleurs répondu à l’épidémie d’Ebola qui s’est déclarée en mai 2017 dans la province du Bas-Uélé en RDC. Enfin ALIMA a apporté plusieurs réponses aux flambées de choléra à travers le pays dans le Lomami, le Haut Lomami, le Kasaï et la région de Kinshasa. La mission RDC a aussi la spécificité d’avoir un projet de prise en charge des VBG.

De mai à juillet 2018, ALIMA a apporté une réponse urgente à l’épidémie EBOLA dans la province de l’Equateur.

Situation actuelle :

Pour 2019 la mission RDC a clôturé le projet Santé Nutrition et le second volet du projet VBG dans deux nouvelles zones dans le Lomami. Et une réponse urgente à l’épidémie de Rougeole dans la zone de santé de Kalonda Ouest.  Sur la zone de santé de Kamwesha ; ALIMA a clôturé une première phase du projet medico nutritionnel (en consortium avec ACF) et grâce au financement d’ECHO ce projet s’est étendu à un appui globale intégrant les soins de santé primaire et les aspects de protection (PEC VBG). En parallèle, le second projet, nommé OPTIMA est une réponse traditionnelle à la malnutrition avec une composante recherche visant à établir un protocole simplifié de la prise en charge de la malnutrition aiguë sévère et modéré, est en continuation.

Enfin en réponse à l’épidémie d’Ebola déclarée au Nord Kivu depuis le mois d’aout 2018, fort de son expertise dans le domaine, ALIMA a initié une réponse à la maladie à Virus Ebola dans la zone de santé de Béni en mettant en place un CTE sous une approche innovante de la prise en charge médicale avec la CUBE « Chambres d’urgence Biosécurité pour Epidémies », cette intervention a été étendu aux zone de santé de Katwa et Mambasa (en province d’Ituri). En associant un volet de recherche spécifique à Ebola dont RCT et EVISTA. Au mois de septembre ALIMA a fait la passation du CTE à MSF France et continue le support à travers les projets de recherches (RCT et EVISTA).

L’épidémie MVE a déstabilisé et déstructuré complètement le système de santé, ALIMA après avoir réalisé deux évaluations (Septembre et Octobre), a avec le financement d’ECHO, ALIMA en consortium avec COOPI ont lancé depuis Novembre 2019 un projet intégré Santé-Protection sur la zone de santé de Beni pour une période de 12 mois. C’est un projet de Réponse multisectorielle en santé, nutrition et protection au profit des populations vulnérables affectées par la crise dans la Zone de Santé de Béni au Nord Kivu, RDC. Alima est le lead dans ce consortium.

Vu le contexte actuel lié au COVID-19, ALIMA commence une activité de PEC COVID-19 à Beni à la demande de la Division Provinciale de la Santé. Cette partie du projet est gérée par la mission avec le Services des Urgences à Dakar.

Typologie du poste :

Lieu de mission : Le poste sera basé à Goma (Province du Nord Kivu, RDC), avec des déplacements réguliers sur le terrain et sur Kinshasa.

Liens fonctionnels et hiérarchiques :

• Supérieur hiérarchique : Chef de Mission ;
• Référent technique : Référent RH Desk 1 basé à Dakar ;
• Personnel sous sa responsabilité hiérarchique/fonctionnelle : Assistant admin, administrateurs projet ;
• Collabore avec les Coordinateurs (capitale et terrains).

Mission et activités principales :

Responsabilités majeures :

• Garantir la bonne gestion des ressources humaines de la mission dans le respect du cadre de gestion ALIMA et de la législation locale ;
• Être le point focal Ressources Humaines et le conseil des managers ;
• Être le point focal avec les autorités administratives (Inspection du travail, Avocat, Sécurité Sociale, Impôts, etc.).

Description des tâches :

Gestion administrative de la mission :

Cadre administratif et légal :

• En collaboration avec l’admin, il assure le suivi des mouvements du personnel (Hébergement, ordres de mission, conditions de vie pour le personnel mobilisé, …) conformément au règlement intérieur et aux statuts du personnel et la politique sécuritaire de la mission ;
• Participe à la planification, en collaboration avec les superviseurs, des congés des employés et assure le suivi sur la base d’un planning des congés de la mission ;
• Participe à la gestion administrative d’éventuelles mesures disciplinaires en collaboration avec le superviseur direct de l’employé concerné et s’assure de la mise à jour dans la base Homère des mesures disciplinaires prise dans le mois ;
• En support aux équipes des projets quant à la bonne gestion des procédures disciplinaires ;
• S’assure de la préparation des déclarations mensuelles des impôts et cotisations et s’assure de son paiement et de l’archivage ;
• S’assure du renouvellement des documents légaux pour le bon fonctionnement d’ALIMA ;
• Veille aux enregistrements annuels des contrats de bail et aux termes des contrats maisons coordinations et projets ;
• Valide toute la documentation écrite (certificats, etc.) pour le personnel.

Veille Juridique de la mission et respect des règlements :

• Assure la veille Juridique de la mission en créant un réseau d’information ou un panel à travers lequel il sera éventuellement informé ;
• Se documente sur la législation du travail dans le pays (contacts avec l’inspection du travail, l’avocat, recueil d’information auprès des autres ONG, recherche des actualisations en matière de droit du travail) ;
• Se documente sur la législation fiscale dans le pays (contact avec Direction générale des impôts, Sécurité sociale, avocat, autres ONG…) pour tout ce qui concerne les taxes sur les salaires, les contrats de service, les sommes versées aux tiers, etc ;
• Veille au respect des lois et règlements au sein de la mission dans ses domaines de responsabilité, et s’assure notamment de la conformité, du calcul des salaires et taxes etc…avec la législation nationale ;
• Contribue à la définition et la mise en application des documents de politique et prise en charge du personnel (Règlement Intérieur, contrats, etc.) ;
• S’assure du bon respect des politiques de prise en charge et du règlement intérieur sur la mission.

Gestion du personnel national :

Recrutement et Introduction du personnel nouveau :

• S’assure de la publication des offres d’emploi (Validation auprès de l’ACFPE, publication auprès d’autres ONGs, sur internet…) ;
• S’assure de la bonne gestion administrative des candidatures reçues et appui l’équipe administrateur des projets dans l’organisation de tests ;
• Participe aux entretiens d’embauche en appui aux équipes projets ;
• Appui l’administrateur projet dans le briefing du personnel sur le règlement intérieur et le code de bonne conduite ALIMA ;
• S’assure que l’inscription des employés à la Sécurité Sociale est effectuée ;
• S’assure du bon archivage de dossiers de recrutement.

Contrat de travail et suivi :

• S’assure de la rédaction des nouveaux contrats de travail ;
• S’assure de la compilation et mise à jour des dossiers des employés ;
• S’assure de la création et /ou actualisation du dossier de l’employé et de son salaire dans Homère, avec l’information nécessaire et /ou saisie des données (identité, contrat de travail, personnes à charge) ;
• S’assure que le suivi des congés en cours dans Homère et le planning des réajustements requis est effectué.

Paiement de salaires, impôts et cotisations sociales :

• S’assure de la saisie des éléments variables des salaires dans Homère de la Coordination : des acomptes sur salaire et absences (congés payés, arrêt maladie, congés sans solde, etc.), collecte des formulaires des heures supplémentaires, en vérifiant leur validité ;
• Apporte un appui aux terrains sur les difficultés rencontrées en matière de salaire, impôts et cotisations sociales ;
• S’assure que l’archivage et le classement de tous les documents est bien effectué ;
• Valide les bases de données HOMERE.

Gestion administrative du personnel :

• S’assure de la présence des descriptions de fonctions mises à jour pour chaque employé et que chaque employé ait lu et signé son profil de poste ;
• Appuie la réalisation du processus de recrutement en coordination et terrain (appel à candidatures, collecte de CV et PV à remettre au superviseur recruteur ; organisation pratique des tests, participation aux entretiens si nécessaire, …), l’élaboration du rapport final de recrutement sur la base de l’outil de recrutement mis en place ;
• Vérifie que tout le personnel nouvellement embauché bénéficie d’un programme d’induction et intégration dans leur service respectif (orientation au poste) ;
• Vérifie que les superviseurs et responsables d’activités fixent des objectifs, font les évaluations du personnel, donne l’appui nécessaire, et produit un rapport des évaluations ;
• Élabore un rapport d’évaluation incluant les besoins de formation exprimés ;
• Appuie l’organisation pratique de formations ;
• Appuie l’organisation des réunions mensuelles du personnel ;
• Produit le rapport RH mensuel et les documents y afférents : Tracking CDD-CDI, Tracking Bilan, Tracking Recrutement ;
• Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les superviseurs, et/ou les coordinateurs ;
• Gestion des personnels primés du MSP (Ministère Santé et population) et participe à l’élaboration des protocoles d’accord.

Suivi du parcours du personnel national :

• S’assure que les Plans d’objectifs de Performances et les bilans du personnel sont réalisés ;
• Analyse les bilans du personnel dans une approche de parcours professionnel ;
• Propose et anticipe les détachements de personnel au sein des autres missions ALIMA ;
• Renforce les capacités des personnels nationaux (mise en place d’outils simple de renforcement de capacité, soutien des managers pour la formation et le suivi…).

Gestion du personnel expatrié :

• En liaison avec le service administratif de Dakar, s’assure du suivi du personnel international : dates d’arrivée et de départ, de congés payés, des passeports, visas et billets d’avion ;
• En support aux équipes pour les planifications des breaks ;
• En collaboration avec les administrateurs, alerte pour les bilans intermédiaires et finaux ;
• Veille à la transmission des bilans et rapports fin de mission au référent RH desk ;
• S’assure de la constitution des dossiers des internationaux et fournit les documents nécessaires pour ceux qui n’en disposent pas (carte ALIMA, ordre de mission, carte de séjour…) ;
• Présente les règles et politiques RH en vigueur dans la mission (règlement intérieur, politique break, politique des abus etc.) et organise les briefings des internationaux à leur arrivée ;
• En collaboration avec le responsable Admin/RH s’assure du renouvellement des visas des expatriés, visas de sécurité et/ou de tous autres documents légaux exigés par la police et du ministère (Agreement, Convention avec le Ministère de Tutelle) Demande d’autorisation d’entrée…) ;
• S’assure du suivi des dates d’échéances les billets d’avion des internationaux de façon à les utiliser de manière appropriée avant la date de péremption ;
• S’assure de la communication au Chargé des Départs au siège (au bureau des départs) des informations de la fin de mission ;
• Appuie le chef de mission dans la gestion des ressources humaines du personnel expatrié (gestion des conflits, anticipation des recrutements, rédaction des profils de poste…).

Encadrement et animation d’équipe :

• Mise en place d’un département RH à la coordination avec recrutement et formation d’une équipe nationale ;
• Définit les profils de poste, les objectifs et réalise les bilans des membres de son équipe ;
• Réaliser les bilans de son équipe dans une approche de parcours professionnel ;
• Rendre possible des formations et changement de poste. Proposer et anticiper des détachements ;
• Identifie les compétences que les membres de son équipe doivent acquérir pour maîtriser leurs postes et organiser des formations pour les renforcer ;
• Organise et anime des réunions d’équipe.

Budget missions : Participe à l’élaboration des budgets de la mission pour la partie RH (organigramme, salaire, primes…), Transports internationaux, Loyers.

Cette description de tâches n’est pas exhaustive et peut être modifiée en fonction de l’évolution du projet.