Avis de recrutement : COOPI recrute un Administrateur Régional basé en RCA, RDC et au Tchad.

L’Administrateur Régional est chargé de:

Contrôler la bonne exécution des activités administratives des pays et des projets, ainsi que soutenir les activités des Administrateurs Pays dans ses domaines de compétence et conformément aux procédures, manuels et règlements de COOPI, ainsi qu’aux règles contractuelles prévues par les différents bailleurs de fonds;
Garantir que les Administrateurs Pays assurent le traitement et la transmission des rapports et formulaires pertinents et, si nécessaire, intervenir en prenant les mesures correctives qui s’imposent;
Approuver les rapports financiers des projets avant leur transmission au donateur;
Effectuer le contrôle de gestion des sites et des activités du projet en signalant au coordinateur régional et au coordinateur national toute anomalie, en proposant des hypothèses de solution;
Assurer la gestion des audits externes en coordonnant et en soutenant les différents Coordinateurs Pays.

Plus précisément, la mise en œuvre de la mission implique les activités suivantes:

Budget:

Collaborer aux budgets des nouveaux projets conformément à la planification et à la durabilité de la Coordination Régionale;
Vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des données fournies par les pays pour le budget et les transmettre au siège.

Gestion du projet:

Au début du projet, recevoir le plan d’approvisionnement du gestionnaire de projet par l’intermédiaire des Administrateurs Pays, le vérifier en s’assurant de sa conformité avec le budget et les procédures nécessaires, et le télécharger dans les outils internes appropriés;
transmettre les couts italien à l’adiministrateur pays;
Assurer le suivi de l’élaboration du plan d’achat;
Assurer une cohérence constante entre les comptes des projet, des pays et du siège, en vérifiant la cohérence entre eux;
Vérifier et contrôler les subventions à recevoir;
Planifier et contrôler le calendrier des rapports à soumettre en Italie et à l’étranger pour les pays de sa zone;
Vérification et approbation des rapports intermédiaires ou finaux établis sur place; finalisation et approbation des rapports finaux à soumettre depuis Milan;
Compilation de la réconciliation des projets;
Soutien aux audits effectués au siège pour les pays de compétence;
Vérification et analyse de la réconciliation.

Coordination:

Appuyer la préparation du budget annuel du pays;
Préparation du budget régional et de son suivi périodique;
Appuyer l’organisation du travail des Coordinateurs Pays en leur fournissant des orientations (priorités, modalités) de travail;
Assurer la pérennité de la Coordination Régionale et la décharge des services du siège de Milan;
Vérification de la viabilité des pourcentages administratifs et des parts monétaires;
Préparer et vérifier les données comptables et administratives requises par le siège;
Vérifier qu’un suivi périodique des aspects financiers de chaque pays de responsabilité est en place;
Mettre à jour des données sur les outils internes pour le traitement des fiches budgétaires.

Sélection et formation:

Participer à la phase de sélection des Administrateurs Pays;
Assurre la formation des Administrateurs Pays;
Contribuer à l’évaluation des Administrateurs Pays à la fin du contrat;
Participer activement aux processus d’intégration à distance et en personne des nouveaux Administrateurs Pays et, si nécessaire, des autres membres du personnel administratif;
Effectuer des missions d’intégration pour les nouveaux Administrateurs Pays;
Superviser en permanence et contrôle périodiquement le travail des Administrateurs Pays, en menant des activités de formation continue;
Effectuer des missions de suivi et de formation.

Essentiel

Formation universitaire en Sciences Sociales, Sciences d’Affaires ou Techniques;
Un minimum de cinq ans d’expérience professionnelle pertinente;
Au moins trois ans d’expérience démontrée dans le domaine de l’aide internationale et du développement dans des pays africains, se trouvant dans une situation similaire;
Maîtrise des procédures des principaux bailleurs (ex. EU, ECHO, les Agences UN);
Excellent niveau de communication oral et écrit, d’aptitudes à la négociation, de compétences multitâches et grands de l’organisation;
Capacité démontrée de travail en équipe nécessaire;
Expérience de liaison avec les autorités gouvernementales/locales, les OI et les ONG;
Capacité démontrée de travailler dans des environnements stressants et sous pression;
Excellente connaissance de la langue française;
Excellente connaissance du paquet MS office.

Souhaitables