COOPI recrute un(e) Responsable Suivi & Evaluation Administratif en RDC.
Objectif du poste
Être responsable du suivi de l’administration des projets . Supporter les administrateurs des bases indiqués par la coordination administrative de Kinshasa, dans la gestion comptable, administrative et financière des projets dans le respect du contrat du projet, des procédures de COOPI et du bailleur, et de la législation nationale en vigueur. Sous mandat de, et en suivant un programme prioritaire défini avec la coordination administrative de Kinshasa, assurer le suivi et fournir les indications et le support nécessaire aux administrateurs et chefs de projet .
Responsabilités
Gestion administrative
- Faire la vérification périodique de la gestion administrative du projet dans le respect des procédures administratives, comptables, financières, fiscales avec une attention particulière aux achats des biens, travaux et services. vérifier le classement des documents administratifs ;
- Assurer l’analyse des paquets mensuels et identifier les ecarts ;
- Préparer un programme de revue/contrôle des opérations ;
- Préparer et assurer l’envoi de la documentation des pièces comptables des projets afin de clôturer et préparer l’archivage final ;
- Contrôler les pièces justificatives comptables , la conformité des contrats signés avec les fournisseurs ; vérifier et contrôler l’application correcte de la loi fiscale ;
- Assurer la vérification et la conformité des opérations aux procédures de COOPI et celles des bailleurs ;
- Garantir le suivi du bon archivage électronique et physique des pièces comptables ;
- Préparateur des ressources locales afin d’assurer la relève au bout de 12 mois ;
- Rédiger mensuellement un rapport d’activité mentionnant les travaux effectués, les observations relevées, et les principales recommandations ;
- Conduire, à la demande de la coordination, des audits spécifiques pour des sujets spécifiques, sous forme d’enquêtes ;
- Faire l’intérim des administrateurs de projets , ou de l’administrateur pays, en cas de congé/mission ; le cas échéant, à la demande de la coordination administrative, supporter l’administrateur de projet et le chef de projet dans la rédaction des outils de planification et suivi financier du projet en collaborateur avec le Responsable M&E Programs et le Coordinateur Logistique. Travailler en étroite collaboration avec le Responsable M&E Programmes, le Chef de base, et le Coordinateur Logistique pour les procédures ;
- Participer à l’élaboration du budget de projet , des bases et de la coordination ;
Rapports
- Rédiger les rapports financiers intermédiaires et finaux des projets en collaboration avec les Chefs de Projets et sous la supervision de l’Administrateur Pays ;
- Préparateur des communications avec les bailleurs et partenaires ;
Audits
- Assurer la mise à jour et le suivi de l’agenda des rapports financiers et narratifs , des audits et des vérifications ponctuelles ;
- Préparateur les audits internes / les pré-audits et les audits externes ;
- Lors d’un audit, s’assurer que toutes les documentations sont conformes aux exigences définies par COOPI et les bailleurs ;
- Mettre en place et suivre le plan de mise en œuvre des recommandations des audits, spot check, mission du siège ;
- Point focal compliance/conformité : préparateur les formations et sensibilisation du personnel COOPI sur l’éthique, lutte contre la fraude et la corruption, PSEA, et participe au briefing des nouveaux.
Missions
- Faire des missions de suivi au démarrage du projet : mise en place des outils, suivi de la gestion comptable et administrative, suivi des contrats ;
- Faire des missions ponctuelles sur le terrain au besoin ;
- Faire des mission d’évaluation du plan de clôture du projet : superviseur de la clôture du projet d’un point de vue administratif.
Formation
- Former le personnel local et expatrié : en accord avec la coordination nationale, réalise des sessions périodiques de formation sur la mise à jour de l’administration du projet ;
- Participer aux dépouillements des appels d’offres et avis de recrutement ; et, en accord avec l’Administrateur Pays, assure le recrutement du personnel administratif, de son intégration et de la formation ;
- Assurer en commun accord avec le chargé de programme l’évaluation des partenaires ;
- Assurer la formation et le renforcement de la capacité des partenaires locaux .
Profil du candidat
Essentiel
- Diplôme en sciences économiques ou similaires ;
- Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion économique et financière de projets et dans la comptabilité dans des ONG;
- Excellente capacité à conduire un audit ;
- Excellentes capacités rédactionnelles et connaissance du paquet Office ;
- Expérience dans l’utilisation des bases de données comptables ;
- Expérience dans le rapport financier et la gestion de contrôle interne ;
- Excellente capacité de travail dans les conditions de base et de s’adapter à la vie du terrain ;
- Bonne technique de formation et de transfert du savoir ;
- Excellente capacité organisationnelle, souplesse, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail ;
- Excellente capacité de travail sous pression ;
- Excellente capacité de travail en équipe et par objectifs ; capacité de former les collaborateurs selon les besoins ;
- Capacité de travailler dans un contexte politique et sécuritaire sensible et complexe et dans un environnement multiculturel ;
- Bonne connaissance des procédures des bailleurs UN ,UE, ECHO, etc ;
- Maîtrise du français, parlé et écrit;
- Intérêt et motivation à travailler dans une ONG en respectant ses valeurs et principes ;
Souhaitables
- Expérience de travail en Afrique et / ou dans des contextes de conflit / post-conflit est un atout ;
- Excellentes capacités de négociation et de communication.