Avis de recrutement : La Wildlife Conservation Society (WCS) recrute un(e) Responsable des achats, RDC

Principales responsabilités 

Organisation et planification

• Participer à l’élaboration des propositions, établir le plan de passation des marchés pour chaque projet et assurer leur validation par le directeur pays et le directeur régional lorsque cela est justifié.

• Veiller à ce que les plans de passation des marchés du projet soient établis, révisés et exécutés.

• En collaboration avec les gestionnaires de subventions au niveau du site, établir un cycle de reporting pour chaque projet financé.

• Surveiller la chaîne d’approvisionnement locale et appliquer les événements géopolitiques pour anticiper les acquisitions et les perturbations en temps opportun dans la chaîne d’approvisionnement et proposer des solutions alternatives aux parties prenantes.

 Gestion des achats

• Gère les communications et les interactions avec les équipes d’achats et de logistique régionales et internationales.

• En collaboration avec les autres départements, s’assure que la procédure de dédouanement se déroule selon les normes et que les dossiers sont dédouanés dans les délais.

• En collaboration avec les autres services, demande les franchises et les transmet aux transitaires.

• Sert de point focal pour les transitaires et gère toutes les procédures de dédouanement à l’importation et à l’exportation. Cela comprend l’aide aux marchandises importées par les voyageurs WCS.

• Supervise le Chargé des Achats et collabore avec les Logisticiens du Site à l’identification des fournisseurs et au traitement des dossiers d’achat jusqu’à l’archivage dans le respect des procédures WCS.

• S’assure que les commandes sont traitées dans un délai raisonnable en définissant les priorités de son équipe.

• Localise les modèles de système de suivi électronique.

• Supervise les études de marché réalisées par l’acheteur et le logisticien de la base, en s’assurant que la procédure d’appel d’offres a été réalisée.

• Forme et informe les équipes de tout changement dans le processus d’achat.

• Tient à jour le fichier de suivi des achats internationaux et le partage avec les demandeurs.

• S’assure que les fichiers de suivi des achats nationaux sont mis à jour et partagés avec les demandeurs.

• En collaboration avec le service financier, s’assure que les termes et conditions du contrat WCS sont respectés.

• Assurer le suivi des contrats et informer son supérieur hiérarchique trois mois à l’avance de la fin de tout contrat.

Gestion de l’inventaire

• Supervise la gestion des fournitures et des éléments non consommables (équipements et matériels), ainsi que les inventaires.

• Supervise le suivi des stocks pour le bureau de Goma et s’assure qu’il est également effectué pour chaque site et le bureau de Kinshasa.

• Veiller à ce que les stocks soient rangés, propres, ordonnés et sécurisés.

• Informe son supérieur hiérarchique de tout problème constaté.

• S’assure que les feuilles de stock et les feuilles de pile sont tenues à jour.

• Supervise la circulation des marchandises à travers Goma et Kinshasa, et vérifie que les documents correspondants sont remplis (Accusé de Réception, Bon de Livraison).

• S’assure que les rapports d’inventaire et de stock sont mis à jour mensuellement.

• S’assure que l’inventaire physique est effectué tous les trois mois.

• Enquête sur les écarts de stock et informe la hiérarchie.

• Organise des inventaires aléatoires des équipements pour vérifier la fiabilité du suivi mensuel et prend des mesures correctives si nécessaire.

Rapports

• S’assurer que des rapports d’inventaire trimestriels sont effectués sur chaque site.

• Analyse et compile les rapports des chantiers, mettant en évidence les difficultés et les solutions possibles, et les transmet à son superviseur.

• Prépare les documents pour les audits internes et externes.

• Fournir un rapport d’inventaire annuel précis de tous les équipements et biens achetés.

• Ce rapport annuel doit suivre les directives du WCS pour la clôture annuelle et les organismes de réglementation de la RDC (Ministère du Plan et Ministère des Finances).

Les candidats intéressés, qui possèdent les qualifications, compétences et expérience ci-dessus, doivent postuler via l’onglet candidature ci-dessous avant le 29 janvier 2024 .WCS est un employeur garantissant l’égalité des chances qui se consacre à l’embauche et au soutien d’une main-d’œuvre diversifiée.

Date limite : 7 janvier 2024

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