La Wildlife Conservation Society (WCS) est une ONG Internationale basée au Bronx, à New York, aux États-Unis d’Amérique et travaille dans le domaine de la Conservation de la Nature. A cet effet, la WCS met en œuvre des programmes de terrain dans plusieurs pays d’Afrique, dont la République du Congo, où elle travaille dans différents Parcs Nationaux et Réserves avec ses partenaires gouvernementaux.
WCS Congo est l’un des programmes les plus importants et les plus anciens du réseau de la Wildlife Conservation Society, avec un accent particulier sur la gestion des aires protégées, l’application efficace des lois, la recherche et le suivi, et le renforcement des capacités.
Le Parc National de Nouabalé-Ndoki (PNNN) est historiquement et financièrement le site le plus important du programme WCS-Congo. La responsabilité de la gestion du PNNN est déléguée à la Fondation Nouabalé-Ndoki, dont l’Unité de Gestion (UGP) est dirigée par WCS pour un mandat de 25 ans. Le Partenariat Public-Privé (PPP) est conçu pour assurer la gestion et le financement à long terme du PNNN, grâce à une structure de gouvernance transparente et responsable.
WCS veut confier à un ou groupe de Consultant(s) la rédaction d’un manuel de procédures administratives, financières, comptables, RH, logistiques et opérationnelles qui va régir la gestion au niveau du programme pays et de la FNN.
Objectif de la consultance :
- Objectif Général :
L’objectif de la consultance est de doter chaque entité, WCS-Congo et la Fondation Nouabalé Ndoki, d’un manuel de procédures administratives, financières, comptables, logistiques, RH et opérationnelles unique, consensuel adapté au contexte et répondant aux besoins après analyses du système d’organisation et de gestion en place.
- Objectifs Spécifiques :
La consultance a pour objectifs spécifiques de :
- Mettre à jour les documents de procédure déjà existants (logistiques et RHs notamment) ;
- Décrire et mettre par écrit les procédures et les opérations relatives au fonctionnement du système de gestion ;
- Décrire et mettre par écrit d’une manière simple et claire l’utilisation des logiciels SAP et Homère dans le cadre de la gestion comptable et RH de WCS et de la FNN ;
- Compiler l’ensemble des procédures dans un document unique et mettre à disposition des outils adaptés et formalisés pour la préparation, transmission, contrôle et traitement des documents administratifs, RH, comptables, logistiques ;
- Faire en sorte que le manuel serve de référence pour le contrôle de la conformité de l’ensemble des opérations du programme pays et du parc ;
- Après validation des documents, faire le suivi sur site de la mise en place et du respect des procédures.
Contenu du manuel :
Les deux manuels de procédures doivent préciser les principes de gestion, les tâches et procédures à appliquer. Les manuels doivent s’appliquer à l’ensemble des financements et des activités du programme pays et du parc national.
Les procédures administratives, financières, comptables, logistiques, RH et opérationnelles doivent être regroupées par fonction. A chaque fonction correspondent les responsabilités et les tâches à mener, chacune d’elles menant vers les opérations à exécuter et les modalités d’application.
Les procédures de contrôle interne des opérations, les dispositions et chaîne d’approbations avant transmission, responsabilités, archivages et classement des dossiers, doivent être détaillés.
Les chapitres qui devraient être développés dans le document sont :
- Définition et but du manuel ;
- Présentation du programme pays, du parc national de Nouabalé Ndoki et des organigrammes ;
- Procédures administratives :
- Gestion de courriers et documents ;
- Gestion des usagers ;
- Gestion des archives.
Procédures opérationnelles et logistiques
- Gestion des véhicules ;
- Gestion de carburant ;
- Gestion des biens et équipements ;
- Gestion du stock et du matériel ;
- Gestion de la réserve (rations des patrouilles et pisteurs) ;
- Gestion du fret ;
- Gestion de la sécurité du personnel, des biens et équipements ;
- Gestion du système d’information et de sécurité des données ;
- Procédures d’acquisition (biens, services et assistances techniques) ;
- Procédure et suivi de dédouanement des biens et marchandises ;
- Procédures sur les formations/ateliers ;
- Procédures sur les voyages domestiques et internationaux ;
- Procédures de communication interne et externe.
Procédures financières et comptables :
- Gestion des comptes bancaires ;
- Approvisionnement des comptes ;
- Réception des fonds ;
- Gestion de la caisse ;
- Dispositif de sécurité de la caisse ;
- Ordonnancement des dépenses ;
- Paiement des factures et autres ;
- Décaissements ;
- Enregistrement des transactions comptables et extra-comptables ;
- Rapprochement bancaire et caisse ;
- Gestion d’avances de fonctionnement ;
- Gestion des comptes d’attente ;
- Logiciel SAP ;
- Procédures d’allocation des coûts entre les différents financements ;
- Délégation de signature ;
- Procédures sur le suivi budgétaire ;
- Classement de la documentation comptable ;
- Audit interne et révision ;
- Gestion de l’économat.
Procédures RHs :
- Règlements intérieurs ;
- Recrutement ;
- Choix et établissement des contrats ;
- Politique de rémunération ;
- Gestion des absences et congés ;
- Discipline ;
- Santé au travail ;
- Instance représentative du personnel ;
- Gestion prévisionnelle des emplois et compétences (formations, évaluation, mobilité professionnelle) ;
- Fonctionnement des Comités d’Hygiène-Santé-Sécurité ;
- Du droit de représentation syndicale et organisation du dialogue social ;
- Annexes.
Méthodologie :
- Le manuel de procédures doit tenir compte du système, des règlements et procédures convenus par WCS et la FNN ;
- Entretiens avec les responsables clés des de l’organisations afin de comprendre le système et le fonctionnement de chaque entité et le lien entre elles ;
- Comprendre le contexte du programme pays et celui du parc national, par rapport à sa situation géographique, défis ;
- Prendre connaissance des documents, notes de services, manuels, outils existants ;
- Écriture des procédures non écrites, mise à jour des procédures existantes et compilation ;
- Revue du manuel de procédures par WCS ;
- Validation du manuel de procédures par WCS.
Livrables attendus : Les livrables attendus sont les deux manuels de procédures administratives, financières, logistiques, comptables RH et opérationnelles intégrants tous les modules qui serviront de référence à tous les intervenants dans l’exécution de leurs missions.
Durée de la consultance : La durée de la mission sera de 100 jours de travail maximum incluant la revue des documents par les responsables de WCS.
Profil du consultant :
- Diplôme d’études supérieures en gestion ou domaine connexe d’une institution reconnue d’enseignement supérieur ;
- Avoir une expérience dans le domaine de développement, humanitaire, conservation ;
- Expérience de travail avec des ONG et projets financés par des bailleurs de fonds internationaux (USG, EU, KfW, UK…) ;
- Avoir une excellente capacité rédactionnelle et de synthèse ;
- Avoir une expérience du contexte régional ;
- Avoir une expérience dans l’organisation, mise en place de système de gestions administratives, financières, comptables et opérationnelles ;
- Avoir une parfaite maîtrise du Français et de l’Anglais ;
- Avoir une parfaite maîtrise des outils informatiques.
Point focal du consultant :
Le Consultant aura comme point focal le Directeur Administratif et Financier du programme de WCS Congo, et sera en contact étroit avec le chef de service Administration et Finance et le chef de service Logistique & Infrastructures de la Fondation Nouabalé Ndoki.
Le Consultant donnera un bref rapport de la situation d’une manière périodique au Directeur Pays de WCS ainsi qu’au Directeur du Parc National de Nouabalé-Ndoki.
Lieu de travail : République du Congo (Brazzaville et autres sites WCS-FNN), et télétravail, selon chronogramme à discuter.
Date estimative de début de la consultance : Dès que possible
Candidature :
Veuillez envoyer votre CV, lettre de motivation et proposition financière à [email protected]. Veuillez indiquer « Consultant pour rédaction du Manuel de Procédures » dans l’objet de l’e-mail.
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 20 juin 2020.