1) Réception, vérification des documents et enregistrement des demandes de paiements
- Enregistrer correctement les différents paiements sans bon de commande et les «Prepayment » et faire leur suivi dans oneUNOPS.
- Réception des différents dossiers et vérification de leur conformité avec les normes IPSAS en vigueur dans UNOPS.
- Vérifier la conformité des signatures, les montants de la requête de «Prepayment »
- Enregistrer correctement dans oneUNOPS, les « Prepayments», une fois que les dossiers sont complets conformément aux procédures et règles de l’UNOPS
- Soumettre ces transactions à l’approbation des collègues avec la Délégation d’autorité (DoA) requise.
2) Gestion du Cash, des avances opérationnelles et des petites caisses
- Assister les utilisateurs lors de l’utilisation des différentes modalités de gestion du cash;
- Réception de dossiers contenant l’autorisation du siège, le « cash book journal » et les pièces justificatives;
- Vérification des pièces justificatives, consistant à vérifier les réquisitions, les factures ou reçus et la conformité des signatures;
- Vérification de l’éligibilité de chaque dépense de la petite caisse en fonction des recommandations reprises dans les documents gestion de la petite caisse;
- Vérification de l’éligibilité de chaque dépense suivant les lignes prévisionnelles se trouvant dans l’autorisation de l’avance opérationnelle provenant du siège;
- Enregistrer dans l’ERP oneUNOPS les réconciliations et les soumettre à l’approbation de celui qui a le DoA level requis pour son approbation.
3) Création des entrées comptables de correction d’Écritures comptables et de recouvrement des coûts directs, des contributions et d’autres transactions:
- Sur base des indications du siège, CDMCO ou des projets, procéder à la correction des écritures comptables tel que requis;
- Recevoir et analyse de dossiers supports pour le GLs de correction d’écritures comptables;
- Vérifier de la validité des documents support et de la conformité des signatures;
- Vérifier et préparer le formulaire de GLs en veillant sur les imputations budgétaires en débit comme en crédit;
- Soumettre les formulaires de GLJE aux signataires requis en joignant les documents supports exigés; vérifier avant l’enregistrement l’exhaustivité des documents supports et la présence de toutes les signatures requises;
- Enregistrer le GLs dans le ERP oneUNOPS et uploader les documents support dans le système.
- Appuyer l’Analyste aux Finances dans le contrôle de tous les aspects de tenue des comptes et établir un rapport y afférent ;
- Veiller à la bonne tenue du classement et de l’archivage des pièces justificatives et autres documents des finances ;
- Toutes autres tâches comme demandé par les superviseurs.
4) Renforcement des connaissances et partage des connaissances
- Organiser et faciliter des initiatives de formation et d’apprentissage pour le personnel sur des sujets liés aux finances;
- Fournir des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière de ressources humaines;
- Apportez des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utiliser de manière productive et régulière;
- Garantir un soutien aux collègues en matière de procédures de finance.