Présente en RDC depuis 1977, COOPI a grandement accru le nombre de ses interventions dans le pays, en réponse aux conflits des derniers 20 années. À partir du Kivu, où il y a eu la première intervention, les activités de COOPI se sont étendues à la plupart des zones de crise, afin d’y mettre en œuvre des programmes d’urgence au bénéfice des populations déplacées et victimes de la guerre avec un focus particulier sur la nutrition, la sécurité alimentaire et la protection de l’enfance. Dans les provinces en sortie de crise, COOPI s’engage dans la mise en oeuvre de projets pluriannuels afin d’assurer une transition de l’urgence au développement et garantir un développement harmonieux et durable. COOPI favorise une réponse pertinente aux besoins des populations locales à travers une structure de coordination à Kinshasa et différentes bases opérationnelles dans les provinces. Chaque année, COOPI met en œuvre une douzaine de projets sur des financements de l’Union Européenne, du Fonds Humanitaire, de la CPI et des agences UN.
Objectif du poste
L’administrateur – Logisticien du projet garantit la correcte gestion administrative et financière des projets soutenus par COOPI en assurant la supervision des aspects économiques, financiers et de ressources humaines conformément aux dispositions légales en vigueur dans le pays. Il participe activement à la gestion des risques (sécurité, sanitaire, fraude / corruption, PSEA, etc…) pour les projets et les partenariats locaux qu’il suit.
Nous encourageons le personnel international présent dans le pays à postuler.
Responsabilités
Gestion comptabilité / finance
- Surveiller la correcte gestion de la comptabilité du projet, le contrôle et l’archivage des documents comptables. Exercer cette activité en contrôlant les comptables du projet ou directement, en l’absence des comptables ;
- Assurer la correcte gestion de la trésorerie du projet caisse et banque (et, en particulier, le rapprochement mensuel en collaboration avec les Chefs de Projet et l’Administrateur Pays ;
- En collaboration avec le chef de projet, vérifier la correcte gestion administrative du projet (contrats, achats des biens et services, appels d’offre etc.) dans le respect des procédures COOPI et du bailleur de fonds ;
- Préparer les documents administratifs mensuels à envoyer à la coordination dans le respect de timing ;
- Assurer le correct archivage des documents administratifs des projets.
Contrôle interne
- Assurer et contrôler la correct imputation comptable des dépenses dans le système gestion ;
- Contrôler des pièces justificatives comptables, la conformité des contrats avec les fournisseurs ;
- Assurer un meilleur suivi et contrôle les dépenses des partenaires des ONGs locales ;
- Fournir un appui au renforcement de capacité du personnel administratif des ONGs locales ;
- Vérifier et contrôler de l’application correcte de la loi fiscale avant de procéder à tout paiement.
Planification et monitorage des dépenses
- En collaboration avec le chef de projet et le logisticien, effectuer la planification financière du projet ;
- Contrôler les dépenses dans le respect du budget prévu ;
- Fournir les données comptables au chef de projet afin de lui permettre d’effectuer le contrôle et la planification des dépenses et la demande de fonds nécessaires pour le projet.
Gestion administrative des ressources humaines
- Assurer la correcte gestion des payements des salaires, taxes et impôts, à travers la gestion directe ou en contrôlant mensuellement les comptables des projets.
Gestion du personnel
- Programmer le travail, superviser et collaborer à former le personnel comptable/administratif du projet ;
- Participer, sur demande de son responsable direct, à l’évaluation du personnel ;
- Fournir les données comptables au chef de projet afin de lui permettre d’effectuer le contrôle et la planification des dépenses et la demande de fonds nécessaires pour le projet.
Suivi des ONGs partenaires
- Assurer la réception et vérification périodique des pièces comptables des ONGs partenaires ;
- Participer à l’élaboration des protocoles d’accord ;
- Analyser, en commun accord avec le chef de projet, la demande de fonds des partenaires et transmettre à l’Administrateur Pays pour paiement .
Gestion logistique
- Collaborer dans la mise à jour des inventaires des biens avec la logistique ;
- Vérifier et contrôler le respect des procédures d’achat de COOPI ;
- Suivi des équipements spécifiques et alerter sur les renouvellements à prévoir ;
- Gestion des mouvements et maintenance du parc automobile ;
- Gestion des stocks ;
- Achats de biens et services conformément au Plan d’Achat approuvé par le siège COOPI de Milan et dans le respect des procédures COOPI ;
- Passation de marché pour de (petites) constructions et suivi / réception des travaux.
Sécurité
- Appuyer techniquement le(s) chef(s) de projet pour faire appliquer le plan de sécurité – évacuation sur tous les sites et par tous les personnels du projet ;
- Participer à la mise à jour périodique des documents de sécurité pour la zone de Djugu – Mahagi.
Autre
- En collaboration avec le Coordinateur Administratif et le chef de projet, préparer les rapports financiers intermédiaires et finaux du projet de sa compétence ;
- Préparer toute la documentation nécessaire et participe à l’audit du projet ;
- Sur demande du chef de projet, et en collaboration avec le coordinateur administratif en ce qui concerne les aspects liés à la viabilité financière, collaborer à l’écriture du budget pour des nouveaux projets à présenter.
Profil du Candidat
Formation / Expériences spécifiques
- Diplôme en sciences économiques ou similaires ;
- Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion économique et financière de projets et dans la comptabilité dans des ONGs ;
- Excellente capacité de travailler et vivre dans un environnement isolé ;
- Expérience dans l’utilisation de bases de données comptables ;
- Expérience dans le rapportage financier et la gestion de contrôle interne ;
- Bonne connaissance des procédures de bailleurs UN ;UE ; ECHO etc…
- Excellente maîtrise du français, parlé et écrit.
Compétences transversales
- Excellente capacité de travailler dans des conditions de base et de s’adapter à la vie du terrain ;
- Excellentes capacités de négociation et communication ;
- Excellente capacité de travailler sous pression ;
- Excellente capacité de travailler en équipe et par objectifs, capacité de former les collaborateurs selon les besoins ;
- Excellentes capacités rédactionnelles et connaissance du paquet Office.
COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.