Avis de recrutement : COOPI recrute un(e) Responsable Suivi Administratif en RDC.

Avis de recrutement : COOPI recrute un(e) Responsable Suivi Administratif en RDC.

Objectif du poste

Il/Elle est responsable du suivi de l’administration des projets. Il/Elle supporte les administrateurs des bases indiquées par la coordination administrative de Kinshasa, dans la gestion comptable, administrative et financière des projets dans le respect du contrat du projet, des procédures de COOPI et du bailleur, et de la législation nationale en vigueur. Sous mandat de, et en suivant un programme prioritaire défini avec la coordination administrative de Kinshasa, il/elle assure le suivi et fournit les indications et le soutien nécessaire aux administrateurs et chefs de projet dans les secteurs suivants :

Responsabilités

Gestion administrative :

• Fait la vérification périodique de la gestion administrative du projet dans le respect des procédures administratives, comptables, financières, fiscales avec une attention particulière aux achats de biens, travaux et services. Vérification du classement des documents administratifs, notamment les pièces comptables, dossiers RH, dossiers logistiques et ainsi de suite) ;
• Assure l’analyse des paquets mensuels et l’identification des ecarts ;
• Préparer un programme de revue/contrôle des opérations et le fais valider par l’Administrateur Pays;
• Préparer et assurer l’envoi de la documentation des pièces comptables des projets pour les périodes de rapport et en fin de projet afin de clôturer et préparer l’archivage final;
• Contrôle des pièces justificatives comptables, de la conformité des contrats signés avec les fournisseurs ; vérifier et contrôler l’application correcte de la loi fiscale;
• Assurer la vérification et la conformité des opérations aux procédures de COOPI et celles des bailleurs avant de soumettre à l’administrateur Pays;
• Garantis le suivi du bon archivage électronique et physique des pièces comptables et en fais le back up (Projets, partenaires, coordination);
• Préparer les ressources locales afin d’assurer la relève au bout de 12 mois;
• Rédige mensuellement un rapport d’activité mentionnant les travaux effectués, les observations relevées et les principales recommandations;
• Conduit, à la demande de la coordination, des audits spécifiques pour des sujets spécifiques, sous forme d’investigations;
• Fait l’intérim des administrateurs des projets , ou de l’administrateur pays, en cas de congé/mission ; le cas échéant, à la demande de la coordination administrative, il/elle supporte l’administrateur de projet et le chef de projet dans la rédaction des outils de planification et suivi financier du projet en collaborateur avec le Responsable M&E Programs et le Coordinateur Logistique. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le Responsable M&E Programmes, le Chef de base, et le Coordinateur Logistique pour les procédures ;
• Participe à l’élaboration du budget de projet, des bases et de la coordination.

Rapports

• Rédige des rapports financiers intermédiaires et finaux des projets en collaboration avec les Chefs de Projets et sous la supervision de l’Administrateur Pays
• Préparer les communications avec les bailleurs et partenaires.

Vérifications

• Assurer la mise à jour et le suivi de l’agenda des rapports financiers et narratifs , des audits et spot check ;
• Préparer les audits internes/les pré-audits et les audits externes ;
• Lors d’un audit, il/elle doit s’assurer que toutes les documentations sont conformes aux exigences établies par COOPI et les bailleurs avant de les mettre à disposition des auditeurs ;
• Tiens compte des recommandations lors d’un audit et les partage avec l’administrateur pays qui est son interlocuteur direct ;
• Mets en place et suis le plan de mise en œuvre des recommandations des audits, spot check, mission du siège;
• Point focal conformité/conformité : préparer les formations et sensibilisation du personnel COOPI sur l’éthique, PSEA, les valeurs et participer au breifing des nouveaux;

Missions

• Fait des mission de suivi au démarrage du projet : Mise en place des outils, suivi de la gestion comptable et administrative, monitoring des contrats (de travail du personnel local, baux, contrats divers,…) ;
• Fait des missions ponctuelles sur le terrain : au besoin à la demande de la coordination de Kinshasa ;
• Fait des mission d’évaluation du plan de clôture du projet (1 mois avant la clôture du projet) : Il/elle supervise la clôture du projet d’un point de vue administratif selon les TDR transmis par la coordination de Kinshasa.

Formation

• Forme du personnel local et expatrié : en accord avec la coordination nationale, il/elle réalise des sessions périodiques de formation sur la mise à jour de l’administration du projet. Il/elle réalise une formation continue durant ses missions et à distance, particulièrement un focus sur la formation de lutte contre la fraude, la corruption et le harcèlement sexuel ;
• Participe aux dépouillements des appels d’offres et avis de recrutement ; et, en accord avec l’Administrateur Pays, il/elle assure le recrutement du personnel administratif, de son intégration et la formation;
• Assurer en commun accord avec le chargé de programme l’évaluation des partenaires;
• Assurer la formation et le renforcement de capacité des partenaires locaux.

Profil du candidat

Essentiel

• Diplôme en sciences économiques ou similaires;
• Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion économique et financière de projets et dans la comptabilité dans des ONGs (expérience de travail en Afrique et/ou dans des contextes de conflit/post-conflit est un atout) ;
• Excellentes capacités de rédaction et connaissance du paquet Office;
• Expérience dans l’utilisation de bases de données comptables;
• Expérience dans le rapport financier et la gestion de contrôle interne;
• Excellente capacité de travailler dans des conditions de base et de s’adapter à la vie du terrain;
• Bonne technique de formation et de transfert du savoir;
• Excellente capacité organisationnelle ; flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail;
• Excellente capacité de travailler sous pression;
• Capacité de travailler dans un contexte politique et sécuritaire sensible et complexe et dans un environnement multiculturel;
• Bonne connaissance des procédures de bailleurs UN ;UE ; ÉCHO etc…
• Maîtrise du français, parlé et écrit ;
• Intérêt et motivation à travailler dans une ONG en respectant ses valeurs et principes.

Souhaitables

• Excellente capacité de travailler en équipe et par objectifs ; capacité des anciens collaborateurs selon les besoins;
• Excellentes capacités de négociation et de communication ;
• Expérience dans la conduite des audits;
• Expérience de travail en Afrique et / ou dans des contextes de conflit / post-conflit est un atout.