Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) recrute un(e) Responsable de la gestion des subventions, Goma, République Démocratique du Congo
Fondé en 1956, le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) est une organisation humanitaire non gouvernementale à but non lucratif qui fournit une assistance directe aux populations touchées par les conflits – réfugiés, personnes déplacées à l’intérieur du pays (PDI) et communautés d’accueil – dans plus de 40 pays à travers le monde.
Le DRC fournit une aide humanitaire en RDC depuis 2009. Après avoir débuté dans la Province Orientale, le DRC a progressivement étendu ses activités aux provinces du Nord-Kivu et de l’Ituri. Le bureau national est basé à Goma.
Objectif général du rôle :
Le responsable de la gestion des subventions dirige l’équipe de développement des subventions et des activités, qui est chargée de superviser la gestion des subventions du portefeuille de la RDC conformément aux réglementations des donateurs et de la RDC. Cela comprend l’élaboration efficace des propositions, la conformité des donateurs, la production de rapports en temps opportun et la responsabilité globale envers les donateurs. Le titulaire du poste relève du chef de programme et collabore étroitement avec les responsables des services de soutien, les coordinateurs techniques et l’équipe de direction sur toutes les questions liées aux subventions, à la conformité et aux partenariats. Ce poste est un poste non accompagné.
Responsabilités (non exhaustives) :
Gestion et administration quotidiennes des subventions
- Assurer une gestion contractuelle de haute qualité en étroite collaboration avec l’équipe de direction (SMT), anticiper et identifier les risques potentiels et mettre en œuvre des stratégies d’atténuation ; communiquer avec les donateurs et préparer les demandes de modification et autres documents contractuels selon les besoins ;
- Coordonner et faciliter les réunions de lancement/ouverture, d’examen et de clôture des subventions, y compris le suivi des progrès par rapport aux délais et aux points d’action et participer activement aux réunions KPI organisées entre le CO, le RO et le siège ;
- Examiner et mettre à jour le système de suivi des subventions et assurer une communication régulière avec les bureaux régionaux, le siège et les équipes de terrain de la RDC, lorsque cela est nécessaire, conformément aux axes de travail ;
- Faciliter la coordination et la communication entre la DRC et ses partenaires en matière de gestion des subventions, de conformité des contrats et d’assurance qualité. Et s’assurer qu’elle est conforme aux procédures opérationnelles standard des partenaires de mise en œuvre de la DRC ;
- Fournir un soutien et des conseils ponctuels au personnel du programme sur la gestion des subventions et les questions liées au développement des affaires ;
- Répondre aux demandes ponctuelles des donateurs en liaison avec les équipes de SMT et de programmes et de services de soutien ;
- Effectuer des visites sur le terrain si possible/si nécessaire.
Suivi de la conformité et assurance qualité
- Fournir des conseils sur les questions de volume de gestion des subventions de la RDC et de conformité des donateurs en collaboration avec le GMS du siège au HoP, au HoSS et au CO et signaler tout risque de gestion des subventions et des contrats au membre SMT ou RO concerné pour action ultérieure ;
- Contrôle de la qualité de tous les contrats avant la signature, sollicitation des conseils du bureau régional de la RDC et du siège de la GMU et des finances lorsque cela est nécessaire et facilitation de la signature des accords de subvention ;
- S’assurer que les obligations contractuelles (y compris les exigences de visibilité) et les délais de reporting sont connus et respectés par l’équipe Programme, S&E et Opérations ;
- Résolution des problèmes identifiés pour atteindre les objectifs fixés dans les délais et le budget impartis, information du personnel concerné dans le pays et demande de conseils au Département des programmes du siège de la RDC sur les solutions potentielles qui respecteraient les règles des donateurs ;
- Diriger les modifications de contrat, y compris les prolongations avec ou sans frais et les révisions de projet, en coordination avec les parties prenantes internes concernées ;
- Participer activement aux réunions de la communauté des subventions mondiales pour rester au courant des meilleures pratiques de gestion des subventions de la RDC ainsi que des nouvelles réglementations et exigences des donateurs.
Reporting et développement de nouvelles activités
- Coordonner la fourniture de formations en matière d’élaboration de propositions et de rapports pour les équipes de subventions et de programmes, y compris le personnel de terrain concerné ;
- Travailler avec le développement régional des nouvelles affaires et le HoP pour mettre à jour la cartographie des donateurs et le suivi du financement, en se tenant au courant des tendances de financement et des stratégies des donateurs, en accordant une attention particulière à la diversification du portefeuille de financement et aux stratégies de collecte de fonds du CO ;
- Aider le HoP à maintenir une communication active et régulière avec les donateurs, en garantissant une réponse rapide aux communications et en coordonnant avec les membres de l’équipe du pays concerné pour un retour d’information de haute qualité ;
- Participer aux réunions externes de coordination et de collecte de fonds, tel que délégué par le chef de la direction ;
- Collaborer avec les coordinateurs techniques du programme, les responsables de zone, les services d’appui et les partenaires de mise en œuvre pour recueillir leurs contributions à l’élaboration de la proposition. Réviser et compiler la version finale de la proposition et des annexes, et s’assurer qu’elles répondent aux normes de qualité requises avant de les soumettre au responsable des programmes pour examen ;
- En collaboration avec l’équipe MEAL, veiller à ce que l’élaboration des propositions de projet et les rapports des donateurs soient éclairés par des données organisationnelles et des apprentissages fiables ;
- Assurer l’implication du bureau régional ou du siège de la RDC dans l’assurance qualité des rapports ou des propositions lorsque cela est nécessaire, en particulier pour les subventions stratégiques ;
- Aider à la communication, aux négociations et à la coordination avec les donateurs et les intervenants externes
Gestion d’équipe
- Développer les capacités de l’équipe de subvention, approfondir la compréhension de leurs rôles, identifier et rechercher un soutien au renforcement des capacités techniques et aider au développement de carrière.
- Promouvoir la responsabilisation, communiquer les attentes et fournir des commentaires constructifs de manière informelle et formelle via des entretiens individuels réguliers et des évaluations de performance.
- Créer et maintenir un environnement de travail de respect mutuel où les membres de l’équipe s’efforcent d’atteindre l’excellence.
Au propos de vous
À ce poste, vous devrez démontrer les cinq compétences essentielles de DRC :
- Viser l’excellence : Vous vous concentrez sur l’atteinte des résultats tout en garantissant un processus efficace.
- Collaboratif : vous impliquez les parties concernées et encouragez les retours d’information.
- Prendre les devants : Vous prenez des responsabilités et des initiatives tout en visant l’innovation.
- Communiquer : Vous écoutez et parlez efficacement et honnêtement.
- Faire preuve d’intégrité : Vous agissez en accord avec notre vision et nos valeurs.
Expérience et compétences techniques
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, y compris la capacité d’établir des relations avec des parties prenantes internes et externes ;
- Expérience de 3 à 5 ans dans la gestion de subventions, de préférence auprès d’une ONG internationale ou d’une autre organisation financée par des donateurs ;
- Baccalauréat dans un domaine connexe requis;
- Connaissances et expérience de travail avec de multiples secteurs, notamment la protection, les moyens de subsistance, l’éducation et les réponses d’urgence multisectorielles ;
- Maîtrise de Microsoft Office et d’autres logiciels pertinents, notamment Word, Excel et PowerPoint ;
- Excellentes compétences en rédaction et en présentation ;
- Expérience avérée dans les relations avec les donateurs et la gestion des subventions (donateurs institutionnels et privés, humanitaires et de développement) ;
- Capacité avérée à prioriser les tâches, à respecter les délais et à travailler avec une supervision limitée ;
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité démontrée à établir des relations de travail efficaces entre les programmes et le soutien ;
- La maîtrise du français et de l’anglais (parlé, écrit, lu) est requise.
Ce que nous offrons
Contrat : Contrat d’un an avec possibilité de prolongation, sous réserve de financement et de performance.
Salaire : conformément aux conditions d’emploi du Conseil danois pour les réfugiés, catégorie de gestion/F
Disponibilité : Février 2025
Lieu d’affectation : Goma, RD Congo
Ligne hiérarchique : Responsable du programme