FHI 360 recrute un(e) Assistant(e) aux Ressources Humaines, Lubumbashi, République Démocratique du Congo

 

Appuis au recrutement et Intégration :

  • Appuyer le RH Manager dans la mise en œuvre du processus de recrutement dans le respect du délai et du processus de recrutement de l’organisation
  • Rédiger les ébauches des avis de recrutement, à soumettre au RH Manager pour saisie.
  • Soumettre pour visa des avis de recrutement à l’ONEM, et assurer la diffusion via les canaux référencés par FHI360
  • Participer au dépouillement des candidatures des consultants (système de recrutement a ligne)
  • Participer au processus de présélection des candidats consultants.
  • Faire exécuter le phone screen test aux candidats retenus sur la short list
  • Inviter les candidats pour les épreuves écrites et interviews et organisateur les logistiques aux tours
  • Compléter les différents formulaires Ressources Humaines
  • Vérifier les références professionnelles des candidats retenus
  • Contacter les candidats retenus et proposer l’offre d’embauche
  • Appuyer le RH Manager dans la préparation du contrat de travail
  • Envoyer les politiques de l’organisation, le règlement d’ordre intérieur, le TDR, ect au personnel recruté.
  • Préparer le plan d’intégration de nouveaux staffs à soumettre au RH Manager
  • Participer à l’intégration et à l’induction des nouveaux employés
  • Faire la déclaration de mouvements (embauchage, débauchage) à l’inspection du travail.

Suivi des dossiers CNSS

  • Collecter les dossiers auprès du personnel pour l’immatriculation des employés auprès de la CNSS.
  • Collecter les dossiers exigibles auprès de personnel pour inscription aux allocations familiales auprès de la CNSS
  • Faire régulièrement le suivi des dossiers des allocations familiales des employés FHI360 auprès de la CNSS.
  • Collecter les documents pour les congés de maternité et les maladies prolongées auprès du personnel, et déclarer l’employé concerné auprès de la CNSS.
  • Faire régulièrement la Déclaration d’embauchage et ou de débauchage des employés auprès de la CNSS.

Appuyer Dans La Gestion De Contrat De Travail

  • Préparer les brouillons des lettres d’offres à remettre aux nouveaux employés.
  • Préparer le contrat de travail, ainsi que les avenants au contrat de travail et en faire le suivi avec le RH Manager.
  • Préparer les déclarations de mouvement de travailleur à faire viser à l’ONEM ainsi qu’à l’inspection du travail.
  • Faire viser le contrat de travail et avenant à l’ONEM, conformément à la législation du travail
  • Préparer les notifications de fin de contrat aux états-majors.
  • Faire le suivi des échéances (début et d’expiration) de contrat de travail de staffs et signaler 15 jours en avance au RH Manager pour une prise de décision.

Archivage Des Dossiers Du Personnel

  • Collecter les dossiers auprès du personnel pour archivage électronique sur workday et un classement physique au bureau .
  • Suivre et archiver les contrats de tous les staffs nationaux. (archivage physique et électronique).
  • Se rassurer que le personnel retourne les documents RH en leur possession
  • Partager les documents importants au Manager RH de tout le staff national pour la mise à jour régulière des dossiers de personnel
  • Faire l’archivage électronique et physique des dossiers du personnel
  • Appuyez sur le RH Manager dans l’archivage des documents relatifs aux différentes taxes (IPR, ONEM, CNSS, INPP, IRL…)

Document Administratif Du Personnel

  • Veiller à ce que le dossier de tous les employés soit au grand complet
  • Faire le suivi des périodes d’essai et de CDD, veiller à ce que les évaluations du personnel soient faites à temps et assurer la mise à jour des dossiers après la revue.
  • Préparer les ordres de mission ainsi que les feuilles de route de bâtons.
  • Numérisation et photocopie de documents RH
  • Faire viser les bulletins de paie au personnel
  • Préparer les attestations de service et tout autre document administratif demandé par le personnel :
  • Préparer les certificats de fin de service, à la fin du contrat de travail.
  • Participer à l’entretien de sortie de personnel fin contrat.
  • Travailler ensemble avec le département logistique pour l’élaboration des badges, de tous les états-majors.
  • Remettre les badges à tous les staffs FHI360

Congés et absences

  • Suivre les fiches de présence de staffs / time sheet et rappeler les collègues concernés hebdomadairement sur la mise à jour de leurs feuilles des temps
  • Effectuer le planning des conges de staffs à chaque début de l’année
  • Assurer le suivi du personnel dans la journée de travail, mais aussi sur un modèle de tri à partager à la fin de chaque mois le solde congé à tous les personnels, pour prise de connaissance et hébergement.
  • Préparer les lettres de congés et afférentes

Gestion des relations sociales

  • Être intermédiaire entre les employés ACTIVA(Société d’assurance) et les employés
  • Faire viser le contrat de soins médicaux auprès de l’inspection du travail.

Appuis à la Gestion des Impôts

  • Appuyez sur le RH Manager pour procéder aux déclarations des impôts et taxes des travailleurs occasionnels dans les délais légaux.
  • Appuyez sur le RH Manager pour classer / archiver les pièces justificatives de différentes taxes (archivage électronique et physique) …

Autres taches RH

  • Veuillez à ce que tous les membres du personnel / les nouveaux disposant d’une adresse e-mail professionnelle de l’organisation et d’un moyen d’accès à la communication interne.
  • En collaboration avec L’IT, solliciter les adresses e-mail du personnel, et maintenir à jour la liste des e-mails du personnel et faire supprimer les personnels qui ne font plus partie de l’effectif de Fhi360.
  • Faire régulièrement la mise à jour de mouvement du personnel (embauche, fin contrat) dans le système. De sorte à intégrer régulièrement les nouveaux staffs et à signaler les staffs sortants au RH Manager
  • Préparer les contributions RH hebdomadairement et participer de fois aux réunions des départements.
  • Préparer quotidiennement toutes les variables à prendre en compte dans l’opération rémunération des personnels, lors de l’élaboration de la paie mensuelle,
  • Rappeler aux RH manager la situation de tous les journaliers ayant prestés au cours du mois.
  • Se assurer de l’exactitude de toutes les données qui entrent en exergue lors de l’opération de paie.
  • Suivi de paiement de prestations des travailleurs journaliers ayant presté le mois.
  • Apporter son soutien au RH manager dans la mise à jour des fiches de postes (description des tâches/job description) et créer une base des données des positions clés pour le programme pays.
  • Enfin toute autre tâche liée aux ressources humaines, demandée par la hiérarchie

Ce poste est pour un contrat initial de 6 mois, renouvelable en fonction des performances et de la disponibilité du budget.

Profil recherché

  • Diplôme universitaire (Licence) ou équivalent dans un domaine pertinent.
  • Capacité démontrée à travailler de manière hautement indépendante et autonome, tout en communiquant efficacement à sa hiérarchie sur les lacunes et les risques.
  • Solides compétences en communication et en développement de relations et capacité à représenter efficacement l’organisation auprès des parties externes.
  • Au moins 3 ans d’expériences dans la gestion RH dans une organisation Internationale
  • Solides compétences analytiques et techniques, y compris un niveau avancé de maîtrise de Microsoft Excel.
  • Succès démontré dans un environnement de travail performant.
  • Capacité à gérer les opérations quotidiennes tout en construisant simultanément des systèmes plus robustes et plus efficaces.
  • Maîtrise des langues locales de la communauté cible (Swahili) et du Français (niveau avancé, parlé et écrit), Lingala et/ou Anglais sont un atout
  • Bonne condition physique et capacité à faire face à des conditions météorologiques ou un terrain difficile

Contenu du dossier

  • Curriculum vitae à jours reprenant trois personnes de référence
  • Lettre de motivation
  • Carte ONEM (pour les chômeurs)
  • Certificat de fin de service du dernier employeur antérieur ou actuel
  • Copie des diplômes

Cette offre d’emploi résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour accomplir ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme constituant un contrat de travail. La direction se réserve le droit de réviser et de réviser ce document à tout moment.

FHI 360 est un employeur pratiquant l’égalité des chances et l’action positive, selon lequel nous ne nous engageons pas dans des pratiques discriminatoires à l’encontre de toute personne employée ou recherchant un emploi en raison de sa race, de sa couleur, de sa religion, de son sexe, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son origine nationale ou ethnique, de son âge, de son état matrimonial, de son handicap physique ou mental, de son statut d’ancien combattant protégé ou de toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

Nos valeurs et engagements en matière de sauvegarde :FHI 360 s’engage à prévenir tout type d’abus, d’exploitation et de harcèlement dans nos environnements de travail et nos programmes, y compris les abus, l’exploitation et le harcèlement sexuels. FHI 360 prend des mesures pour protéger le bien-être de tous ceux qui s’engagent avec notre organisation et nos programmes et exige que tout le personnel, y compris les membres du personnel et les bénévoles, partage cet engagement et signe notre code de conduite. Toutes les offres d’emploi seront soumises à des vérifications de sélection appropriées, y compris des vérifications des références, du casier judiciaire et du financement du terrorisme. FHI 360 participe également au programme interinstitutions de divulgation des fautes professionnelles (MDS), facilité par le Comité directeur pour la réponse humanitaire. Conformément au MDS, nous demanderons des informations aux anciens employeurs des candidats à un emploi sur toute constatation fondée d’abus, d’exploitation et/ou de harcèlement sexuel pendant le mandat du candidat auprès de ses anciens employeurs. En postulant, les candidats à un emploi confirment leur compréhension de ces procédures de recrutement et consentent à ces vérifications de sélection.

FHI 360 examinera pour l’emploi tous les candidats qualifiés, y compris ceux ayant des antécédents criminels, d’une manière conforme aux exigences des lois nationales et locales applicables.

FHI 360 ne vous demandera jamais votre nom d’utilisateur ou votre mot de passe pour accéder à votre site de carrière, et nous ne vous demanderons jamais d’argent, de biens ou de services pendant le processus de candidature, de recrutement ou d’emploi. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre correspondance, veuillez envoyer un e-mail à [email protected] .

FHI 360 favorise la force et la santé de ses employés grâce à un ensemble d’avantages sociaux compétitifs , à un développement professionnel et à des politiques et programmes qui favorisent un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Rejoignez notre personnel mondial pour faire une différence positive pour les autres – et pour vous-même.

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