ACTED recherche un stagiaire en logistique, Kinshasa, République Démocratique du Congo

ACTED

Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.

ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.

Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.

ACTED met en œuvre plus de 500 projets par an auprès de 20 millions de bénéficiaires dans 38 pays. Nos équipes sont composées de 450 employés internationaux et 5500 staff nationaux.

ACTED République Démocratique du Congo

ACTED intervient en République Démocratique du Congo depuis 2003 afin de répondre aux besoins humanitaires dans le pays. Les équipes d’ACTED se mobilisent dans des situations d’urgence auprès des populations les plus vulnérables et des populations déplacées, ainsi que sur des activités sur le long terme telles que des travaux de réhabilitation, des projets de relance agricole ou encore la mise en place de systèmes d’information géographique. ACTED vise à renforcer la résilience des populations et à soutenir la structuration de la société civile.

Rôle et responsabilités principales

Contribuer à l’amélioration des processus logistiques dans le pays

Achats

• Contribuer à maintenir la mise à jour de la base de données nationale des fournisseurs et l’alimenter par les contrats existants ainsi que par les enquêtes de marché.
• Contribuer à l’amélioration de la fiabilité des suivis de commandes et à leur diffusion auprès des équipes opérationnelles.
• Apporter son soutien durant les grandes campagnes de subvention en proposant des pré-analyses d’offres, en réalisant des projets de documents comme des mémos d’achats et de contrats si besoin, et en déployant des plans opérationnels sous la supervision du/de la Responsable Logistique.
• Contribuer à la circulation efficace et exhaustive, au classement et à l’archivage de la documentation des achats comme détaillé dans le manuel logistique ACTED (documents d’appels d’offre, contrats, quotations, etc.) ;
• Revoir et renforcer le suivi mensuel des achats, sous la supervision du/de la Responsable Logistique, avec les équipes logistique et programme.

Stocks et livraisons

• Contribuer à la révision des moyens de transport, et effectuer des enquêtes de marché si besoin sous la supervision du/de la Responsable Logistique.
• Contribuer au renforcement des capacités de l’équipe logistique à l’égard des documents de stocks et de livraisons, les outils et processus.
• Participer à l’inventaire périodique, et expliciter les disparités dans les stocks de manière documentée.
• Contribuer à la circulation efficace et exhaustive, au classement et à l’archivage de la documentation des stocks et livraisons de manière comme détaillé dans le manuel logistique d’ACTED (justificatifs de réception des stocks, cartes des stocks, formulaire de sortie des stocks, etc…)
• Revoir et renforcer le rapport mensuel de l’inventaire des stocks, sous la supervision du/de la Responsable Logistique, avec les équipes logistiques et programmes.

Flotte, gestion des transports et carburants

• Participer à la vérification de la flotte et aux prospectives sous la supervision du/de la Responsable Logistique (enquêtes de marché, analyse de flotte, etc…)
• Contribuer à la mise en place d’outils d’utilisation facile pour les mouvements et le planning de la maintenance ;
• Revoir et renforcer le rapport mensuel des biens motorisés sous la supervision du/de la Responsable Logistique, avec les équipes logistiques.
• Aider à la circulation efficace et exhaustive, au classement et à l’archivage de la documentation flotte et transport comme détaillé dans le manuel Logistique ACTED (logbooks, feuilles de maintenance, autorisations administratives, cartes d’assurance, etc…).

Gestion des biens

• Contribuer à la révision des biens et aux inventaires physiques.
• Revoir et renforcer le suivi mensuel des biens par code projet, ligne budgétaire avec une vision claire des utilisations et localisations de chaque bien ; enquêter et documenter toute perte ou dégradation.
• Contribuer à la circulation efficace et exhaustive, au classement et à l’archivage de la documentation sur les biens comme détaillé dans le manuel logistique ACTED (cartes d’enregistrement, etc…)

Communications et Gestion IT

• Contribuer à la communication & aux vérifications IT sous la supervision du/de la Responsable Logistique
• Revoir et renforcer le suivi des coûts mensuels de communication, rechercher les raisons et aider à résoudre les sur-coûts les plus importants.
• Contribuer à la mise en oeuvre du plan IT : effectuer des enquêtes de marché sur les services de maintenance, les opportunités de connexions internet etc… sous la supervision du/de la Responsable Logistique.
• Contribuer à la sauvegarde mensuelle des données (serveur, emails, etc.) selon les standards de duplication.
• Contribuer à la circulation efficace et exhaustive, au classement et à l’archivage de la communication et de la documentation IT (contrats de location, évaluation de sécurité, etc…)

TITANIC Logistique

• Vérifier la cohérence globale de tous les rapports TITANIC Logistique.
• Recouper les données réelles avec les rapports TITANIC de manière aléatoire en particulier durant les visites terrain.
• Intégrer les recommandations des audits internes et externes dans le rapport TITANIC mensuel ainsi que dans des révisions régulières.

Former les équipes Logistique et autres aux procédures et outils logistiques.

• Sous la supervision du/de la Responsable Logistique, prévoir un planning de formation sur 6 mois pour les équipes logistiques et les autres sur les processus, procédures et outils logistiques, selon les priorités convenues avec le CD et les départements Audit et Logistique du HQ.
• S’assurer que toutes les formations sont en ligne avec les procédures et outils Logistiques d’ACTED.
• Assurer la formation quotidienne des staffs à l’occasion de la réalisation de chaque tâche, avec pour objectif le renforcement des compétences de l’équipe logistique et des autres staffs
• Contribuer à la formalisation des règles et outils logistiques sous la supervision du/de la Responsable Logistique (projets de memo, organigrammes, etc…).

Soutien à la documentation Logistique

• S’assurer que le classement, comme défini dans les manuels ACTED, fait partie des formations régulières des staffs Logistique.
• Vérifier la documentation archivée dans les bureaux capitale et terrain si besoin.
• S’assurer de l’envoi régulier de documentation des bureaux terrain vers le bureau de la capitale.

Sur demande, aider aux opérations Logistiques

Le/la Volontaire Logistique peut être requis pour remplacer un/e Chargé/e de Logistique Pays/Zone en cas d’absence, sous la supervision étroite du/de la Responsable Logistique, ou en cas d’urgence, de période de travail intense ou toute autre situation spécifique qui nécessiterait une charge de travail inhabituelle en Logistique. En cas d’absence du/de la Responsable Logistique, le/la Volontaire Logistique contribuera à la gestion des équipes logistique et à la continuité de tous les processus logistiques, sous la supervision étroite du/de la Directeur/trice Pays.