ACTED recrute un stagiaire transparence et conformité, Kinshasa, République Démocratique du Congo

ACTED :

Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.

ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.

Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.

ACTED met en œuvre plus de 500 projets par an auprès de 14 millions de bénéficiaires dans 37 pays. Nos équipes sont composées de 400 employés internationaux et 4600 staff nationaux.

ACTED République Démocratique du Congo :

ACTED intervient en République Démocratique du Congo depuis 2003 afin de répondre aux besoins humanitaires dans le pays. Les équipes d’ACTED se mobilisent dans des situations d’urgence auprès des populations les plus vulnérables et des populations déplacées, ainsi que sur des activités sur le long terme telles que des travaux de réhabilitation, des projets de relance agricole ou encore la mise en place de systèmes d’information géographique. ACTED vise à renforcer la résilience des populations et à soutenir la structuration de la société civile.

Rôle et responsabilités principales :

Sous la supervision de Responsable/Chargé (s’il y a) pays Transparence et Conformité ou du Directeur Pays :

Faciliter la mise en œuvre des guides standards ACTED et du système FLATS dans le pays :

• Suivre les processus de Conformité au niveau de la base en s’assurant que le flux mensuel de documentation va de la zone au bureau capitale ;
• Participer aux due diligence des IP pour tous les IP avant leur engagement ;
• Suivre les processus conformité au niveau des partenaires de mise en œuvre en s’assurant que le flux mensuel de documentation des partenaires de mise en œuvre est transmis au bureau capitale ;
• Apporter son soutien au Chargé FLAT national dans la compilation et l’archivage, pour tous les projets et le programme de toutes les informations financières, logistiques, administratives, RH dans le classeur conformité du projet concerné ;
• Soutenir le chargé FLAT dans l’identification des problèmes de conformité en archivant les listes de contrôle conformité (FLA 01 and FLA 02) ;
• Faire le lien avec les autres départements et partager les problèmes de conformité identifiés ainsi que le plan d’actions d’atténuation des risques ;
• Contribuer au suivi du plan d’action ;
• Contribuer à la mise à jour mensuelle du suivi du dossier FLAT (FLA-03) ;
• Contribuer au rapport de conformité mensuel et au TITANIC Audit ;
• Effectuer des enquêtes de marché (FLA-05) sur demande du Directeur pays ou de l’Auditeur régional.

Faciliter la préparation des audits externes et des due diligences :

• Contribuer à la préparation des audits externes et des due diligences en collaboration étroite avec le département Audit du HQ ;
• Contribuer au sujet de la préparation des Audit externe (AUD-01) et s’assurer de la mise à jour du suivi Audit externe, Projet et FLAT (AUD-00) ;
• En collaboration étroite avec le Directeur Pays et le Responsable Finance Pays, faciliter le déroulement des audits (réunions de lancement et de clôture de chaque audit externe) ;
• Faire des projets de réponses au rapport d’audit au sujet de la gestion ACTED, les faire valider par le Responsable/Chargé (s’il y a) Risques et Conformité pays ou le Directeur Pays d’abord, puis par le Département Audit du HQ. Suivre la réception du rapport d’audit signé ;
• Contribuer à la mise à jour du suivi des recommandations d’audit externe (AUD-02) et à leur mise en œuvre.

Contribuer à la mise en œuvre du plan d’audit interne national validé :

• Contribuer à la rédaction des Termes de référence ;
• Participer aux missions d’audits internes et effectuer des contrôles basés sur les listes de contrôle internes d’audit ;
• Fournir un projet de rapport d’audit et de plan d’action ;
• Faciliter le suivi des recommandations.

Sessions de formation/ leçons apprises / Meilleures pratiques :

Formation et renforcement des compétences : Durant les missions d’audit, quand des lacunes ou des besoins de clarification sont identifiés, fournir des formations pratiques sur des secteurs spécifiques des procédures ACTED.

Leçons apprises :

• Contribuer pro-activement à la diffusion et à l’utilisation parmi les staffs nationaux et internationaux des acquis engrangés via les activités d’audit (audits internes et externes) ;
• Organiser et faciliter les sessions d’apprentissage de façon à retenir les meilleures pratiques et les leçons apprises quand un audit externe/interne est effectué ou demandé ;
• Documenter et partager les leçons apprises et les meilleures pratiques dans les délais et s’assurer que les connaissances engrangées contribuent à l’amélioration de la conformité d’ACTED.

Travail d’équipe :

• Contribuer à un environnement de travail positif et à de bonnes dynamiques d’équipe parmi le staff Audit du pays ;
• Garantir que les équipes Audit du pays retiennent ce qui est spécifique chez ACTED notamment les valeurs et convictions de l’organisation, son identité globale, sa cohérence, ses fondements, son indépendance et son impartialité.

Autres :

• Fournir des mises à jour régulières sur les progrès et challenges aux managers et autres membres d’équipe ;
• Effectuer toute autre activités assignée par le manager immédiat.