Le Conseil danois pour les réfugiés recrute un(e) administrateur (trice) de base, Paoua, RCA

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Contexte

Présent depuis 2007, DRC est l’une des plus grandes ONG internationale en République centrafricaine, présente dans trois régions (Ouham, Ouham-Pendé, Ombella-M’Poko) et la capitale Bangui. La stratégie programmatique est axée autour des quatre secteurs suivants : protection et cohésion sociale ; relance économique et moyens d’existence ; réponse d’urgence aux besoins immédiats liés aux déplacements de populations et la WASH.

Objet

L’administrateur/trice de base est en charge des services supports dans la zone de responsabilité de la base. En lien étroit avec les responsables des services Support basés à Bangui et sous la supervision directe du responsable de base, l’administrateur/trice de base a la responsabilité des fonctions Administration, Finances, Ressources humaines et Supply Chain de la base.

Responsabilités

Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont :

Gestion financière, suivi budgétaire et comptabilité

• Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec des responsables des programmes et effectuer les rapprochements entre les consommations budgétaires, l’évolution des activités et proposer des solutions si nécessaires ;
• S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique et à l’administration ;
• Animer des réunions de suivi budgétaire avec les équipes ;
• Participer à l’élaboration des budgets au moment de l’écriture de nouveaux projets ;
• Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation ;
• Gérer la trésorerie de la base et veiller à la sécurité des fonds ;
• Élaborer les prévisionnels de trésorerie avec les autres services de la base ;
• Superviser et participer à la rédaction des appels d’offres ;
• Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base et contrôler les classeurs comptables ;
• S’assurer de la conformité et de la véracité des pièces justificatives ;
• Participer avec les équipes terrain à la clôture comptable mensuelle ;
• Faire le suivi des avances sur le terrain et s’assurer de leur clôture ;
• Effectuer le contrôle interne Finance de la base et veiller à la mise en place des recommandations ;
• Assurer la mise à niveau de la base sur Dynamics.

Gestion RH & administrative

• Piloter le recrutement et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif ;
• Superviser la constitution, le suivi et la sécurisation des dossiers du personnel ;
• Assurer le suivi des contrats, des congés, des périodes d’essai et des évaluations des employés de sa base ;
• Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et mettre en place un plan de formation ;
• Participer à l’instruction et à la prise de décision des mesures disciplinaires ;
• Superviser le recueil des éléments permettant la préparation de la paie, veiller à sa bonne conduite et participer au processus de vérification de la préparation la paie ;
• Calculer les impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés ;
• Participer à la gestion et au règlement des conflits.

Gestion Supply Chain : achats, approvisionnement, gestion du parc automobile, des équipements et des télécommunications

• Réaliser l’analyse d’environnement Achat au niveau de la zone d’intervention ;
• Appuyer l’élaboration et assurer le suivi et la mise à jour des plans d’achat pour tous les projets de la base ;
• Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs ;
• Maitriser les procédures d’achat du DRC et celles des bailleurs de fonds finançant les programmes de la zone ;
• Établir et mettre à jour les chronogrammes d’achat et superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation ;
• Réceptionner, vérifier et traiter les demandes d’achat et les bons de commandes ;
• Sélectionner les fournisseurs, négocier les délais et les modalités de livraison ;
• S’assurer que les dossiers d’achat sont complets et archivés dans le respect des procédures du DRC ;
• Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la base ;
• Établir le planning des mouvements de véhicules et des équipes ;
• Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs et procéder à un contrôle régulier des connaissances ;
• Mettre à jour l’état du parc automobile en temps réel ;
• Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de télécommunication ;
• Former les équipes à l’utilisation des moyens de télécommunication ;
• Choisir les locaux, décider du plan d’aménagement et organiser la sécurisation des espaces d’entreposage ;
• S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption ;
• S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock ;
• Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage ;
• Superviser l’inventaire physique mensuel des stocks ;
• Veiller à la bonne application des processus de la chaîne d’approvisionnement ERP ;
• Veiller au respect et à la mise en œuvre du manuel des opérations dans tous les bureaux terrain de la zone d’intervention ;
• S’assurer de l’exactitude de l’inventaire des entrepôts (liste et valeur du stock en main) ;
• Fournir des conseils sur les méthodes d’élimination des produits inutilisés ou périmés, avec l’approbation préalable du donateur/directeur pays du DRC ;
• Évaluer la conformité et la mise en œuvre du manuel des opérations dans tous les bureaux terrain ;
• Examiner la documentation ITB (Restricted, National and International) avant d’annoncer ou d’inviter les fournisseurs ;
• Fournir une assistance à distance pour la gestion de l’ITB (rapport TOC, analyse technique et attribution des contrats) ;
• Compiler les rapports mensuels reçus des bureaux extérieurs afin de fournir aux responsables concernés des rapports sur les achats dans le pays ;
• Organiser des formations sur les achats pour le personnel non logistique et des formations de recyclage à petite échelle pour le personnel chargé des achats ;
• Planifier et organiser régulièrement des formations en logistique avec les participants concernés (logistique, programme, ressources humaines et finances) afin de garantir la mise en place de systèmes convenus et uniformes ;
• Effectuer le contrôle interne logistique de la base et veille à la mise en place des recommandations ;
• Assurer, en coordination avec le responsable de base, l’approvisionnement financier de la base.

Gestion d’équipe

• Définir les besoins en personnel administratif et logistique et recrute en fonction des moyens alloués ;
• Former, appuyer et évaluer l’équipe administrative et logistique sur sa base d’affectation ;
• Planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative et logistique ;
• Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe.

Redevabilité et rapportage – Capitalisation

• En lien étroit avec le responsable de base, nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives et locales dans la zone de responsabilité de la base, effectuer une veille sur les réglementations en vigueur en coordination avec les services Support à Bangui ;
• Superviser l’envoi des archives administratives au bureau pays ;
• Assurer le reporting administratif, financier et logistique selon les échéanciers internes ou externes ;
• Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage (import – export, exonération, taxes) ;
• Assurer le suivi des achats et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes ;
• Consolider mensuellement le pack logistique et administratif et le faire remonter à la coordination ;
• Faciliter et/ou organiser les missions d’audit sur la base ;
• Fournir tous les éléments nécessaires à la rédaction des rapports et archiver les dossiers achats des programmes clôturés conformément à la politique de la mission ;
• Assure la mise à jour des différents outils logistique (Consommations carburants, stocks, assets, etc.) et finance (cash count, cash flow, cash count, etc.), selon les périodicités, pour soumission à la validation.

Représentation et coordination

• Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs et logistiques de la zone d’intervention avec les autres acteurs ;
• Participer aux réunions des coordination des activités humanitaire et sécuritaire de la zone d’intervention sur demande de son responsable de base.