Contexte
Le HCR a été créé le 14 décembre 1950 par l’Assemblée générale des Nations Unies. L’agence a pour mandat de diriger et de coordonner l’action internationale visant à protéger les réfugiés et à résoudre les problèmes de réfugiés dans le monde entier. Son objectif premier est de protéger les droits et le bien-être des réfugiés. Elle s’efforce de garantir que chacun puisse exercer son droit de demander l’asile et de trouver refuge en toute sécurité dans un autre État, avec la possibilité de rentrer chez lui volontairement, de s’intégrer localement ou de se réinstaller dans un pays tiers (www.unhcr.org). L’opération en RCA, avec huit bureaux extérieurs et le bureau de représentation à Bangui, est confrontée à un défi logistique quotidien. Le pays étant enclavé, presque toutes les fournitures sont transportées par route, principalement depuis le Cameroun. Quelques produits sont expédiés depuis le Congo (Pointe Noire) par voie fluviale pendant la saison navigable. A cela s’ajoute le problème de l’acheminement local. Les routes à l’intérieur du pays sont impraticables, en particulier pendant la saison des pluies, qui dure neuf mois de l’année. En République centrafricaine, le HCR s’appuie sur l’ONG AIRD, qui gère les aspects logistiques allant de l’entretien des véhicules à l’approvisionnement des bureaux de terrain. Toutes ces difficultés mettent à rude épreuve les membres de l’équipe d’approvisionnement, pourtant réduite, d’où la nécessité de renforcer l’équipe en termes de personnel.
Description de la tâche
Français Sous la supervision directe du Responsable des approvisionnements, le Volontaire des Nations Unies entreprendra les tâches suivantes : Stratégie : • Préparer les plans de livraison des articles de secours en fonction des besoins opérationnels. • Appliquer la stratégie d’approvisionnement du HCR lors de la planification de l’achat de produits et de services importants. • Par une vérification physique régulière des immobilisations corporelles (EPI), établir leur statut, proposer l’élimination des EPI anciens et obsolètes et planifier l’arrivée des articles de remplacement. Soutien opérationnel : • Contribuer au sein de l’équipe multifonctionnelle à l’identification des partenaires, en particulier pour les projets de chaîne d’approvisionnement, sur la base des objectifs, des priorités, des points forts et des ressources du partenaire et/ou du sous-traitant, selon des critères conformes aux règles et réglementations du HCR. • Résoudre les difficultés de la chaîne d’approvisionnement locale en trouvant des solutions aux problèmes et aux goulets d’étranglement, et fournir des rapports réguliers sur les activités de la chaîne d’approvisionnement, l’état des demandes et la disponibilité des articles dans la chaîne d’approvisionnement. • Assurer le dédouanement rapide des envois et gérer le stockage des marchandises conformément aux « meilleures pratiques » et aux règles et réglementations du HCR. • Maintenir un système efficace de libération, de distribution et de redéploiement des marchandises. • Coordonner le transport et la distribution des articles de secours. • Tenir des registres précis et complets sur les activités logistiques et fournir des rapports et des mises à jour en temps opportun, périodiquement et sur demande. • Coordonner les activités des partenaires d’exécution et/ou des entrepreneurs effectuant des activités liées à l’approvisionnement, et s’assurer qu’ils comprennent et respectent les règles et procédures pertinentes du HCR. • Par une vérification physique régulière des EPI, établir leur statut. • Proposer l’élimination des EPI anciens et obsolètes et planifier l’arrivée des articles de remplacement. Soutien à l’infrastructure : • Évaluer les demandes d’achat pour s’assurer que les spécifications, les dates de livraison et toutes les autres exigences sont en ordre. • Rédiger et envoyer des demandes de devis et/ou des appels d’offres, aider à l’évaluation des offres et rédiger des tableaux d’appels d’offres, et préparer des propositions pour l’attribution de contrats au Comité des contrats. • Préparer les bons de commande et envoyer les confirmations, les demandes d’inspection et toute autre correspondance. • Surveiller la fabrication/le transport des marchandises commandées pour assurer une livraison dans les délais. • Analyser les questions relatives aux activités d’approvisionnement et fournir des informations sur toutes les activités d’approvisionnement dans le domaine de responsabilité. Fournir des orientations et des conseils sur les politiques et procédures d’approvisionnement du HCR pour soutenir et assister les sections demandeuses. • Mettre en œuvre une gestion efficace des actifs et de la flotte qui surveille régulièrement le parc d’actifs/de flotte, réduit les coûts et protège l’investissement de l’organisation, y compris la réception, l’inspection, l’enregistrement et le marquage des nouveaux EPI, et l’organisation de la vérification physique des EPI. • S’assurer que les accords relatifs aux EPI sont correctement émis et signés.• Assurer la préparation adéquate des formulaires et dossiers d’élimination pour le Conseil de gestion des actifs. • Organiser l’élimination des EPI, conformément aux décisions du Conseil de gestion des actifs. • Fournir des rapports de gestion des actifs, des rapports personnalisés, et recueillir des informations sur tous les actifs et fournir des rapports détaillés périodiquement et sur demande. • Analyser la qualité des produits et services fournis par rapport aux besoins du site et aux normes de qualité établies. Établir un processus local d’assurance qualité. Soutien aux entreprises : • Analyser l’infrastructure existante et s’assurer qu’elle est parfaitement adaptée aux besoins opérationnels. • Mettre en œuvre des projets pratiques pour améliorer les performances d’approvisionnement avec des objectifs clairs, des délais, des tâches et des ressources définis. • Surveiller la mise en œuvre du projet et rendre compte des progrès. • Surveiller la qualité et l’exactitude des données relatives à la chaîne d’approvisionnement dans les systèmes commerciaux pertinents. Compiler et analyser les informations statistiques, identifier les tendances et les développements dans les questions liées à la chaîne d’approvisionnement qui aideront à la prise de décision. • Diffuser, promouvoir l’engagement et surveiller le respect des politiques, normes et directives mondiales du HCR sur la gestion de la chaîne d’approvisionnement. • Adapter les structures de la chaîne d’approvisionnement locale pour qu’elles soient cohérentes avec les besoins opérationnels. Français Assurer un flux d’informations efficace dans la chaîne d’approvisionnement et adapter le processus local à l’environnement existant. En outre, les Volontaires des Nations Unies doivent : • Renforcer leurs connaissances et leur compréhension du concept de volontariat en lisant les publications VNU et externes pertinentes et en participant activement aux activités VNU (par exemple aux événements qui marquent la Journée internationale des Volontaires) ; • Connaître et développer les formes traditionnelles et/ou locales de volontariat dans le pays hôte ; • Réfléchir au type et à la qualité de l’action volontaire qu’ils entreprennent, y compris la participation aux activités de réflexion en cours ; • Rédiger des articles/rédactions sur les expériences de terrain et les soumettre aux publications/sites Web VNU, bulletins d’information, communiqués de presse, etc. ; • Aider au Programme de parrainage VNU pour les Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés ; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux sur l’utilisation du volontariat en ligne, ou encourager les personnes et organisations locales concernées à utiliser le service de volontariat en ligne VNU chaque fois que cela est techniquement possible.tâches et ressources définies. • Suivre la mise en œuvre du projet et rendre compte des progrès. • Surveiller la qualité et l’exactitude des données relatives à la chaîne d’approvisionnement dans les systèmes commerciaux pertinents. Compiler et analyser les informations statistiques, identifier les tendances et les développements dans les questions liées à la chaîne d’approvisionnement qui aideront à la prise de décision. • Diffuser, promouvoir l’engagement et surveiller le respect des politiques, normes et directives mondiales du HCR sur la gestion de la chaîne d’approvisionnement. • Adapter les structures locales de la chaîne d’approvisionnement pour qu’elles soient cohérentes avec les besoins opérationnels. Assurer un flux d’informations efficace dans la chaîne d’approvisionnement et adapter le processus local à l’environnement dominant. En outre, les Volontaires des Nations Unies doivent : • Renforcer leurs connaissances et leur compréhension du concept de volontariat en lisant les publications VNU et externes pertinentes et en participant activement aux activités VNU (par exemple lors d’événements qui marquent la Journée internationale des Volontaires) ; • Connaître et développer les formes traditionnelles et/ou locales de volontariat dans le pays hôte ; • Réfléchir au type et à la qualité de l’action volontaire qu’ils entreprennent, y compris la participation aux activités de réflexion en cours ; • Contribuer à des articles/rédactions sur les expériences de terrain et les soumettre aux publications/sites Web du programme VNU, aux bulletins d’information, aux communiqués de presse, etc. ; • Aider au programme de parrainage du programme VNU pour les Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés ; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux sur l’utilisation du volontariat en ligne, ou encourager les personnes et organisations locales concernées à utiliser le service de volontariat en ligne du programme VNU chaque fois que cela est techniquement possible. tâches et ressources définies. • Suivre la mise en œuvre du projet et rendre compte des progrès. • Surveiller la qualité et l’exactitude des données relatives à la chaîne d’approvisionnement dans les systèmes commerciaux pertinents. Compiler et analyser les informations statistiques, identifier les tendances et les développements dans les questions liées à la chaîne d’approvisionnement qui aideront à la prise de décision. • Diffuser, promouvoir l’engagement et surveiller le respect des politiques, normes et directives mondiales du HCR sur la gestion de la chaîne d’approvisionnement. • Adapter les structures locales de la chaîne d’approvisionnement pour qu’elles soient cohérentes avec les besoins opérationnels. Assurer un flux d’informations efficace dans la chaîne d’approvisionnement et adapter le processus local à l’environnement dominant. En outre, les Volontaires des Nations Unies doivent : • Renforcer leurs connaissances et leur compréhension du concept de volontariat en lisant les publications VNU et externes pertinentes et en participant activement aux activités VNU (par exemple lors d’événements qui marquent la Journée internationale des Volontaires) ; • Connaître et développer les formes traditionnelles et/ou locales de volontariat dans le pays hôte ; • Réfléchir au type et à la qualité de l’action volontaire qu’ils entreprennent, y compris la participation aux activités de réflexion en cours ; • Contribuer à des articles/rédactions sur les expériences de terrain et les soumettre aux publications/sites Web du programme VNU, aux bulletins d’information, aux communiqués de presse, etc. ; • Aider au programme de parrainage du programme VNU pour les Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés ; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux sur l’utilisation du volontariat en ligne, ou encourager les personnes et organisations locales concernées à utiliser le service de volontariat en ligne du programme VNU chaque fois que cela est techniquement possible.; • Aider au programme de parrainage du programme VNU pour les Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés ; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux sur l’utilisation du volontariat en ligne, ou encourager les personnes et organisations locales concernées à utiliser le service de volontariat en ligne du programme VNU chaque fois que cela est techniquement possible.; • Aider au programme de parrainage du programme VNU pour les Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés ; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux sur l’utilisation du volontariat en ligne, ou encourager les personnes et organisations locales concernées à utiliser le service de volontariat en ligne du programme VNU chaque fois que cela est techniquement possible.