Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) recrute un(e) Spécialiste en approvisionnement et gestion des approvisionnements, Brazzaville, République du Congo

L’Agenda 2030 pour les Objectifs de développement durable (ODD) et l’engagement de ne laisser personne de côté reflètent l’interdépendance des questions de santé et de développement durable telles que l’aggravation des inégalités économiques et sociales, la crise climatique, l’urbanisation rapide, le fardeau persistant du VIH et d’autres maladies infectieuses (par exemple le paludisme, la tuberculose, la COVID-19), le fardeau croissant des maladies non transmissibles et l’émergence de menaces sanitaires. La portée et l’ampleur de la fourniture de la santé et du bien-être pour tous exigent des partenariats et des financements innovants.

Le partenariat du PNUD avec le Fonds mondial (FM), conformément à la Stratégie du PNUD en matière de VIH, de santé et de développement 2022-2025 : Connecting the Dots, apporte une contribution essentielle au Plan stratégique 2022-2025 du PNUD, au Programme de développement durable à l’horizon 2030 et à l’engagement de ne laisser personne de côté. Sur demande, le PNUD agit en tant que récipiendaire principal (PR) par intérim, travaillant avec des partenaires nationaux et le Fonds mondial pour assurer la gestion, la mise en œuvre et la supervision des subventions du FM, tout en renforçant simultanément les institutions et les systèmes de santé pour que les entités nationales assument le rôle de PR au fil du temps.

Au Congo, le Ministère de la Santé et le PNUD entretiennent depuis longtemps un partenariat stratégique pour la prestation de services de santé par le biais de subventions du Fonds mondial. Le PNUD est le bénéficiaire principal désigné de la subvention TB/VIH pour la période 2024-2026, en partenariat avec le Ministère de la Santé et ses programmes nationaux de lutte contre les maladies, le Programme national de lutte contre le sida (PNLS), le Programme national de lutte contre la tuberculose (PNLT), d’autres partenaires du gouvernement et de la société civile. Le PNUD exerce son rôle de relations publiques en consultation avec d’autres agences des Nations Unies, des donateurs bilatéraux et des institutions financières internationales. 

Afin d’aider l’Unité de gestion de projet (PMU) du PNUD à atteindre en temps opportun et de manière garantie la qualité des objectifs du Cadre de performance des subventions, tout en respectant les règles et réglementations du PNUD et du Fonds mondial, le PNUD Congo recrute un spécialiste de la gestion des achats et des approvisionnements (PSM) qui dirigera la gestion des PSM au sein de l’UGP.

Sous la supervision du coordinateur de programme, le spécialiste PSM est chargé de gérer une équipe de personnel de gestion des achats et des approvisionnements (PSM) afin de garantir l’efficacité des opérations PSM. Il/elle veillera à ce que les activités d’achat et de chaîne d’approvisionnement dans le pays soient menées à bien, dans le respect des règles, des réglementations et de la documentation appropriée qui offre le meilleur rapport qualité-prix. 

Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les parties prenantes nationales pour coordonner l’approvisionnement en produits de santé de qualité garantie. Le spécialiste international de la gestion des approvisionnements identifiera et dirigera la réponse aux besoins programmatiques et de développement des capacités dans le domaine de la gestion des approvisionnements. Il/elle contribuera à l’identification et à la gestion des risques liés à la gestion des approvisionnements et aux actifs, introduira des mesures d’atténuation appropriées, collaborera efficacement aux audits et assurera la mise en œuvre rapide des recommandations d’audit. Il/elle encouragera une approche collaborative, axée sur le client et intégrée dans tous les domaines fonctionnels de l’UGP et avec le bureau de pays et l’équipe du Partenariat du Fonds mondial/des systèmes de santé (GFPHST).

• Élabore et/ou améliore les processus d’affaires, les procédures opérationnelles standard (SOP) internes et les flux de travail liés à la gestion des achats et des fournitures au sein de l’UGP, en mettant l’accent sur l’orientation client et les contrôles internes ;
• Diriger l’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement et du plan de travail de l’UGP pour le Plan d’action pour les produits de santé (HPAP) approuvé par le GF, y compris les processus d’appel d’offres et l’évaluation, l’évaluation des entrepreneurs, l’évaluation et la négociation des offres, la gestion du contrat et de l’entrepreneur, les considérations juridiques et les conditions de paiement ; 
• Diriger l’élaboration des documents liés à l’approvisionnement, y compris les documents d’appel d’offres, les contrats, les lignes directrices et les instructions ;
• Superviser le respect des accords contractuels, recommander des modifications et des prolongations de contrat, conseiller les parties concernées en ce qui concerne les droits/obligations contractuels ;
• Diriger le suivi des achats et de la chaîne d’approvisionnement des produits de santé ; examiner les sous-performances ; remédier aux goulets d’étranglement et assurer la responsabilité de la mise en œuvre en temps opportun des mesures correctives pour assurer un approvisionnement ininterrompu en produits de santé ;
• Assiste le coordonnateur du programme dans la contractualisation des sous-bénéficiaires, y compris les modifications des accords de sous-bénéficiaires, en liaison avec les équipes de programme et des finances ;
• Diriger la préparation et la mise en œuvre en temps opportun des documents et rapports de qualité en matière d’approvisionnement et de gestion de la chaîne d’approvisionnement exigés par le donateur ou le PNUD, y compris le HPAP ;
• Assiste le coordonnateur du programme dans la négociation des demandes de reprogrammation en temps opportun et dans l’identification des économies de coûts ;
• Gère l’équipe PSM de l’UGP, en veillant à ce que le PNUD dispose des ressources nécessaires pour honorer ses engagements ; en favorisant la diversité, l’équité et l’inclusion ; en renforçant les capacités techniques, managériales et de leadership du personnel pour la promotion de l’excellence organisationnelle ; et
• Assure une étroite collaboration avec le GFPHST et les conseillers régionaux en approvisionnement, pour des activités d’approvisionnement et de gestion de la chaîne d’approvisionnement efficaces et conformes.

• Assure la pleine conformité des activités d’approvisionnement avec les règles, réglementations, politiques et stratégies du PNUD ;
• Élabore et met en œuvre un système de contrôle interne qui assure une gestion efficace et conforme des bons de commande (PO), y compris toutes les étapes depuis l’émission jusqu’à la clôture ;
• Assure des actions correctives en temps opportun sur les bons de commande comportant des erreurs de contrôle budgétaire et d’autres problèmes ;
• Élabore et assure la mise en œuvre du plan d’assurance qualité du PNUD, y compris les activités de contrôle qualité, en consultation avec le conseiller en assurance qualité du PNUD (GFPHST) ;
• Effectue de manière proactive des évaluations des risques pour identifier et atténuer les risques, notamment opérationnels, financiers, juridiques, contractuels, de réputation et de sécurité ;
• Élabore et met en œuvre un système de contrôle interne qui garantit des processus de gestion des contrats efficaces et conformes pour les sous-bénéficiaires et autres entrepreneurs ;
• Soutient l’élaboration d’un plan de supervision intégré (en collaboration avec les programmes nationaux de lutte contre les maladies, le magasin central de médicaments et le département des pharmacies) pour surveiller la traçabilité et les conditions de stockage des produits de santé achetés dans le cadre des subventions du TGF ; et
• Assiste le coordonnateur du programme dans la préparation des audits dans le domaine de la gestion des achats et des fournitures et contribue à la mise en œuvre par le PNUD des recommandations d’audit dans le domaine de la gestion des approvisionnements et des stocks.

Établir et maintenir les partenariats stratégiques du PNUD en matière de gestion des approvisionnements et des services, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants :

• Fournit des conseils stratégiques et techniques aux comités et processus nationaux de quantification.
• Fournit des conseils stratégiques en matière de politique et de technique aux intervenants nationaux et provinciaux et aux partenaires de mise en œuvre à toutes les étapes du cycle de gestion de la sécurité et de la santé (PSM) et jusqu’au dernier kilomètre ; 
• Diriger la promotion des processus de quantification et de planification des achats au niveau provincial ;
• Assure de solides relations de travail avec les parties prenantes du PNUD impliquées dans le domaine de la gestion des approvisionnements et des services, notamment l’OMS, l’UNFPA, le PEPFAR, l’USAID et la Banque mondiale ; optimise l’expertise et les sources de financement disponibles ; évite les doublons ;
• Collaborer avec les intervenants nationaux et provinciaux, les sous-bénéficiaires des ONG et d’autres partenaires PSM sur les processus de planification et de quantification de l’approvisionnement en produits de santé, le suivi des stocks et de la consommation et tous les autres aspects liés à la gestion de la chaîne d’approvisionnement ; et 
• À la demande du Coordonnateur du Programme, participe aux réunions et comités techniques du Mécanisme de Coordination National (CCM), du Ministère de la Santé, des donateurs et des partenaires techniques sur les questions liées au PSM.

Contribue aux activités de gestion des connaissances et de renforcement des systèmes au sein de la PSM, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :

• Contribue aux activités de partage d’informations avec le Fonds mondial (y compris l’agent local du Fonds), le mécanisme de coordination nationale, le ministère de la Santé, d’autres parties prenantes nationales et provinciales, les sous-bénéficiaires et les sous-sous-bénéficiaires, les ONG, les autres OSC, les communautés, les partenaires techniques et les entités des Nations Unies : 
• Identifie les opportunités de documentation et de communication sur les activités liées à la gestion des services publics ; soutient le développement de produits de communication (imprimés, vidéos) mettant en évidence les principales réalisations du programme, les meilleures pratiques et les leçons apprises dans le cadre de l’approche infranationale du FM ;
• Identifie et soutient les besoins de renforcement des capacités aux niveaux national et provincial dans les domaines de la gestion pharmaceutique, des systèmes de gestion de l’information logistique, des systèmes et services de stockage et de distribution durables des produits de santé ; assure l’accès aux outils et ressources appropriés en coordination avec d’autres initiatives des donateurs ;
• Participe activement aux communautés de pratique du PNUD et à d’autres réseaux externes pertinents pour recueillir et diffuser les enseignements tirés de la gestion des services publics ; et
• Co-représente le PNUD dans les réunions techniques pertinentes et les groupes de travail aux niveaux national, régional et mondial.

Le titulaire s’acquitte d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.

Responsabilités de supervision/gestion : Superviser un pharmacien ; Analyste des achats non liés à la santé ; Logisticien.

Orientation et stratégie d’entreprise – Pensée systémique :  Capacité à utiliser une analyse objective des problèmes et un jugement pour comprendre comment les éléments interdépendants coexistent au sein d’un processus ou d’un système global, et à considérer comment la modification d’un élément peut avoir un impact sur d’autres parties du système

Gestion d’entreprise-Gestion de portefeuille :  Capacité à sélectionner, hiérarchiser et contrôler les programmes et projets de l’organisation, en fonction de ses objectifs stratégiques et de ses capacités ; capacité à équilibrer la mise en œuvre des initiatives de changement et le maintien du statu quo, tout en optimisant le retour sur investissement