Responsabilités majeures
- Garantir la bonne gestion des ressources humaines de la mission dans le respect du cadre de gestion administrative d’ALIMA et de la législation locale. A cet effet, être le représentant ALIMA auprès des autorités administratives (Inspection du travail, Avocat, Sécurité Sociale, Impôts, etc.).
- Définir, adapter, planifier et superviser la mise en œuvre des politiques de ressources humaines de la mission, en veillant à ce qu’elles soient conformes au contexte, à la législation locale et aux enjeux opérationnels.
- Contribuer à la définition et à la mise en œuvre des objectifs de la mission, notamment concernant les volets liés au dimensionnement des équipes, au profil et à la capacité RH requise, au renforcement des compétences du personnel afin d’atteindre efficacement les objectifs de la mission en tenant compte de la vision RH et des valeurs d’ALIMA.
- Être le point focal et le conseiller pour les questions juridiques et celles liées à la gestion des RH auprès des managers de la mission.
Principales tâches et responsabilités
Gestion Administrative de la Mission
Politiques RH, questions administratives et conformité légale
- Être responsable de toutes les questions administratives de l’ensemble de la mission.
- Contribuer à la définition (ou à l’adaptation), à la validation et assurer l’application des documents, procédures et politiques de la gestion des RH sur la mission (règlement intérieur, contrats de travail, politiques de recrutements…).
- S’assurer que toutes les politiques et procédures RH ainsi que les documents administratifs liés aux RH (contrats de travail, fiche de paie, etc.) sont conformes au cadre juridique national (garantir notamment le respect du droit du travail) et veiller à leur mise à jour régulière.
- Assurer la veille juridique de la mission en créant et entretenant un réseau d’information pertinent en particulier sur les législations du travail et fiscale.
- En collaboration avec les autres membres de la coordination, notamment COFIN et CDM, veiller aux enregistrements annuels des contrats de bail et aux termes des contrats maisons coordinations et projets.
- Contribuer à la définition du cadre de gestion des personnels primés du MSP (Ministère Santé et population) et participer à l’élaboration des protocoles d’accord.
- Représenter ALIMA lors des réunions avec les Autorités et les autres ONG lorsqu’elles concernent les problématiques RH ou Administratives.
Dossier du personnel et Contrat de travail
- S’assurer de la qualité et de la complétude des dossiers du personnel de l’ensemble de la mission sous format papier et sous format électronique.
- Mettre en place des outils de suivi des contrats efficients et s’assurer que les RAP les utilisent (suivi des dates de contrat, congés, …).
- S’assurer que les obligations légales en matière d’archivage sont respectées.
Rémunération, paiement de salaires, impôts et cotisations sociales
- Définir et coordonner la mise en œuvre de la politique de rémunération de la mission conformément aux réglementations locales.
- Vérifier et valider les calculs mensuels des salaires et des taxes, afin de garantir l’équité interne, la compétitivité adéquate et la conformité juridique.
- S’assurer de la bonne utilisation du logiciel de paie et former les nouveaux Responsables de l’Administration Projet (RAP) au besoin.
- S’assurer des déclarations et du paiement mensuel des cotisations sociales et impôts sur le revenu.
Administration du personnel international
- En liaison avec le service administratif de Dakar, s’assurer du suivi administratif du personnel international : dates d’arrivée et de départ, des congés payés, des visas et billets d’avion.
- En collaboration avec le ou la responsable Admin/RH, s’assurer du renouvellement des visas des expatrié·e·s, visas de sécurité et/ou de tous autres documents légaux exigés par la police et le ministère (Agreement, Convention avec le Ministère de Tutelle, Demande d’autorisation d’entrée…).
- Suivre les dates de contrats et attirer l’attention des responsables hiérarchiques au moins 3 mois à l’avance.Tout poste international de coordination doit être ouvert au minimum 3 mois avant la fin de mission de l’occupant et 2 mois avant la fin du contrat pour les postes non coordination.
- S’assurer de la constitution des dossiers du personnel international et fournir les documents nécessaires pour ceux qui n’en disposent pas (carte ALIMA, ordre de mission, carte de séjour…).
- Supporter le ou la chef.fe de mission et les coordinateurs.trices de projet dans la planification des breaks et mettre à disposition un outil de suivi.
- S’assurer, en étroite collaboration avec le BAP (Bureau de l’Administration du personnel du siège) que tous les mouvements internationaux de la mission sont correctement suivis (visas, billets, per diem si nécessaire, dates de départ/arrivée, etc.)
- Assurer de bonnes conditions d’arrivée sur la mission et d’hébergement (chambre, nourriture, etc.) en informant l’ensemble des personnes/départements concernés.
- Assurer le suivi et la gestion des fins de mission, le débriefing et la capitalisation d’expériences au niveau de la mission et les partager avec l’équipe RH.
Stratégie RH et Composition des Équipes
Stratégie RH
- Être un membre actif de l’équipe de coordination, contribuant à la définition des objectifs et des plans stratégiques de la mission.
- Définir les stratégies RH au niveau de la mission afin de s’assurer que la mission dispose des capacités et des compétences nécessaires, à court, moyen et long termes (recrutement, rémunération, gestion et plans d’apprentissage et de développement).
- Garantir la cohérence entre les objectifs de la mission et les objectifs RH d’ALIMA au-delà du périmètre de la mission (c’est-à-dire relatifs aux capacités RH futures : par exemple favoriser l’évolution du personnel au-delà des fonctions exercées dans la mission, promouvoir des espaces de formation pour le nouveau personnel (première mission ALIMA) ou des plans de carrière, détachement, etc.…)
- Assurer une bonne connaissance du marché du travail : en termes de profils disponibles, de niveau de qualification, de spécificités, mener ou demander des études du marché du travail et des études de benchmarking.
- Participer et contribuer au réseau des Gestionnaires/coordinateurs RH inter ONG du pays
Dimensionnement des équipes et besoins en RH
- Conseiller l’équipe de coordination et les coordinateurs projet dans la définition de la composition de leurs équipes tant en termes de profil que de nombre, capacité requise.
- Participer à l’élaboration des budgets de la mission pour la partie RH (organigramme, salaire, primes, provision pour les remplacements en lien avec la mobilités internes/externes du staff, …), transports internationaux, Loyers.
- Mettre à jour régulièrement et partager mensuellement les organigrammes mission avec les projets, la coordination et le siège.
Recrutement, Performance et Développement de Carrière
Recrutement
- S’assurer de l’application rigoureuse de la politique de recrutement sur tous les projets et à tous les postes (de la définition du besoin à l’archivage des dossiers de recrutement).
- Identifier la/les meilleure(s) source(s) de recrutement en fonction des besoins et des objectifs de la mission et définir la stratégie de recrutement sur la base de l’analyse du marché du travail dans le but de recruter des professionnels et des personnes ayant le potentiel de se développer au sein de la mission/organisation.
- Former les Responsables Admin Projet (RAP) aux procédures ALIMA, aux bonnes pratiques et aux techniques de recrutement.
- Participer au processus de recrutement des cadres de la mission (coordination et projets) (validation RH).
- Mettre à disposition des RAP et responsables d’équipe des tests de recrutement lorsque cela est obligatoire ou demandé.
Embarquement/induction
- Assurer la mise à disposition d’un pack de bienvenue à tout employé nouvellement recruté.
- Assurer que tous les nouveaux employés recrutés (internationaux et nationaux) suivent le processus complet d’embarquement et reçoivent les briefings adéquats.
- Mettre à disposition des RAP une induction générale d’ALIMA et de la mission, appuyer la mise à jour de la partie projet et s’assurer que chaque collaborateur bénéficie de cette induction.
- S’assurer que chaque nouveau collaborateur recruté est briefé sur le règlement intérieur, le code de bonne conduite, la politique anti-fraude et la politique de prévention du harcèlement et des violences sexistes et sexuelles.
- S’assurer que le processus d’induction est compris par les parties prenantes et implémenté sur la mission (coordination et bases).
Profil de Poste
- Mettre à disposition des RAP et responsables d’équipe des profils de postes standards.
- S’assurer de la présence de profils de postes mis à jour pour chaque employé·e et que chaque employé·e l’ait lu et signé, supporter les RAP et responsable d’équipe en cas de blocage.
Plan d’Objectif de Performance (POP) – Entretien annuel
- Veiller à la bonne mise en œuvre du système de gestion de performance sur l’ensemble des projets et de la coordination de la mission (dans l’évaluation des performances des personnes et dans la mise en œuvre des plans d’action associés afin d’améliorer les capacités des personnes et leur contribution aux objectifs des missions).
- Former les responsables d’équipes à l’utilisation des documents POP et entretiens annuels.
- Vérifier que les responsables d’équipes fixent des objectifs en début de période et fassent les entretiens annuels du personnel en fin de période.
- En collaboration avec les RAP, assurer un suivi pour les entretiens annuels
- Analyser les entretiens annuels du personnel dans une approche de parcours professionnel.
- Assurer l’archivage et le classement des entretiens annuels du personnel de la mission et la transmission des POPs et entretiens annuels à la référente RH du siège dans le temps.
Formation et renforcement de capacités
- Coordonner l’identification des besoins en formation pour les staffs de la mission.
- Compiler annuellement l’ensemble des besoins en formation et élaborer un plan de formation annuel pour la mission, en lien avec la politique de formation existante.
- Être pro-actif dans l’identification de sources de financement des formations, et dans l’identification de collaborations avec d’autres ONG, organismes de formations présents dans le pays.
- Être responsable de l’organisation de formations se déroulant en coordination ou dans la ville de la coordination.
- Communiquer sur les dispositifs de formation / Renforcement des capacités existants (politique de langue, FIFI…)
- Proposer et anticiper les détachements de personnel au sein des autres missions ALIMA.
- Accompagner le renforcement de capacités de tous les collaborateurs en appui aux responsables d’équipes.
- Récolter les données en lien avec les formations dispensées sur les terrains et proposer une analyse de ces données.
- Appliquer les méthodes de suivi et d’évaluation post formation pour en mesurer l’impact.
- Assurer le lien avec la Chargée de formation au siège (Communication des plans d’actions, des initiatives de partenariat, partage des données etc.).
Mobilité et gestion de carrière
- Appuyer les responsables d’équipe à l’identification des employés à potentiel.
- Contribuer à diffuser l’information sur les détachements/ALLUR auprès du personnel national de la mission.
- Faire preuve de proactivité dans les possibilités de mobilité des employés à potentiel de la mission. Favoriser la mobilité (interne et externe) du staff dans le cadre des politiques en vigueur.
- Définir, approuver et/ou coordonner la mise en œuvre de programmes de développement de carrière pour les collaborateurs à haut potentiel afin d’accroître l’engagement et la contribution à long terme.
Encadrement et Animation de l’Équipe
Equipe RH
- Mettre en place un département RH à la coordination avec le recrutement et la formation d’une équipe nationale.
- Définir les profils de poste et les plans d’objectifs de performance des membres de son équipe.
- Réaliser les bilans de son équipe dans une approche de parcours professionnel.
- Faciliter les actions de formations en vue du développement/renforcement de compétences des équipes sur les thématiques RH et transversales.
- Proposer et accompagner les évolutions de poste en accord avec les politiques ALIMA.
- Identifier les compétences que les membres de son équipe doivent acquérir pour maîtriser leur poste et organiser des formations pour les renforcer.
- Organiser et animer des réunions d’équipe.
Communication et prévention des conflits
- Appuyer l’organisation des réunions mensuelles du personnel.
- Participer aux réunions représentants du personnel / coordination.
- Fournir une expertise aux coordinateurs/superviseurs/responsables de service sur la manière de gérer les RH (gestion d’équipe, prévention et gestion des conflits, détection précoce du stress, communication, réunions…).
- Participer à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les coordinateurs.trices projets, responsables d’équipes et le chef de mission ou recherche une solution viable dans le cas où une intervention directe n’est pas possible.
Rapportage
- Extraire les indicateurs RH mensuels de la base de données et mettre à jour le fichier de suivi des indicateurs RH à jour au plus tard tous les 15 du mois M+1 .
- Rédiger un rapport RH mensuel et le communiquer au référent RH siège.
Mise en œuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles
- Appuyer le chef ou la cheffe de mission dans la mise en œuvre du plan d’action de la prévention des abus.
- Participer aux formations et aux séances de sensibilisation.
- Appliquer les standards relatifs à la prévention des abus notamment la procédure d’un recrutement sûr.
- Assurer que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus.
- Contribuer à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur.
- S’assurer que les cas liés à des problèmes de comportement individuel abusif sont prévenus, détectés et signalés via les mécanismes internes en place.
Formation :
- Formation universitaire en droit, administration, gestion des ressources humaines ou dans le domaine de la solidarité internationale.
Expériences :
- Expérience préalable dans l’humanitaire sur des postes terrain (minimum deux expériences comme responsable admin projet) ou expérience avérée comme professionnel des RH;
- Expérience préalable sur des postes de Responsable RH, coordinateur ou Coordinatrice finances et ressources humaines et/ou de Coordinateur ou Coordinatrice Ressources Humaines;
- Expérience préalable en gestion d’équipe;
- Expérience fortement souhaitée dans des contextes d’urgence et de sécurité dégradée;
- Expérience préalable dans des équipes multiculturelles.
Compétences :
- Capacité d’analyse et sens critique;
- Sens de l’organisation, rigueur et autonomie;
- Qualités rédactionnelles;
- Excellentes connaissances informatiques (Word, Excel…);
- Capacité à prioriser et à travailler sous pression;
- Capacité d’adaptation, flexibilité et diplomatie;
- Habilité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels;
- Compétences en formation et accompagnement.
Langues :
- La maîtrise du français est indispensable;
- La connaissance de l’anglais est un atout.
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