Sous la supervision directe du responsable des services de soutien et conformément aux politiques, procédures et pratiques de l’UNOPS, l’analyste logistique est responsable de la prestation efficace des services d’hébergement et du soutien logistique global de l’UNOPS en RCA.
Il/elle sera plus spécifiquement en charge de la planification et de l’organisation de l’importation, du dédouanement, du stockage et de la distribution des équipements importés pour les clients de l’UNOPS, conformément aux règles et règlements financiers applicables à l’UNOPS et aux politiques et procédures régissant les activités d’approvisionnement de l’UNOPS et l’approvisionnement et l’assurance qualité.
L’analyste logistique travaille en collaboration directe avec l’agent d’approvisionnement, le gestionnaire des services de soutien et l’unité de développement des affaires pour planifier et fournir avec succès les services logistiques.
1. Bonne gestion des fonctions logistiques du pays conformément aux règles et règlements de l’UNOPS, en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :
- Le système de gestion des stocks et le système de contrôle régulier des stocks sont en place et opérationnels ;
- Assurer une gestion et une tenue de registres appropriées pour les actifs du projet, y compris la comptabilisation et le suivi de l’amortissement ;
- Mettre en œuvre les procédures de cession des actifs selon les modalités convenues
- Distribution et récupération du matériel (formulaires de check-in/check-out)
- Informe et assiste le nouveau personnel international, les experts et les consultants sur les exigences et procédures logistiques et administratives ;
- Superviser la préparation/maintenance et la mise à jour de la base de données de gestion des actifs pour les projets ;
- Travailler en étroite collaboration avec les unités des finances et des achats et le point focal des actifs dans la préparation et la soumission du rapport annuel d’inventaire des actifs au bureau régional/siège ;
- S’assurer que chaque équipe de projet prépare/maintient et met à jour la liste d’inventaire du projet ; ainsi que certifie le contrôle physique/les conditions de travail de tous les équipements du projet ;
- Assurer des procédures de dédouanement appropriées et en temps opportun ;
- Assurer l’enregistrement des actifs dans le registre des actifs conformément aux EPI.
- Travailler en étroite collaboration avec le responsable des achats et participer à la mise en œuvre du plan d’approvisionnement en biens et services, tels que la sous-traitance des entreprises locales (c’est-à-dire la maintenance du matériel de bureau, le service de sécurité), la location et la réhabilitation des locaux, des systèmes de communication, du matériel de bureau et des accords d’approvisionnement, de transport et de carburant en coordination avec la direction.
- Travailler en étroite collaboration avec l’Unité des achats sur l’achat de services pour l’entretien des locaux de bureau et du matériel de bureau et des véhicules connexes ;
- S’assurer que les locaux du bureau sont entièrement conformes aux exigences en matière de santé et de sécurité et sociales et environnementales (HSSE) et que les réparations et l’entretien nécessaires et entretenus sont effectués en temps opportun.
- Gérer la flotte de véhicules dans le pays avec tous les domaines connexes tels que la gestion du carburant, l’assurance, l’entretien, l’immatriculation, les permis de conduire, les journaux de bord, etc.
2. Pour les projets d’approvisionnement et de distribution dédiés, assurez-vous que tous les équipements sont achetés, expédiés, reçus, stockés et distribués en temps opportun.
- Surveiller le stockage et la distribution. Assurer une coordination étroite des activités de stockage et de distribution
- Effectuer une analyse des lacunes du système actuel de réception, de stockage et de distribution et élaborer des stratégies pour améliorer le système au besoin.
- Fournir un support technique sur les spécifications, les implications financières et la logistique pour une livraison sûre à la fois à l’échelle internationale et nationale.
- Fournir des conseils et un soutien technique sur le stockage et la distribution et développer des stratégies appropriées au besoin.
- Veiller à ce que toutes les actions logistiques soient menées conformément aux exigences de l’UNOPS conformément aux règles et règlements financiers de l’UNOPS et aux politiques et procédures applicables ainsi qu’au plus haut degré d’éthique personnelle et professionnelle.
- Mettre à jour les procédures opérationnelles standard pour garantir les meilleures pratiques.
- Mettre à jour et former les membres de l’équipe sur tous les processus et procédures utilisés ainsi que se tenir informé de l’avancement des contrats d’achat individuels
3. Gestion des connaissances :
- Interagissez activement avec d’autres PM pour partager des études de cas, des leçons apprises et des meilleures pratiques sur le système de connaissances ;
- Fournir des commentaires aux chefs de pratique sur la politique, en soutenant les orientations dans le but d’améliorer continuellement les politiques de l’UNOPS
- Terminer les leçons apprises selon le format de rapport pour les domaines sous sa responsabilité ;
4. Gestion du personnel :
- Superviser, guider et former le personnel logistique et administratif sur la bonne gestion et la tenue de dossiers dans les domaines suivants :
- Soutenir et conseiller sur les activités d’opérations logistiques des opérations ;
- Soutenir, encadrer et diriger l’unité logistique sur une livraison rapide et rentable des tâches et des tâches
- Informe et assiste le nouveau personnel international, les experts et les consultants sur la logistique des exigences et des procédures du HUB ;
- Superviser le personnel logistique sur la préparation/maintenance et la mise à jour de la base de données de gestion des actifs pour les projets ;
Effectue d’autres tâches au fur et à mesure qu’elles sont assignées par le superviseur.