Avis d’appel à candidature : PAM recrute un(e) Associé (e) à l’administration à Bangui, RCA.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour veiller à ce qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin. Dans le cadre de l’unité d’administration du PAM en RCA, l’adjoint administratif (facility management), sous la direction et la supervision générales du directe d’ingénierie, aidera à la gestion globale des services administratifs, assurer la fourniture quotidienne d’installations propres et sûres au personnel du PAM.

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

1. Vérifier les besoins en ressources dans le domaine de responsabilité, et aider à identifier de nouvelles exigences pour faciliter l’efficacité et la rentabilité des opérations et des services.
2. Responsable de la prestation de services tels que la gestion des installations, les déplacements, planifier, coordonner et fournir une gamme complète de travaux d’entretien et d’installation pour s’assurer que l’entretien préventif (groupes électrogènes, chauffe-eau, pompes à eau, etc.), etc., en signalant au superviseur toute divergence quant à la prestation cohérente et opportune des services, pour assurer un environnement de travail sûr et confortable pour Personnel du PAM.
3. Soutenir la production de diverses données et compiler et préparer des rapports afin de contribuer à la livraison d’informations précises pour la prise de décisions informatives et pour appuyer la gestion efficace et en temps opportun des ressources du PAM.
4. Contribuer à la planification, au suivi et au traitement des mesures administratives liées aux marchés publics, aux finances, aux ressources humaines, etc., y compris les contrats conclus avec des fournisseurs externes pour s’assurer que toutes les données sont enregistrées avec exactitude et en temps opportun.
5. Adapter et mettre à jour les processus administratifs, en soutenant la mise en œuvre des procédures opérationnelles, afin de contribuer à l’amélioration continue des services administratifs dans le domaine de la responsabilité.
6. Répondre à une série de requêtes liées à la prestation de services administratifs afin de supporter la résolution des problèmes quotidiens.
7. Coordonner les activités d’une équipe de personnel travaillant dans la région afin de s’assurer que les objectifs individuels et de l’équipe sont atteints conformément à tous les règlements, politiques, procédures et plan de rendement pertinents.
8. Fournir de la formation et des conseils au personnel pour l’interprétation des procédures administratives, des politiques, des processus et de l’utilisation des systèmes d’entreprise afin d’assurer la cohérence et l’efficacité des services fournis à tous les clients.

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES

Cette section est facultative pour décrire les responsabilités et les connaissances supplémentaires requises pour le poste en question:

• Coordonner les services de déménagement et de nettoyage pour garantir un environnement organisé, sûr et propre et s’assurer que tous les locaux/installations sont correctement maintenus propres et dans de bonnes conditions physiques pour garantir la sécurité de l’environnement de travail
• S’assurer que l’allocation appropriée du mobilier de bureau est effectuée, que des contrôles de maintenance périodiques et préventifs sont effectués et assurer la liaison avec l’équipe des actifs pour s’assurer que tous les actifs nouveaux/existants sont enregistrés dans le system
• Appuyer la supervision technique des sous-traitants afin d’aider à assurer des interventions ou des services efficients et économiquement rationnels lors d’opérations majeures d’installation, d’entretien ou de réparation d’équipements électriques.
• Assurer un suivi étroit avec l’unité des achats concernant l’achat des articles requis pour l’unité des installations, y compris les LTA, les contrats et les accords
• Aider à tenir un registre d’inventaire précis en procédant à des vérifications physiques et en gérant des listes/bases de données, et organiser la mise au rebut des équipements et du matériel dans le strict respect des directives du PAM en matière de gestion des actifs.
• Participer à l’évaluation des travaux nécessaires d’installation/de réparation, comparer les prix des matériaux et contribuer à la planification de travaux futurs d’entretien préventif, afin d’aider à fournir des services d’entretien de site efficients et économiquement rationnels.
• Responsable de la fourniture de services pour la gestion des installations, signalant toute anomalie au superviseur pour une prestation cohérente et rapide des services, afin d’assurer la fourniture d’un environnement de travail sûr et confortable pour le personnel du PAM.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D’ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Developpe l’équipe de la manière la plus efficace pour communiquer les objectifs stratégiques du PAM pour l’équipe et les partenaires du PAM sur le terrain
• Être une force pour un changement positif : Met en œuvre de nouvelles méthodes ou outils pour améliorer les processus de travail de l’équipe et la productivité
• Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe :Planifie les activités et les tâches de l’équipe en fonction de réussites spécifiques dans les communautés bénéficiaires afin de présenter un impact positif
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes :Explique aux coéquipiers comment chaque unité contribue à la mission globale du PA

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens :Identifie les capacités de développement de compétences telles que des modules de formation ou des expériences sur le tas pour soi-même, ses collègues et ses rapports directs
• Créer une culture inclusive :Facilite les activités de renforcement d’équipe pour établir des rapports dans votre propre unité
• Developper et fournir une rétroaction constructive: Facilite l’association de collègues juniors avec des entraîneurs au sein de votre propre équipe
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» :Anticipe les défis potentiels et élabore des plans d’atténuation pour s’assurer que l’équipe atteint les buts et les cibles

Performance    

• Encourager l’innovation et les solutions créatives : Identifie les occasions d’être créatif dans son propre travail et aider l’équipe à être plus novatrice et précise dans leurs tâches et domaines de travail respectifs
• Se concentrer sur l’obtention de résultats: Surveille les résultats attendus de l’équipe et fournit une rétroaction pour s’assurer que les résultats sont fournis de façon cohérente et précise
• Prendre des engagements et les respecter :Donne des conseils précis à l’équipe sur les responsabilités et les tâches prévues, tout en respectant son propre engagement envers l’équipe
• Être décisif :Donne l’exemple et fournit des conseils aux membres de l’équipe junior au moment où les problèmes s’aggravent alors qu’ils sont confrontés à des problèmes difficiles en milieu de travail ou sur le terrain

Partenariat        

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Facilite les partenariats avec d’autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain
• Établir des partenariats externes solides :Constitue un exemple et fournir des conseils à l’équipe sur la façon d’établir des relations avec des partenaires externe
• Être politiquement agile et adaptable : Enonce à l’intention des collègues ou des rapports directs la valeur de la contribution des autres équipes du PAM et des partenariats d’agence pour atteindre les objectifs du PAM.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L’ENTRÉE DANS CE RÔLE

• Minimum de 6 ans d’expériences professionnelles dans le domaine.
• Compétences polyvalentes telles que l’ingénierie, l’informatique et la sécurité.
• Expérience de la gestion d’équipes travaillant à distance.
• Expérience de travail avec l’approvisionnement.
• Une expérience antérieure des Nations unies, du PAM ou d’une Organisation international serait un atout.
• Excellente maîtrise de l’outil informatique Word, Excel, PowerPoint et systèmes ERP.

Date de clôture : 28/06/2023 à 00h00

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