L’Union Européenne (UE) recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve), Bangui, République Centrafricaine

 

 

Département/Unité

Affectation

Groupe du poste

(Personnel national)

Bureau du Chef de Mission

Bangui

III

Référence

Nom du poste

CAN 83

Assistant(e) Administratif

1. Rattachement hiérarchique

L’assistant(e) administratif relève de l’état-major.

2. Tâches et responsabilités :

  • Fournir un support administratif et logistique à la préparation de réunions et déplacements du Chef de Mission, Chef de Mission adjoint ou Chef d’état-major : réservation de salles, préparation de dossiers, en liaison avec les départements concernés et interlocuteurs externes ;

  • Rédiger et mettre en forme des courriers, rapports, notes verbales ou divers documents complexes ;

  • Prise de notes et rédaction de comptes-rendus ;

  • Contrôler la qualité et la conformité des documents soumis à la signature du Chef de Mission, Chef de Mission adjoint ou du Chef d’état-major ;

  • Veiller au respect des procédures en matière de traitement et de circulation des documents/informations dans la Mission et en assurer la diffusion correcte ;

  • Enregistrer et classer des documents, papier ou électroniques, selon le mode approprié afin de permettre un accès aisé et une recherche rapide des informations ;

  • Faciliter les contacts avec les autorités locales et tenir à jour les listes de diffusion et les carnets d’adresses de la Mission ; établir des contacts et de bonnes relations de travail avec le personnel administratif des principales autorités partenaires centrafricaines de la Mission :

  • Assurer le suivi du traitement des différentes demandes / requêtes faites par la Mission auprès des autorités centrafricaines ; les relancer quand nécessaire ;

  • Appuyer l’organisation des évènements de la Mission (conférences, séminaires, ateliers…) ;

  • Appuyer l’organisation des services de traiteur pour l’ensemble des évènements de la Mission le nécessitant ;

  • Coordonner ses activités avec les secrétaires/assistants des autres départements ;

  • Accueillir les visiteurs du Chef de Mission ou de son adjoint ;

  • Gérer le stock et l’approvisionnement des fournitures de bureau pour le bon fonctionnement du service ;

  • Suppléance en cas d’absence du/de la secrétaire international(e) ;

  • Effectuer toute autre tâche à la demande de la hiérarchie.

  • 3. Qualifications et connaissances essentielles : 

  • Diplôme d’études secondaires (Baccalauréat)

  • Au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle appropriée au sein d’une organisation internationale en tant que secrétaire/assistant administratif/ assistant exécutif

  • Maîtrise des techniques de gestion administrative d’un bureau de direction ;

  • Excellente maîtrise de la langue française : expression écrite et orale ;

  • Capacités d’organisation, de gestion des priorités et des imprévus, dans le respect des procédures et sous contraintes de temps et/ou ressources ;

  • Bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Word, Power Point, Excel, Outlook) ;

  • Capacités de travailler en équipe et de façon autonome ;

  • Sens du service et aptitude à travailler dans un environnement multiculturel ;

  • Capacités d’analyse et de synthèse ;

  • Bonne maitrise des questions de protocole.

4. Qualités personnelles essentielles : 

  • Ponctualité, rigueur, dynamisme ;

  • Intégrité, discrétion, sens des responsabilités ;

  • Polyvalence, disponibilité, capacités d’écoute et d’empathie ;

  • Bonne résistance au stress et capacité à gérer une charge de travail élevée.

5. Qualifications et expérience souhaitables : 

  • Diplôme post-secondaire spécialisé en secrétariat/gestion administrative ;

  • Expérience professionnelle dans un service diplomatique ;

  • Maîtrise du Sango ;

  • Maîtrise de la langue anglaise, à l’oral comme à l’écrit.

 

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