L’assistant(e) administratif relève de l’état-major.
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Fournir un support administratif et logistique à la préparation de réunions et déplacements du Chef de Mission, Chef de Mission adjoint ou Chef d’état-major : réservation de salles, préparation de dossiers, en liaison avec les départements concernés et interlocuteurs externes ;
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Rédiger et mettre en forme des courriers, rapports, notes verbales ou divers documents complexes ;
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Prise de notes et rédaction de comptes-rendus ;
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Contrôler la qualité et la conformité des documents soumis à la signature du Chef de Mission, Chef de Mission adjoint ou du Chef d’état-major ;
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Veiller au respect des procédures en matière de traitement et de circulation des documents/informations dans la Mission et en assurer la diffusion correcte ;
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Enregistrer et classer des documents, papier ou électroniques, selon le mode approprié afin de permettre un accès aisé et une recherche rapide des informations ;
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Faciliter les contacts avec les autorités locales et tenir à jour les listes de diffusion et les carnets d’adresses de la Mission ; établir des contacts et de bonnes relations de travail avec le personnel administratif des principales autorités partenaires centrafricaines de la Mission :
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Assurer le suivi du traitement des différentes demandes / requêtes faites par la Mission auprès des autorités centrafricaines ; les relancer quand nécessaire ;
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Appuyer l’organisation des évènements de la Mission (conférences, séminaires, ateliers…) ;
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Appuyer l’organisation des services de traiteur pour l’ensemble des évènements de la Mission le nécessitant ;
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Coordonner ses activités avec les secrétaires/assistants des autres départements ;
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Accueillir les visiteurs du Chef de Mission ou de son adjoint ;
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Gérer le stock et l’approvisionnement des fournitures de bureau pour le bon fonctionnement du service ;
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Suppléance en cas d’absence du/de la secrétaire international(e) ;
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Effectuer toute autre tâche à la demande de la hiérarchie.
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3. Qualifications et connaissances essentielles :
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Diplôme d’études secondaires (Baccalauréat)
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Au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle appropriée au sein d’une organisation internationale en tant que secrétaire/assistant administratif/ assistant exécutif
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Maîtrise des techniques de gestion administrative d’un bureau de direction ;
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Excellente maîtrise de la langue française : expression écrite et orale ;
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Capacités d’organisation, de gestion des priorités et des imprévus, dans le respect des procédures et sous contraintes de temps et/ou ressources ;
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Bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Word, Power Point, Excel, Outlook) ;
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Capacités de travailler en équipe et de façon autonome ;
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Sens du service et aptitude à travailler dans un environnement multiculturel ;
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Capacités d’analyse et de synthèse ;
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Bonne maitrise des questions de protocole.