Avis de recrutement : Conseil Danois pour les Refugiés recrute un(e) Spécialiste des subventions en RCA basé à Bangui.

1. Contexte

La RDC est présente en Afrique de l’Ouest depuis 1998. Le bureau régional de RDC pour l’Afrique de l’Ouest, l’Afrique du Nord et l’Amérique latine est basé à Dakar, au Sénégal, et couvre douze pays en dehors du Sénégal. La RDC est ouverte en RCA 2013 et comprend actuellement un bureau de coordination à Bangui, un bureau de zone dans le Nord-Ouest comprenant Batangafo, Paoua et Bocaranga. DRC RCA a mis en œuvre plusieurs projets dans ses zones opérationnelles avec de fortes composantes de protection (y compris le suivi de la protection, les VBG, la cohésion sociale, la protection des enfants, la documentation civile, le soutien psychosocial, la protection à base communautaire) et d’autres activités sectorielles (relèvement économique, Abris/IFN), Wash pour lesquelles une approche d’intégration de la protection et le cash sont promues. DRC RCA développe également des partenariats avec plusieurs organisations de la société civile locale pour la mise en œuvre de projets et le renforcement de leurs capacités. Nous recherchons un professionnel de l’humanitaire expérimenté ayant d’excellentes connaissances en matière de protection pour accompagner techniquement la stratégie de protection de DRC en RCA.

2. Objectif du poste

Basé à Bangui, bureau pays de DRC en RCA, le/la Grants Specialist soutient le développement et la revue de la qualité des propositions de projet, des modifications de projets et des rapports bailleurs produits par la mission. Il/elle fournit aux équipes programme et support des conseils sur le respect des échéances et règles internes RDC et des règles Bailleurs et les appuiera pour l’amélioration du suivi du cycle de projet. Il/elle contribuera également à la création de produits de communication et aidera à l’organisation d’événements internes et externes au programme. Le/la Grants Specialist travaillera avec le département des programmes et aura des interactions avec les services support, les bureaux base dans le pays, le bureau régional et le siège.

3. Responsabilités

Les responsabilités répertoriées ne sont pas exhaustives et pourraient être réajustées en fonction des besoins opérationnels identifiés sur le moment dans la mesure où elles restent cohérentes avec les responsabilités générales du poste.

Sous la direction de la responsable des programmes (HoP), et en collaboration avec l’ensemble des coordinateurs/spécialistes sectoriels et membres des équipes programmes, le/la Grants Specialist aura les activités et les tâches suivantes :

Assurer la revue et/ou à l’élaboration et la soumission en temps voulu de notes conceptuelles, de propositions de projet, et d’amendements, en coordination avec les équipes programme et conformément aux priorités définies avec la HoP.
Soutenir l’identification des opportunités de projets et effectuer le suivi et l’analyse des stratégies des bailleurs.
Contribuer à l’élaboration et/ou à la révision des rapports programmatiques ou contractuels en fonction des priorités et besoins de l’équipe programme.
Appuyer la HoP et les équipes sectorielles pour s’assurer que les éléments contractuels des projets (en particulier les taux de mise en œuvre, les délais de rapportage…) sont respectés.
Maintenir une compréhension large et approfondie des politiques, des règlements et procédures des bailleurs de fonds et établir ces connaissances parmi les programmes et les membres de l’équipe opérationnelle.
Travailler avec les chefs de projet, les coordinateurs/spécialistes techniques et le personnel du suivi & évaluation afin d’améliorer le suivi des projets : organiser les événements (réunions) clé du cycle de gestion de projet et contribuer à l’harmonisation et l’ utilisation systématique des outils de suivi de projet.
Appuyer les chefs de projet dans le suivi contractuel des partenaires, en conformité avec les exigences internes de DRC et les exigences bailleur.
Agir en tant que point focal de la communication afin de mettre en évidence les succès de DRC RCA à l’intérieur et à l’extérieur de la RCA.

Propositions:

Soutenir le Directeur du pays et la responsable des programmes dans la recherche active des possibilités de financement au niveau national, en lien avec le bureau régional de RDC et le siège.
Coordonner l’élaboration de propositions pour de nouveaux projets en travaillant avec le personnel du programme et en assurant un examen approprié au niveau de la région et du siège.
Elaborer et faire le suivi des rétroplannings d’élaboration des propositions de projet.
Assurer la liaison avec les bureaux de Copenhague et de Dakar afin de s’assurer que les propositions respectent les normes internes et sont conformes aux exigences des bailleurs.
Organisateur et participant à toutes les réunions internes de cadrage de la stratégie d’intervention de projet en amont de l’élaboration des nouvelles propositions.

Rapports :

Contrôler la qualité de tous les rapports narratifs avant de les soumettre au bailleur.
Veiller à ce que les rapports (narratifs, financiers et logistiques) soient soumis à temps aux bailleurs ; que les rapports narratifs soient cohérents et précis (rapports mensuels, trimestriels, intermédiaires ou finaux).
Fournir la révision finale pour tous les rapports narratifs en anglais.
Faire la vérification et le suivi de tous les rapports des partenaires dans les cadres de consortium pilotés par DRC.

Conformité aux règles des bailleurs de fonds :

Examiner les accords/contrats des bailleurs et coordonner leur validation avec les autres départements de RDC.
Veiller à ce que les subventions soient mises en œuvre conformément aux procédures de DRC et aux exigences bailleurs.
Accompagner et ancien les équipes sur les exigences bailleurs.
Maintenir et mettre à jour tous les fichiers de subvention (copies électroniques) liés aux propositions et rapports bailleurs, en lien avec le chargé de subventions du département Finances.
Veiller, en lien avec le chargé de subventions du département Finances à ce que les procédures et processus administratifs liés aux partenariats et aux sous-accords soient systématiquement mis en œuvre tout au long du programme, y compris les évaluations préalables de conformité (vetting), les accords de subvention, les décaissements et les rapports.

Suivi du cycle de gestion de projet et des partenaires

Organisateur des réunions d’ouverture et de clôture des subventions, ainsi que des réunions de suivi des subventions mensuelles / trimestrielles/annuelles, qui incluent la représentation de chaque unité (finance, programmes, logistique) ainsi que les partenaires le cas échéant, et assurer un suivi approprié des problèmes soulevés et des points d’actions décidés.
En lien avec les coordinateurs/spécialistes sectoriels, le bureau régional et le, aide à l’harmonisation (toolbox) et l’utilisation systématique d’outils de gestion de projet tels que le rapport mensuel d’activité, le BFU (suivi budgétaire ), le tableau de suivi des indicateurs de projet, les bases de données (BDD), contribuant à la mise en œuvre réussie des programmes et à l’alerte précoce en cas d’obstacles ou de défis pour prise de décision.
En collaboration avec le chargé des subventions du département finances, appuyant les chefs de projet dans le suivi contractuel des partenaires, en conformité avec les exigences internes de la RDC et les exigences bailleur.

Communication interne et externe :

Partager avec tout le personnel de DRC toute la documentation (propositions de subvention, rapports, budget, etc.) liée à leurs programmes spécifiques.
Agir en tant que point focal de communication pour RDC RCA. En relation avec le responsable des programmes (HOP), être en mesure de fournir des articles informatifs et variés concernant la situation politique et socioéconomique actuelle dans le pays.
Participer aux réunions des bailleurs ou à d’autres réunions pertinentes sur demande du HOP.
Créer des documents de communication (documents d’information, récits de médias) à utiliser dans le pays et à l’extérieur du Burkina qui mettent l’accent sur les réalisations de DRC RCA dans son ensemble, dans des secteurs spécifiques et dans des projets spécifiques.
Sur une base trimestrielle, s’assurer de la liaison avec l’équipe du bureau régional pour créer un calendrier de DRC et des histoires médiatiques externes mettant en évidence les succès de DRC RCA.
Rédiger et/ou réviser les produits de communication sur la base des informations fournies par les équipes, conformément aux priorités définies avec le SMT et aux directives de communication de DRC et des bailleurs.

4. Qualifications requises

Compétences essentielles

Un Master en développement international/études du développement, relations internationales, économie, sciences politiques/affaires publiques, administration ou gestion des entreprises, ou dans un autre domaine pertinent est requis ;
Au moins 2 ans d’expérience dans la gestion des subventions et proposition / développement ;
Excellentes compétences en matière de communication, de relations interpersonnelles et d’influence, avec une capacité bien développée à motiver et à persuader à des niveaux élevés ;
Forte maîtrise de l’écriture et de l’édition avec une attention particulière aux détails ;
Maîtrise parfaite de la langue française ;
Maîtrise (écrite et parlée) de la langue anglaise ;
D’excellentes compétences informatiques (MS Office, Internet) et une maîtrise avancée d’Excel sont requises ;
Capacité à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et cosmopolite ;
Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative ;
De bonnes capacités organisationnelles sont requises ;
Capacité à gérer les priorités multiples et concurrentes, en respectant les délais exigeants et en travaillant sous pression dans des environnements de sécurité instables
Flexibilité pour s’adapter aux exigences changeantes.

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