Avis de recrutement : UNICEF recrute un(e) Assistant(e) au Programme basé en RCA.
Sous la supervision et l’orientation étroites du chef de la Planification, du suivi et de l’évaluation (PME), l’assistant de programme soutient la section en effectuant une série de tâches procédurales, administratives et opérationnelles, afin d’aider à développer, mettre en œuvre et suivre leur programme de pays, en assurant une livraison efficace et opportune qui est conforme aux règles et réglementations de l’UNICEF.
- Faciliter le traitement des contrats pour les consultants, les vendeurs et les partenaires externes qui soutiennent le bureau dans la mise en œuvre du programme. Il s’agit notamment de préparer et de classer les documents, de remplir les formulaires et les modèles nécessaires, de télécharger les termes de référence dans VISION et de prendre les dispositions logistiques qui s’imposent. Tenir à jour les listes de fournisseurs, de partenaires et de consultants.
- Collecter les factures et classer les documents pour approbation et traitement ultérieur dans VISION et Mycase.
- Préparer et tenir à jour les dossiers, les documents et les plans de contrôle pour le suivi de la mise en œuvre du projet/programme, les dépenses financières, y compris la correspondance officielle avec les fournisseurs, les partenaires et les autres parties prenantes.
- Soutenir la gestion des fournitures administratives et du matériel de bureau.
- Tenir à jour le calendrier du bureau et organiser des réunions. Rédiger les procès-verbaux des réunions et veiller à la bonne organisation de la correspondance de l’équipe.
- Fournir une assistance aux membres du personnel de la section en ce qui concerne l’organisation des voyages et les droits y afférents, conformément aux règles et politiques de l’organisation. Assurer la liaison avec les points focaux compétents en matière de voyages afin que l’organisation obtienne le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
- Maintenir et mettre à jour un système de suivi des absences du personnel.
- Préparer et tenir à jour les dossiers relatifs à la planification et à l’élaboration des programmes pour sa section respective ; tenir à jour la documentation dans Shared Point, eTools et autres systèmes électroniques pour le bureau national.
- Effectuer des transactions dans VISION en veillant à ce que les résultats, les activités et le codage du programme soient conformes aux plans de travail annuels (PTA), et apporter des amendements et des modifications conformément aux révisions de la section, le cas échéant.
- Soutenir les activités de développement des capacités, les réunions et les conférences en prenant les dispositions logistiques nécessaires, en contactant les animateurs, les traiteurs et les hôtes, en organisant les horaires en liaison avec les participants pour connaître leur disponibilité, en liaison avec les points focaux du budget et la section pour connaître les coûts et les besoins, et en préparant des documents d’information pour les participants.
- Soutenir la préparation et la mise à jour des tableaux, graphiques et présentations de routine.
- Aider la section à tenir à jour la planification, le suivi et le compte rendu des indicateurs de résultats pour le bureau de pays dans le système RAM de l’UNICEF.
Pour être qualifié(e) en tant que champion(ne) pour chaque enfant, vous aurez…
Education :
Un diplôme de l’enseignement secondaire est exigé, de préférence complété par des cours/formations techniques ou universitaires en rapport avec le travail de l’Unicef.
Expérience professionnelle :
Un minimum de cinq années d’expérience dans un poste administratif ou de bureau à responsabilité progressive est requis.
Connaissance linguistique :
La maitrise parfaite du Français est requise ; Bon niveau en Anglais serait un atout.
La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies ou de la langue locale est considérée comme un atout.
Les candidat(e)s qualifié(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à remplir leur profil et déposer leur dossier de candidature (CV/P11, copies des diplômes, attestations ou certificats de travail, etc.) à travers la plateforme officielle de recrutement de l’Unicef : Vacancies | UNICEF Careers, au plus tard le 6 août 2023, date de clôture.