Avis à manifestation d’intérêt pour le recrutement d’un(e) Responsable Administratif – RCA.
Poste
Le Responsable administratif assure le bon fonctionnement de l’administration, la bonne gestion des fonds et des ressources humaines pour les activités mises en œuvre dans la région de Birao. Il/elle est le garant du respect des règles et procédures.
Il/elle travaille sous la responsabilité de la Coordinatrice terrain (CT) de Birao et en collaboration avec le Coordinateur administratif basé à Bangui. Il/elle supervise l’équipe administrative de Birao
FINANCE
- Garantir la bonne utilisation des fonds, en conformité avec les contrats de financement et dans le respect des procédures internes ainsi que des règles des bailleurs de fonds.
- Participer à l’élaboration des nouveaux budgets.
- Alimenter et mettre à jour mensuellement les prévisionnels en lien avec chaque département.
- Accompagner les responsables de projet et le responsable logistique dans la gestion financière et administrative des projets et leur fournir des outils adaptés et à jour.
- Accompagner les différents services dans la tenue de leur prévisionnel de trésorerie.
- Tenir à jour le tableau d’affectation de la base, en lien avec le coordinateur administratif.
- Superviser les dépenses en conformité avec les prévisionnels établis.
- Gérer la trésorerie de la base et préparer les demandes d’approvisionnement dans les meilleurs délais sous la supervision du coordinateur administratif et de la CT.
- Assurer la bonne tenue des caisses de la base.
- Finaliser et vérifier la comptabilité de la base avant envoi à la coordination à Bangui.
- Garantir le bon archivage physique et électronique des documents comptables et organiser avec le responsable logistique leur expédition vers la capitale.
- Préparer et accompagner les audits liés aux projets en lien avec le responsable de conformité.
- Participer à l’écriture des rapports financiers.
- Suivre le paiement dans les délais des charges fiscales de la base.
- Participer à la mise à jour des procédures financières et de paiement en lien avec la CT et le coordinateur administratif.
ADMINISTRATION
- S’assurer du bon archivage physique et électronique des pièces administratives et organiser avec le responsable logistique leur expédition vers la capitale.
- Se coordonner avec l’équipe administrative de Bangui pour les paiements lorsque cela est nécessaire.
- Etablir et/ou valider administrativement l’ensemble des contrats : contrat d’achat, de prestation de service, contrat de formation…
- Tenir à jour un tableau récapitulatif de tous les contrats (locations, achats, etc.), et assurer leur bon archivage.
- Garantir le bon respect des clauses de contrat par les fournisseurs.
- Participer à l’élaboration et au dépouillement des appels d’offre.
- Garantir le cadre légal et réglementaire des activités de la base.
RESSOURCES HUMAINES
- Encadrer et former l’équipe administrative composée d’un caissier et d’un assistant administratif.
- Encadrer et former le personnel de maison sous sa supervision.
- Communiquer et assurer la bonne circulation des informations RH au sein de la base et avec la coordination (recrutements, organigramme, liste de contacts…).
- Coordonner l’ensemble des recrutements au niveau de la base, en accord avec le coordinateur administratif et la CT.
- Participer à l’élaboration des profils de postes avec les équipes opérationnelles et aux entretiens de recrutement.
- Centraliser mensuellement les données relatives au paiement des salaires pour validation par le coordinateur administratif, ainsi que les données RH.
- Sur la base des besoins identifiés, organiser des formations pour les employés nationaux avec l’appui du coordinateur administratif.
- Accompagner les responsables de projet et le responsable logistique à la bonne gestion de leurs équipes.
- S’assurer de la bonne application de la politique définie par TGH pour la gestion du personnel national (recrutement, promotion, évaluation, discipline…).
- S’assurer du respect du droit du travail centrafricain, et maintenir de bonnes relations avec l’inspection du travail.
- Assurer le lien avec les délégués du personnel, en coordination avec la CT.
Ces responsabilités pourront être revues en fonction des évolutions des besoins sur le terrain.
Profil
- Formation en gestion financière, en gestion des ressources humaines (formation Bioforce ou Ecole de commerce appréciée).
- Compétences et expérience en comptabilité / gestion financière.
- Expérience préalable sur un poste d’administrateur.
- Bonne connaissance du milieu humanitaire (ONG, OI, UE…).
- Excellente maîtrise des outils informatiques (dont Excel et Word), connaissance de SAGA souhaitée.
- Capacités à mettre en place et à dispenser des formations.
- Bonnes capacités rédactionnelles en français.
- Qualités interpersonnelles.
- Sens du relationnel.
- Capacité et motivation pour vivre et travailler en équipe.
- Capacité à vivre dans un contexte sécuritaire instable.
Date limite : 26 septembre 2023