Avis de recrutement : La Banque Mondiale recrute un(e) Assistante d’équipe, RCA

Description de l’emploi

Voulez-vous construire une carrière qui en vaut vraiment la peine ? Le Groupe de la Banque mondiale est l’une des plus importantes sources de financement et de connaissances pour les pays en développement. Il s’agit d’un partenariat mondial unique de cinq institutions qui se consacrent à mettre fin à l’extrême pauvreté et à promouvoir une prospérité partagée. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous travaillons avec des partenaires des secteurs public et privé, en investissant dans des projets novateurs et en utilisant les données, la recherche et la technologie pour développer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus d’informations, visitez www.worldbank.org.

Poste : Assistante d’équipe (RCA)

Voulez-vous construire une carrière qui en vaut vraiment la peine ? Travailler au sein du Groupe de la Banque mondiale vous offre une occasion unique d’aider nos clients à relever leurs plus grands défis en matière de développement. Le Groupe de la Banque mondiale est l’une des plus importantes sources de financement et de connaissances pour les pays en développement. Il s’agit d’un partenariat mondial unique de cinq institutions qui se consacrent à mettre fin à l’extrême pauvreté, à accroître la prospérité partagée et à promouvoir le développement durable. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous travaillons avec des partenaires des secteurs public et privé, en investissant dans des projets novateurs et en utilisant les données, la recherche et la technologie pour développer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus d’informations, rendez-vous sur www.worldbank.org

Le bureau de pays de la Banque mondiale à Bangui est à la recherche d’une personne hautement organisée, énergique et expérimentée, capable d’opérer efficacement dans un environnement très exigeant et en évolution rapide, pour servir d’assistant d’équipe. L’adjoint(e) d’équipe sera sous la supervision directe de l’adjoint(e) principal(e) de programme (ASP) qui est responsable de son perfectionnement technique et professionnel et de l’évaluation de son rendement.

L’assistant(e) d’équipe fait partie intégrante de l’équipe d’administration et d’appui à la clientèle (ACS) du bureau de pays de la République centrafricaine (RCA). (L) Il fournira un soutien administratif et à la clientèle au personnel opérationnel.

Le poste implique des interactions fréquentes avec d’autres unités institutionnelles, le personnel dans le pays et dans d’autres endroits (localement et internationalement), les représentants du gouvernement, les consultants et les organisations externes.

RÔLES & RESPONSABILITÉ

Les fonctions du titulaire comprennent, sans s’y limiter :

Soutien opérationnel, logistique et administratif

Utiliser ses compétences en traitement informatique pour produire des textes, des rapports, des présentations, des tableaux, des figures, des graphiques, etc., selon le format et la distribution de la Banque.
Recueillir et saisir les données fournies par les chefs d’équipe de travail dans la base de données centrale, y compris le traitement des nouveaux rapports d’avancement du projet.
Se tenir au courant des directives de l’Organisation et assurer un traitement efficace de tous les documents du projet.
Rédiger la correspondance courante (lettres, notes de service, télécopies, etc.) conforme aux normes régionales de l’Organisation, en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés, et relire les documents relatifs à la correction d’épreuves.
Rédiger les procès-verbaux des réunions et aider à la révision de documents volumineux.
Soutenir la mission d’équipe virtuelle ou sur le terrain pendant toutes les étapes du projet (préparation, supervision et réalisation) sans délai.
Participer et organiser des visites de terrain et des réunions (y compris virtuelles) et prendre note des points essentiels pour l’équipe lors des missions de projet.
Aptitude à organiser des réunions, des ateliers, des conférences et des séminaires multisectoriels de haut niveau.
Examiner les lettres d’envoi, les aide-mémoires et autres lettres relatives aux projets conformément aux normes régionales de l’Organisation, en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés, et en relisant les documents.
Alerter les équipes de projet des échéances (aide-mémoire, ISR, ICR, etc.) selon les directives de la Banque.
Suivre les activités en attente via le portail des opérations (date d’entrée en vigueur, date limite pour l’ISR/ICR, etc.).
Expérience et capacité à utiliser les opérations, SAP et le portail administratif.
Traiter tous les contrats de STC en étroite collaboration avec le chef de l’équipe de travail et aider à répondre aux exigences de clôture de fin d’année, ce qui comprend l’examen et le suivi pour s’assurer que les engagements et les soldes des consultants sont payés et que les contrats sont conclus en conséquence pour les tâches dirigées par l’unité, en particulier au cours du dernier trimestre de l’exercice.
Rappeler aux équipes qui partent en mission les exigences de voyage en RCA, y compris celles liées au contexte de la COVID-19 et des pays FCV.
Assurer la logistique, le visa, la réservation des chambres, la prise en charge / le retour des membres de l’équipe
Faire des demandes de déplacement pour des consultants ou d’autres membres de la mission ; Assurer le visa de sécurité de son équipe lors des visites sur le terrain. Assurez-vous que tous les documents de reçus sont classés dans la demande de voyage pour les consultants dans les meilleurs délais.
Tenir à jour les dossiers de projet de la division (papier et électronique) et récupérer des données provenant de diverses sources et les compiler à l’intention du gestionnaire de pays et/ou de l’unité de gestion de pays (UMC).

Gestion de l’information et interaction avec les clients

Répondre aux demandes internes et externes sur le portefeuille assigné ou, au besoin, prendre des messages téléphoniques précis et complets, et les acheminer aux personnes appropriées pour qu’elles les traitent.
Tenir à jour les listes de distribution, les listes de téléphones/adresses des contacts du projet/produit, et distribuer les documents pour l’équipe.
Assurer la coordination avec les unités de service et assurer la liaison fréquente avec les membres de l’équipe à Washington et au bureau de pays.
Assurer le suivi des aspects appropriés des activités opérationnelles de l’équipe et en rendre compte.

Gestion du temps et planification logistique

Coordonner la gestion du temps et des horaires, en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et surveiller les changements, et communiquer l’information.
Suivre les tâches, les étapes et les calendriers assignés à l’aide de technologies modernes de gestion de bureau, assurer la coordination avec le personnel concerné, fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet.
Résoudre des problèmes inhabituels avec créativité et ingéniosité et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, des présentations et des signatures de conseils d’administration, etc.
Organiser l’horaire de travail et les réunions avec les homologues des équipes visiteuses

Autres tâches

Servir de soutien aux autres membres du personnel et aux assistants de l’équipe de travail pour les tâches de projet et administratives.
Effectuer occasionnellement des tâches analytiques à la demande du chef d’équipe.
Effectuer d’autres tâches à la demande du superviseur.

Critères de sélection

Licence avec au moins 2 ans d’expérience professionnelle dans un poste pertinent.
Capacité à réussir les tests pertinents du Groupe de la Banque au moment du recrutement (par exemple, les langues française et anglaise et les applications informatiques).
Connaissance et capacité d’exécuter des routines de travail diverses et complexes dont l’objectif est spécifique.
Solides compétences linguistiques en anglais et en français (à l’oral et à l’écrit), y compris la capacité de rédiger une variété de documents (p. ex., lettres, aide-mémoires).
Bon esprit d’équipe et capacité à interagir avec tact et efficacité avec le personnel à tous les niveaux.
Connaissance intermédiaire des ordinateurs personnels et capacité d’utiliser une suite d’applications informatiques standard (p. ex., MS Office).
Volonté de demander de l’aide à ses superviseurs ou à ses collègues et d’apprendre d’eux.
Capacité à traiter avec précision et à accomplir des tâches chaque jour selon des normes spécifiques.
Capacité à fonctionner efficacement au sein d’équipes multidisciplinaires dans un environnement de gestion matricielle.
Capacité à respecter les priorités de travail et à répondre de manière créative aux demandes des clients. Compétences interpersonnelles démontrées, initiative, débrouillardise, gestion efficace du temps, sens de l’organisation et capacité à traiter des informations confidentielles.
Capacité d’extraire des documents de référence de diverses sources (p. ex., bases de données ou autres systèmes de classement, Internet, etc.).
Faire preuve d’initiative et de débrouillardise.
Capacité avérée d’établir des relations et d’interagir positivement avec ses homologues supérieurs des secteurs public et privé, en français et en anglais.
Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression.

Compétences :

Gestion de projet/tâche : Effectuer les tâches / projets assignés avec supervision au besoin. Porte attention aux détails et assure des produits de bonne qualité. Prendre des mesures pour identifier et résoudre les problèmes courants et non courants. Être motivé et prêt à accomplir des tâches.
Politiques, processus et procédures de l’établissement : Démontrer sa connaissance des programmes et des produits de son propre ministère, connaître les principaux acteurs et comprendre son propre rôle. Faire preuve de compréhension des politiques et procédures de la Banque mondiale pertinentes pour le domaine de responsabilités qui lui est assigné et être capable de les appliquer et de les mettre en œuvre.
Connaissance de la technologie et des systèmes : Démontrer des connaissances et de l’expérience de travail avec les applications Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, etc.). Avoir la capacité et la volonté de maintenir à jour les connaissances et les compétences en matière de technologie.
Gestion de projets et de tâches : Faire preuve d’un bon sens de l’organisation, de la résolution de problèmes et de l’analyse, ainsi que d’une capacité à travailler avec compétence avec un minimum de supervision. Faire preuve d’attention aux détails et à la qualité. Avoir la capacité de gérer plusieurs tâches et d’accomplir des tâches dans les délais convenus.
Polyvalence et adaptabilité : Faire preuve de flexibilité et être réceptif à la mise en place de nouvelles solutions. Est prêt à étendre ses propres capacités. Démontrer sa motivation à se mettre à profit et à s’adapter pour effectuer des changements
Orientation client (AEC) : Faire preuve de bonnes compétences en communication, d’une attitude positive et professionnelle en matière de service à la clientèle ; Être capable de comprendre les besoins des clients et d’y répondre de manière professionnelle
Apprentissage, partage des connaissances et communication : Bonnes compétences linguistiques en anglais (oral et écrit) ; Capable de rédiger clairement, de réviser et de relire des ébauches de communications. Capable d’apprendre et de partager des connaissances et de l’information au sein de l’unité.

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