Appel à propositions pour l’appui aux acteurs institutionnels pour le relèvement dans le sud-est de la RCA

Appui aux acteurs institutionnels pour le relèvement dans le Sud-Est de la RCA

Prestation de service – organisation de formations et d’un séminaire d’échange international (Niger-RCA)

Résumé :

Dans le cadre d’un projet financé par la Commission européenne et visant à renouveler le contrat social entre l’Etat et la population en favorisant la paix dans le région Sud-Est de la République centrafricaine, IMPACT Initiatives, partenaire du projet dans le cadre de son initiative AGORA, cherche à sélectionner un prestataire pour réaliser deux activités visant au renforcement des capacités des acteurs institutionnels dans le Sud-Est de la République centrafricaine, réparties en deux lots comme suit :

1. Lot 1 : La formation de formateurs experts du Ministère de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation (MATD), des acteurs communaux et sous-préfectoraux et les agents des services techniques déconcentrés de l’Etat ;
2. Lot 2 : L’organisation d’un séminaire de partage d’expérience entre les représentants de collectivités en Centrafrique et leurs pairs nigériens, qui aura lieu au Niger.

Afin d’assurer la continuité entre l’activité de formation aux acteurs institutionnels en RCA et l’échange international avec le Niger, il est souhaitable que la prestation couvre les deux activités. Il est toutefois possible de proposer une offre technique et financière pour une seule des deux activités en justifiant la pertinence de ne remplir qu’une des deux prestations visées. Pour autant, et dans le cadre de la revue des offres de cet appel, les offres répondant conjointement aux lot 1 et 2 seront favorisées dans les critères de sélection.

Contexte :

Dans le cadre du programme RELSUDE « BUNGBINGO MBONGO-TÖ – Unis pour le sud-est » un consortium de ACTED, OXFAM, Cooperazione internazionale (COOPI), Concern Worldwide, IMPACT Initiatives et Free Press Unlimited (FPU) ont joint leurs efforts pour proposer une Action fondée sur une approche communautaire ayant pour objectif spécifique le relèvement socioéconomique et la réconciliation dans la zone Sud-Est de la RCA entre 2020 et 2022. IMPACT Initiatives contribue au projet RELSUDE dans le cadre de AGORA : une initiative conjointe d’ACTED et IMPACT Initiatives, mise en oeuvre dans plusieurs pays, qui promeut la stabilisation des zones touchées par les crises, via le renforcement des capacités locales de réponse aux crises et la facilitation des actions de relèvement inclusives.

Le projet RESLUDE cible 21 villes dans 5 préfectures de la RCA : la Basse-Kotto, le Haut-Mbomou, la Haute-Kotto, le Mbomou et la Ouaka, specifiquement les villes de : Alindao, Bakala, Bakouma, Bambouti, Bangassou, Bria, Djéma, Gambo, Grimari, Ippy, Kouango, Kembé, Mingala, Mobaye, Obo, Ouango, Satema, Rafai, Yalinga, Zangba et Zémio. Il est mis en oeuvre depuis mi décembre 2019.

Dans les villes d’intervention, le Consortium apporte un appui holistique articulé autour de 4 volets d’intervention :

• Volet 1 : relance économique
• Volet 2 : eau, hygiène et assainissement
• Volet 3 : protection, réconciliation, paix
• Volet 4 : appui aux autorités locales

La principale contribution de l’initiative AGORA est la publication de 21 Plans de Relèvement Locaux (PRL) élaborés dans les 21 villes du projet, pour faciliter les 4 volets présentés ci-dessus. Dans chacune de ces villes, l’objectif du PRL est de fournir une compréhension des besoins et opportunités pour les acteurs à la fois locaux et de l’aide humanitaire. Le PRL représente également un instrument de coordination, remis aux partenaires humanitaires et aux acteurs institutionnels locaux afin de servir de base de travail à tous au niveau local. L’objectif est de replacer les acteurs locaux, institutionnels et communautaires, au cœur du processus de décision, pour faire en sorte que l’aide proposée par les acteurs humanitaires soit dirigée vers les priorités locales et selon les modalités adaptées au contexte, et ce dans une logique pérenne.

A la suite de la publication de ces PRL, ACTED et IMPACT sont impliquées dans le Volet 4 du projet RELSUDE à travers plusieurs activités : la diffusion des PRL aux autorités locales, l’appui pour la mise en place de plateformes de coordination du relèvement locales, la dotation de petit matériel aux acteurs locaux et le renforcement des capacités des représentants institutionnels. Les activités prévues au titre de ces termes de référence s’inscrivent dans ce volet du projet RELSUDE : ils seraient liés aux autres activités des partenaires RELSUDE dans le quatrième volet du projet : en particulier des microprojets qui seront réalisés par les autorités locales avec le soutien des partenaires RELSUDE.

Par ailleurs, ACTED et IMPACT mettent actuellement en œuvre des programmes similaires, sur un financement du même bailleur européen, d’appui à la résilience, à la planification locale et à la fourniture de services de base dans 7 communes de la région de Diffa au Niger (programme SHIMODU). Les communes ciblées par le programme RELSUDE en RCA et celles ciblées par le programme SHIMODU au Niger font face à certaines problématiques similaires : insécurité, absence de moyens pour la planification et la mise en œuvre d’interventions publiques de relèvement, faiblesse des capacités des acteurs locaux, difficultés de coordination de l’aide au niveau local, etc. Elles reçoivent également un appui comparable d’AGORA pour l’élaboration de plans de relèvement locaux et le renforcement de capacités de leurs autorités en place, et des acteurs humanitaires pour de l’assistance multi-sectorielle. Ainsi, il est considéré qu’un échange international avec les autorités nigériennes et centrafricaines permettra de tirer au niveau global des leçons apprises communes, afin de renforcer les capacités des autorités des deux pays.

Lot 1: formations

Dans le cadre de cette activité, en collaboration avec IMPACT Initiatives RCA, il sera demandé au prestataire d’élaborer le contenu des formations et former les formateurs centrafricains. Le travail du prestataire sur l’élaboration des modules se basera sur le travail déjà fait dans le projet RELSUDE et ailleurs, soit les données déjà collectées par IMPACT sur les localités ciblées, et leur analyse, et notamment les diagnostics institutionnels et les ateliers préfectoraux réalisés en 2020, et les modules de formation existants (délivrés déjà en RCA ou dans des autres pays).

Plus spécifiquement, le prestataire devra élaborer un programme de formation pour les acteurs institutionnels du Sud-Est de la RCA, composé de plusieurs modules qui seront adaptables selon les contextes et les groupes. Il sera ensuite demandé au prestataire de former des formateurs centrafricains, qui seront issus du MATD. Ces formateurs devront pouvoir enfin dispenser les modules de formation, auprès des autorités institutionnelles et des représentants des services déconcentrés techniques de l’Etat, dans 5 localités dans la RCA entre les mois d’août et octobre 2021.

Objectif escompte des formations

Les diagnostics territoriaux AGORA ont mis en lumière des besoins en formation du personnel en place dans les institutions étatiques déconcentrées (aucune formation reçue depuis la prise de poste, difficultés à identifier le mandat et les missions des services étatiques, absence de textes de référence, etc.). La formation des autorités locales d’une part et agents des services déconcentrés d’autre part sera donc nécessaire pour atteindre les deux objectifs globaux du volet 4 du projet RELSUDE :

• Les administrations verront leurs capacités à réaliser leurs missions renforcées grâce à des personnels formés, et des dotations matérielles.
• Les activités RELSUDE seront mises en place en s’appuyant sur une forte collaboration avec les services déconcentrés de l’Etat et ses agences techniques spécialisées, dans l’optique de favoriser les transferts de compétences et d’éviter toute substitution.

Objectifs attendus de la prestation

Le prestataire, avec le soutien d’AGORA RCA, élaborera et un programme de formation pour les autorités locales des sous-préfectures ciblés par RELSUDE, et formera les personnels du MATD pour enfin délivrer ces modules sur place dans chacun des chefs-lieux des cinq préfectures de RELSUDE.

Le MATD, en charge de la formation des fonctionnaires en RCA, dispose déjà des personnels expérimentés dans la formation des autorités locales. Le consultant formera donc 4 personnels du MATD pour animer les modules de formations. Ces 4 personnels sera sélectionnés en lien avec AGORA, le prestataire, et le MATD. AGORA pourra assurer le lien entre le prestataire et le ministère.

Après les formations des autorités locales, le prestataire devra rédiger une note analytique de l’état actuel de la gouvernance (spécifiquement les aspects de gouvernance couverts dans les formations) dans les 5 préfectures ciblés. Cette note sera principalement à la destination du MATD, pour fournir un retour sur le projet et pour informer le travail futur du ministère. Elle pourra également être partagé avec les partenaires d’aide en RCA et les autres acteurs institutionnels de la RCA. Les formateurs centrafricains devront donc prendre des notes pendant la formation pour fournir une analyse des forces et faiblesses des autorités locales dans leur rapportage des activités formation.

Les formateurs centrafricains devront être formés afin d’être en mesure de pouvoir restituer les éléments suivants :

• Présenter une maîtrise suffisante des sujets spécifiques qu’ils devront évoquer auprès des autorités locales pour renforcer la transmission du reste des formations ;
• Livrer les formations dans un format dynamique et adapté aux besoins, capacités et priorités qui varient en fonction de chaque préfecture ;
• Mettre en contexte les formations en utilisant les activités pratiques et les spécificités ;
• Adapter les formations selon les contraintes logistiques de terrain (absence d’alimentation électrique permanente, absence de certains profils clefs de l’administration déconcentrée par exemple) ;
• Rédiger un rapport d’activité de chaque formation ;
• Faire une analyse des forces et faiblesses des autorités locales pour alimenter une note analytique qui sera rédigé après la fin de toutes le formations (voir dessous).

Les formations des autorités locales devront couvrir les 2 thématiques suivantes qui ont été suggérées par les autorités locales rencontrées au cours des diagnostics territoriaux menés par AGORA. (Liste des sous-thématiques non-exhaustive) :

• Rôle et mission des autorités locales ;
  • Lois et documents de base de gouvernance en RCA ;
  • Gouvernance locale et redevabilité.
• Comptabilité et gestion des finances publiques ;
  • Mobilisation des ressources locales ;
  • Utilité d’un budget communal et processus d’élaboration du budget.

En particulier, le contenu des modules devra répondre aux exigences spécifiques suivantes :

• Etre assez souples pour s’adapter aux besoins, capacités et contextes opérationnels des autorités des 21 sous-préfectures de RELSUDE qui ont des capacités gouvernementales très variées et intégrer les commentaires des partenaires du projet dans la préparation ;
• Etre en lien avec les priorités du Ministère de l’Administration du territoire et de la décentralisation (MATD), les besoins exprimés par les habitants et autorités des villes ciblés par RELSUDE, et les objectifs du projet RELSUDE ;
• Etre adaptés aux capacités et besoins des rôles des participants (a priori les autorités communales et sous-préfectorales, et des représentants des services techniques déconcentrés) ;
• Etre cohérents avec les activités RELSUDE, pour encourager la collaboration entre les partenaires du consortium et les autorités locales pour la réalisation du projet ;
• Etre fondés sur une revue des données déjà collectées et analyses par AGORA (diagnostic institutionnel et ateliers préfectoraux) pour assurer que le contenu de formations soit pertinent ;
• Etre fondés sur, s’ils sont disponibles, les modules de formation existants sur les thématiques identifiées ;
• Être innovants et adaptés au contexte culturel et politique du Sud-Est de la RCA, pour garantir la participation ;
• Proposer des exercices ou activités pratiques pour que les participants puissent mettre en application les enseignements de la formation.

Description des activités à réaliser et résultats attendus

3 phases :

• Précision du mode opératoire et élaboration des modules
• Finalisation des modules et formation des formateurs
• Animation des formations des autorités locales et rédaction de note analytique

Phase 1 : Précision du mode opératoire et élaboration des modules :

Cette phase comprendra d’abord la planification, en collaboration entre l’équipe AGORA et le prestataire (et les autres acteurs clés si pertinents) d’une équipe et un plan de travail indicatif pour réaliser les formations, et des participants prévus pour les formations. Ensuite il comprendra l’analyse des données secondaires et des modules de formation déjà existantes. Toutes ces activités pourront se faire par le prestataire à distance, en lien avec l’équipe AGORA sur place en RCA, qui fournira les informations contextuelles dont elle dispose.

La deuxième étape de cette phase sera la finalisation du mode opératoire, le recrutement des formateurs centrafricains, la consultation avec des acteurs clés (le MATD, les partenaires de l’aide, les autorités locales) et finalement l’élaboration des modules de formation des personnel MATD et des autorités locales. Une fois recrutés, les formateurs centrafricains pourront être consultés sur l’élaboration des modules de formation pour les autorités locales. Ces activités devraient se faire sur place en Bangui, et (sous réserve des conditions sécuritaires) dans une des préfectures ciblées pour la formation des autorités locales.

Une structure d’équipe, plan de travail, et liste de participants à titre indicatif sont fournies ci-dessous, pour orienter les offrants. Néanmoins, les postulants sont encouragés à considérer ces éléments à titre indicatif, mais, et en lien avec les  justifications nécessaires à inclure dans leur offre technique, doivent démontrer leur compréhension en formulant des adaptations. La version finale sera finalisée avec IMPACT et le prestataire sélectionné, lors de la prestation. Il devrait être noté également que le plan de travail sera susceptible de changements dû à la situation sanitaire liée à Covid-19.

Le prestataire proposera une équipe « lead » qui comprendra idéalement au moins un membre centrafricain, en charge d’élaborer les modules de formation et former les formateurs. L’équipe lead contribuera au recrutement de 4 personnels du MATD, qui seront en charge d’animer les formations (en Sango). Le prestataire pourra proposer un profil plus détaillé de formateurs pour affiner cette sélection auprès des personnels du MATD. La sélection finale des personnels à former se fera en lien entre le prestataire, le MATD et l’équipe AGORA.

La planification du calendrier des formations pourra suivre les indications suivantes :

• La formation des formateurs aura lieu à Bangui et durera 7 jours ouvrables (donc une semaine et demi), sur une base de 8 heures par jour.
• Pour chaque préfecture, le programme de formation durera 4 jours de 8 heures (y compris 1 heure de formalités d’accueil des participants, 7 heures pour le contenu de la formation et mises en pratique) et comptera entre 10 et 14 participants (2 ou 3 participants de chaque sous-préfecture).L’équipe AGORA assurera le déroulement des formalités d’accueil de participants dans chaque formation ;
• Pour la structure du programme de formation il s’agira de 4 modules délivrés sur les 4 jours. Les deux premiers jours cibleront les autorités institutionnelles, c’est-à-dire les maires, les sous-préfets et leurs secrétaires généraux. Les deux jours suivants cibleront les services déconcentrés de l’Etat avec la participation, si présents, des représentants de l’Agence nationale pour le développement de l’élevage (ANDE), l’Agence centrafricaine de développement agricole (ACDA), le district scolaire et le district sanitaire ;
• Les formations se dérouleront dans les chefs-lieux préfectoraux, à savoir les villes de Bambari, Bria, Bangassou, Obo et Mobaye, sous couvert de conditions de sécurité en place.

Livrables :

• Liste de participants de formation ;
• Plan de travail et mode opératoire détaillé des sessions de formation sur le terrain ;
• Plan de recrutement des formateurs (termes de référence, recommandations sur mode de contractualisation, entretiens)
• Liste de formateurs recrutés, issus du MATD, leurs CV, et un test visant à établir leur niveau de connaissances de base ;
• Plan de formation des formateurs avec les objectifs pédagogiques, le format et le contenu ;
• Modules de formations des autorités locales avec les objectifs pédagogiques, le format, le contenu et les documents d’accompagnement de chaque module

Phase 2 :  Formation des formateurs

Cette phase permettra de former les formateurs du MATD et de finaliser le contenu détaillé des modules de formation pour les autorités locales, pour assurer qu’ils soient alignés avec les besoins dans le Sud-Est de la RCA – notamment tels que déterminés dans le projet RELSUDE. Il se fera  en RCA, sous couvert des conditions de sécurité et sanitaires adaptées ; à Bangui d’abord et dans une des préfectures ciblées pour la formation des autorités ensuite.

Cette phase comprendra d’abord la formation de l’équipe de formateurs, qui aura lieu à Bangui. Le prestataire accompagnera ensuite les 4 formateurs pour faire les formations dans le premier des 5 préfectures ciblés. Cette formation servira de phase pilote des modules de formation, afin de valider son curricula et l’ajuster à la marge au besoin.

Livrables :

• 4 modules de formation finalisés et validés par l’équipe AGORA ;
• Documents de résumé du contenu pour les participants des formations ;
• Liste des équipements nécessaires pour faciliter la participation des formations ;
• Plan de travail et mode opératoire des formations de terrain révisé (dates exactes des formations, organisation de la logistique en lien avec AGORA, etc…) ;
• Programme de formation des formateurs.
• Tests pre- et post- formation des formateurs Rapportage de formation des formateurs : feuille de présence, rapport de formation, certificats de formation pour les formateurs
• Plan de note analytique.

Phase 3 : Animation des formations et documents de suivi :

Cette phase comprendra d’abord le déroulement des formations dans les 4 préfectures restants. Il est attendu que les formateurs centrafricains puissent se diviser en deux équipes autonomes de deux formateurs chacun, pour mener les formations dans les zones restantes. Les formateurs centrafricains doivent fournir un rapport de chaque formation, avec une analyse des forces et faiblesses des autorités locales dans la zone. L’équipe lead va ensuite utiliser ces rapports pour rédiger une note analytique à la destination du MATD pour informer le travail futur du ministère. Pendant toute cette phase l’équipe lead pourra travailler à distance, tout en gardant contact avec les formateurs centrafricains pour recevoir les rapports de formation.

La conduite des formations devra suivre les indications suivantes :

• Fournir aux participants tout matériel nécessaire pour participer aux formations (documents d’accompagnement, bloc-notes, stylos). La sélection et l’achat des équipements sera à la charge de l’équipe AGORA ;
• Inclure un document imprimé de résumé de la formation, pour distribuer aux participants à la fin de la formation ;
• Inclure des test pré et post formation pour mesurer la pertinence de la formation ;
• La participation aux formations devra être dument documentée avec une feuille de présence signée ;
• Les procédures d’achat et de logistique, si applicables, devront être respectées.

Les formations seront accompagnées par des dotations de petit matériel que les participants pourront emporter avec eux à la fin des formations. Les éléments contenus dans les dotations seront essentiellement des fournitures de bureau de base (papier, stylos, post-it, etc.) et pourront être adaptés en fonction des sujets abordés au cours des formations (impressions de documents officiels, registres de comptabilité, etc.). La sélection, l’achat et la distribution des dotations sera à la charge de l’équipe AGORA.

Un membre de l’équipe AGORA accompagnera l’équipe de formateurs dans chaque préfecture pour soutenir leurs activités et prendra en charge l’organisation logistique, la mobilisation des participants et les formalités d’accueil des participants.

Livrables :

• Feuilles de présence signées ;
• Rapport de formation avec analyse des forces et faiblesses des autorités locales ;
• Bon de réception des dotations pour suivre les dotations ;
• Tests pre- et post- formation des autorités locales ;
• Certificats de formation pour les participants aux formations ;
• Note analytique, validée par IMPACT.

Partage des responsabilités

AGORA fournira l’appui suivant au prestataire :

• Mise à disposition des données nécessaires pour l’élaboration des modules de formation (PRL, données du diagnostic institutionnel des PRL). Ces informations seront transmises via une réunion de lancement/de cadrage entre AGORA et le prestataire en ligne, et une communication via email et appel ;
• Facilitation de la communication entre le prestataire et le MATD, et les autres partenaires du Consortium et autres interlocuteurs  ;
• Sélection et recrutement, en lien avec le prestataire et le MATD, des formateurs centrafricains, et prise en charge financier des formateurs centrafricain ;
• Validation finale de mode opératoire, liste de participants et programme de formation ;
• Validation intermédiaire et finale des modules de formation ;
• Communication auprès des participants ciblés à la formation, mobilisation des participants ;
• Organisation logistique dans le pays, en collaboration avec les partenaires RELSUDE. Ceci comprendra : l’organisation et prise en charge des coûts d’hébergement et de transport de l’équipe « lead » pendant sa visite à Bangui, l’approvisionnement d’un espace et des matériels de base du travail à Bangui, et l’organisation logistique de la mission préparatoire dans un des préfectures; identification et la location d’une salle pour la formation des formateurs, e transport et l’hébergement des formateurs pendant les formations, l’identification et la location d’une salle pour les formations, l’achat des collations, l’indemnisation du transport et de l’hébergement pour les participants aux formations, le per diem pour la participation, l’achat et l’acheminement de tout équipement nécessaire aux participants pour suivre les formations. Dans ce cadre, le prestataire s’engagera à respecter les conditions de sécurité telles que requises ;
• Accompagnement de l’équipe de formateurs pour organiser la logistique sur place ;
• Achat et distribution des dotations pour accompagner les formations.

Le prestataire sera responsable de :

• Fournir les livrables tels que présentés dans le présent document ;
• Le choix de formateurs, liste de participants et du programme de formation (en collaboration avec AGORA) ;
• La revue de données secondaires pour l’élaboration des modules de formation ;
• L’élaboration des modules de formation ;
• La prise en charge logistique et financière hors de la RCA (ex. la réservation et paiement du transport de son équipe « lead » jusqu’à Bangui) ;
• La formation des formateurs ;
• L’élaboration et la distribution aux participants des documents de supports pour suivre les formations ;
• Le suivi et l’évaluation de la performance de l’activité de formation (pré et post formation) des formateurs et des autorités locales ;
• La rédaction d’une note analytique de la gouvernance dans les 5 préfectures RELSUDE.

LOT 2 : ECHANGE INTERNATIONAL

Dans le cadre de cette activité, en collaboration avec les équipes d’IMPACT Initiatives en RCA et au Niger, il sera demandé au prestataire d’organiser et d’animer un séminaire d’échange international, entre les représentants de collectivités centrafricains et nigériens.

Finalité de l’échange

Dans la lignée de l’expertise d’AGORA en matière de mise en réseau d’institutions locales aux niveaux régional et international (soutien entre pairs« peer to peer support »), un échange international de capitalisation sera organisé entre des acteurs institutionnels bénéficiaires particulièrement impliqués dans le projet RELSUDE en RCA et leurs pairs au Niger[1].

Cet échange aura lieu au Niger, étant donné que le niveau d’avancement du projet SHIMODU depuis 2019 peut servir d’exemple pour les partenaires centrafricains. Cette activité vise à : i) valoriser le rôle des acteurs institutionnels dans la gestion de crises humanitaire et de projets de l’aide, ii) favoriser la mise en réseau entre gouvernements locaux, et iii) capitaliser sur les bonnes pratiques des projets réalisés. De plus, les leçons apprises de cet échange permettront de nourrir un plaidoyer global et de faire ressortir des recommandations pour les mettre à l’échelle. Concrètement, l’échange facilitera la planification des microprojets qui pourront être mise en œuvre par les autorités locales centrafricains et nigériens dans leurs localités. Ce genre de microprojet et déjà prévu dans les activités des autres partenaires du consortium RELSUDE. Un rapport du compte-rendu du séminaire servira également à la diffusion des leçons apprises par les participants à l’échange aux autres autorités locales dans les localités ciblées par RELSUDE et SHIMODU.

Contenu attendu du séminaire

Le séminaire d’échange pourra durer 5 jours (sans compter les jours de voyage) pour une délégation d’environ 6 participants centrafricains, sélectionnés en collaboration avec le ministère de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation (MATD). Le séminaire impliquera aussi des participants nigériens, en priorité les homologues de la délégation centrafricaine (mandat ou profil comparable), des acteurs institutionnels, des représentants d’agences humanitaires et des Nations Unies impliqués dans des interventions de relèvement, etc. L’objectif est de favoriser le partage d’expérience sur des thématiques communes. Au total, le séminaire d’échange profitera à une vingtaine de participants sous couvert des conditions sanitaires et de sécurité.

Cet atelier pourra comprendre les activités suivantes (liste non-exhaustive, à valider en collaboration avec le prestataire) :

• La présentation, par les participants, de leur localité (principaux besoins, projets de relèvement déjà réalisés, projets prévus) avec des sessions de questions et réponses ;
• La présentation des participants nigériens des progrès du projet SHIMODU au Niger (les succès, les leçons apprises, les bonnes pratiques identifiées et recommandées) avec des sessions de questions et réponses ;
• L’organisation d’ateliers de travail, par secteur, pour discuter de la mise en œuvre des activités suite à l’obtention d’un PRL ;
• La conduite d’exercices de consolidation des leçons apprises pendant l’échange et la formation (ex : planification de projets, présentations par les participants des leçons apprises) ;
• La visite des projets mis en œuvre suite à la publication des plans de relèvement au Niger dans la région de Diffa, si les conditions sécuritaires le permettent ;
• L’intervention d’acteurs extérieurs sur leur travail dans le domaine du relèvement local.

Objectifs de la prestation

Phase 1 – Conceptualisation

Le prestataire, en lien avec les équipes AGORA des deux pays, devra préciser les objectifs, le contenu et le format de l’atelier. Il contribuera également à la planification logistique et à la validation de la liste des participants.

Choix des thématiques et objectifs du séminaire : En lien avec les équipes AGORA des deux pays, et avec l’appui du siège ainsi que des représentants d’ACTED des deux pays, qui fourniront la validation finale, le prestataire sera en charge de la préparation du contenu et de la définition des objectifs du séminaire d’échange. Les attentes des projets RELSUDE et SHIMODU devront être prises en considération.

Choix des participants :

• en RCA: Un groupe de 6 participants sera sélectionné pour participer à l’échange. Le groupe sera composé d’une autorité de chaque préfecture ciblée par le programme RELSUDE, et d’un cadre du Ministère de l’Administration du territoire et de la décentralisation (MATD). Dans l’idéal le groupe présentera une diversité de profils (autorités communales et sous-préfectorales).La sélection des participants centrafricains devra se faire en collaboration avec le MATD, qui dispose d’une expérience dans l’organisation de ce type d’échange. Elle sera décomposée en 2 étapes :

1. L’identification du profil souhaité, par préfecture, par l’équipe AGORA. Sur la base d’une revue des données des diagnostics territoriaux réalisés dans les différentes localités de la préfecture, AGORA identifiera le profil qui devra être sélectionné dans la préfecture pour le séminaire d’échange international : maire, sous-préfet, ou préfet. Un principal critère des participants sera l’engagement proactif dans la representation de la population et dans le relèvement socioéconomique de leurs localité. Les groupes de discussions menés avec la communauté au cours des enquêtes de diagnostic ont permis d’identifier quels représentants disposaient de la confiance de la population, et avec quels représantants ils communiquaient le plus. Ces données donneront donc une indication de quel profil (maire, sous-préfet, préfet) rempli plus souvent cette critère dans chaque préfecture, pour alimenter le choix du profil ;
2. La soumission d’une demande auprès du MATD afin qu’une personne soit identifiée selon le profil demandé (ex : un maire dans la préfecture de la Ouaka, un sous-préfet dans la préfecture de la Basse-Kotto, etc.). Le MATD identifiera ainsi la liste finale des participants. Par la suite, il prendra en charge la mobilisation des participants et la préparation des documents officiels nécessaires pour le voyage au Niger (passeports, visas, ordres de mission, lettre d’invitation du ministère des Affaires étrangères, etc). Les partenaires AGORA (ACTED et IMPACT) prendront en charge l’organisation logistique et les frais liés au déplacement.Un Protocole d’Accord sera signé entre le Consortium et le MATD, afin de formaliser le cadre de partenariat. Par la suite, AGORA et le MATD s’accorderont sur des Termes de référence relatifs à l’activité d’échange international afin de détailler les rôles et responsabilités des deux entités et la mobilisation des cadres du MATD pour le séminaire d’échange au Niger.

• au Niger: Le choix des participants nigériens sera organisé par l’équipe AGORA Niger en lien avec le prestataire selon le contexte nigérien. Le prestataire prendra contact avec les intervenants au Niger par le biais d’AGORA Niger. A noter que la participation des partenaires de l’aide, des équipes AGORA Niger et RCA et d’intervenants extérieurs disposant d’une expertise pertinente pour l’atelier sera encouragée. L’équipe AGORA Niger identifiera les intervenants extérieurs potentiels que le consultant devra rencontrer. Les coûts liés à la rémunération éventuelle de cet intervenant extérieur pour une prestation d’animation seront portés par ACTED.

Choix du format : Le prestataire proposera une liste précise d’activités et de sessions répondant aux objectifs énoncés et laissant une large part aux échanges au sein du groupe, aux exercices, aux visites de terrain et aux rencontres ou participation d’intervenants pertinents.

Planification : Le prestataire élaborera un plan d’action pour l’organisation logistique du séminaire, détaillant les mesures à prendre et les délais à respecter pour le bon déroulement du séminaire, sur la base duquel les rôles et responsabilités de chaque partie prenante seront identifiés pour la préparation logistique, qui sera prise en charge et directement financée par ACTED sur place.

Livrables :

• Une note conceptuelle à destination d’AGORA détaillant les objectifs, le contenu et le format du séminaire ;
• Un document de 1 à 3 pages de présentation à destination des intervenants et participants ;
• Une liste de participants centrafricains et nigériens et d’intervenants extérieurs validé avec les équipes AGORA ;
• Un plan de travail incluant les dates finales du séminaire et les recommandations logistiques à prendre par chaque partie prenante pour l’organisation de l’échange. A noter que ces dernières seront conditionnées par une revue des conditions en termes de sécurité par les partenaires AGORA.

Phase 2 – Préparation du contenu

Les thématiques abordées devront prendre en compte les caractéristiques communes des contextes nigérien et centrafricain, dans le but de stimuler la participation active des participants. Pour cette raison le contenu sera préparé par le prestataire en lien avec les équipes AGORA Niger et RCA et les intervenants extérieurs identifiés. Le prestataire devra ensuite se rendre à Niamey avant le début du séminaire afin de rencontrer les acteurs clés sur place (équipe AGORA, partenaires du projet SHIMODU, intervenants extérieurs, et tout autre acteur jugé pertinent) et de s’assurer que les conditions sont réunies pour la conduite du séminaire dans les meilleures conditions possibles.

Les participants nigériens et centrafricains recevront les termes de références de leur participation au séminaire, incluant le travail attendu de leur part avant, pendant et après l’atelier. Ce document sera élaboré par les équipes AGORA RCA en lien avec le MATD pour les participants centrafricains, et les équipe AGORA Niger en lien avec les ministères et agences pertinents pour les participants et intervenants extérieurs nigériens (le Centre de formation en gestion des collectivités territoriales par exemple).

Un atelier de préparation pour chaque groupe de participants, le groupe centrafricain et le groupe nigérien, serait également souhaitable. Ces ateliers permettront de confirmer les attentes des participants vis-à-vis de l’échange et de préparer les présentations des membres de la délégation durant de l’échange. AGORA RCA pourra animer cet atelier, mais la préparation de contenu de l’atelier préparatoire se fera en principalement par le prestataire.

 Livrables :

• Un agenda détaillé de l’échange ;
• Les supports d’animation du séminaire (présentations, guides de facilitation des ateliers, exercices prévus, documents de référence, etc.) ;
• Les termes de références de la participation à l’échange ;
• Un portfolio de documents de références ;
• Mission préparatoire au Niger.

phase 3 – Animation du séminaire au Niger

Un atelier de préparation sera organisé à Bangui, pour les participants centrafricains, par l’équipe AGORA RCA, quelques jours avant le voyage vers le Niger. L’objectif de cet atelier sera de présenter les détails logistiques du séminaire, l’agenda de la semaine et de répondre aux préoccupations éventuelles des participants. Le prestataire devra fournir à l’équipe AGORA RCA les supports d’animation pour une session technique, sur les thématiques qui seront abordées au cours du séminaire.

De la même manière, un atelier de préparation pourra être organisé pour les participants nigériens par l’équipe AGORA Niger. Si le prestataire devra également fournir les support d’animation à l’équipe AGORA Niger ou inclure cet atelier à l’agenda de sa mission en Niger, avant l’animation de l’échange international.

Le prestataire sera ensuite en charge de l’animation de l’échange. Autant que possible, dépendamment des possibilités d’accès sécuritaire et logistique, le séminaire sera organisé dans la région de Diffa, afin de pouvoir effectuer des visites de terrain sur les sites de réalisation du projet SHIMODU. A défaut, le séminaire pourra se tenir à Niamey. L’équipe AGORA fera en sorte que tous les participants identifiés soient présents, quel que soit le lieu du séminaire retenu.

AGORA Niger pourra co-faciliter certaines sessions au besoin. Le prestataire sera chargé de rédiger un compte-rendu du séminaire d’échange. AGORA pourra apporter un soutien dans la prise de notes pendant le séminaire. Le rapport produit aura pour but de disséminer les leçons apprises au cours de l’échange, notamment auprès de l’ensemble des autorités locales soutenues par RELSUDE et SHIMODU. L’impression et la distribution de ce rapport aux autorités locales sera à la charge des équipes AGORA Niger et RCA et de leurs partenaires.

Livrables :

• Un atelier préparatoire avec les participants nigériens ;
• Un rapport de mission incluant les interlocuteurs rencontrés, un compte-rendu du séminaire d’échange international, les leçons apprises ;
• Un article et présentation Powerpoint pour la communication du projet par IMPACT, des photos, etc. ;
• Les listes de présence signées ;
• Les questionnaires de satisfaction à destination des participants.

Partage des responsabilités

Le prestataire sera responsable de :

• La revue des documents relatifs aux projets SHIMODU et RELSUDE pour dégager des problématiques pouvant faire l’objet de discussions mutuellement bénéfiques pour les participants des 2 pays ;
• La sélection, en accord avec les équipes AGORA Niger et RCA, des thématiques précises à aborder ;
• La validation, avec les équipes AGORA Niger et RCA, des profils souhaités pour les participants au séminaire d’échange international ;
• L’élaboration d’une liste d’intervenants extérieurs, en lien avec les équipes AGORA Niger ;
• L’élaboration des termes de référence de la participation, en accord avec les équipes AGORA Niger et RCA ;
• Le développement du contenu (agenda, contenu des discussions, etc.) du séminaire, et de l’atelier de préparation si cela est jugé nécessaire ;
• L’élaboration de documentation préparatoire pour les participants, si cela est jugé nécessaire ;
• La facilitation des échanges sur place ;
• Le suivi et évaluation de l’échange ;
• Le rédaction d’un rapport de leçons apprises
• La prise en charge logistique et financière hors de Niger (ex. la réservation et paiement du transport du prestataire jusqu’à Niamey).

Les équipes AGORA RCA et Niger fourniront l’appui suivant au prestataire :

• Le partage d’informations de référence (évaluations territoriales de RCA et du Niger) pour l’élaboration du programme de l’échange ;
• Le partage des contacts des partenaires à rencontrer sur place au Niger (AGORA Niger) ;
• La co-validation du choix des intervenants extérieurs au Niger (AGORA Niger)
• L’organisation d’échanges (à distance ou en présentiel) avec le prestataire pour affiner le programme de l’échange, et pour adapter le plan proposé ;
• La validation intermédiaire et finale du programme de l’échange ;
• La sélection et mobilisation des participants, y compris la distribution des Termes de références de participation et des documents préparatoires aux participants (AGORA RCA et Niger) ;
• L’animation de l’atelier de préparation (AGORA RCA et Niger) ;
• L’organisation logistique en RCA et au Niger, incluant : le transport international et national, les formalités administratives (passeports, visas, lettres d’invitation, etc.), l’hébergement, les per diems pour les participants, la location de salles, les collations, la fourniture de petit matériel de bureau, etc. ;
• La prise de note pour un rapport de « leçons apprises » après l’échange ;
• L’impression et la diffusion, via partenaires SHIMODU et RELSUDE autant que possible, du rapport du séminaire d’échange international.

Chronogramme indicatif :

Une estimation des jours ouvrables nécessaire pour chaque étape des deux activités se trouve dessous. Les offrants sont encouragés de considérer ces chiffres à titre indicatif afin d’orienter leurs propositions, et de justifier, s’ils le jugent nécessaire, une interprétation autre. Le plan de travail finale sera decidé en lien avec le prestataire et IMPACT Initiatives.

Critères de sélection

Les offrants soumettront une proposition technique et financière en réponse à ces termes de référence, ainsi que le reste des documents demandés dans le document d’appel d’offres joints.

Les offrants sont libres de proposer des modifications dans leur proposition, selon leurs capacités budgétaires et leur expertise en matière d’accompagnement des autorités locales.

Les offres ne respectant pas les critères d’éligibilité administrative tels que énoncés dans le document d’appel d’offres

Les offres seront revues sur la base des critères d’évaluation suivants, par lot, pour un maximum de 18 points. Les offres ne recevant pas un minimum de 9 points, par lot, seront automatiquement exclues :

• Pertinence de l’offre technique en lien avec les présents TdR (5 points) ;
• Expérience du ou des prestataires candidats, sur la base de la revue des CVs et documents soumis (6 points) ;
• Pertinence de l’offre financière (3 points) ;
• Disponibilité au calendrier indicatif ci-haut (2 points).

Offre répondant aux deux lots (2 points)

Toute candidature devra être répondu sur la base de l’appel d’offres mis en ligne sur le site internet d’IMPACT Initiatives et qui détaille les différents documents devant constituer la réponse à l’appel d’offres, consultable au lien suivant, https://www.impact-initiatives.org/work-with-us/tenders/

[1] Le renouvellement des élus locaux devra être pris en compte dans l’identification des participants au séminaire d’échange international afin de s’assurer que l’activité mobilise les personnes ayant bénéficié de l’accompagnement d’AGORA depuis le début des projets SHIMODU et RELSUDE.