Appel à candidature pour le recrutement d’un(e) Gestionnaire de fonctionnement à Pointe-Noire, République du Congo.

Appel à candidature pour le recrutement d’un(e) Gestionnaire de fonctionnement à Pointe-Noire, République du Congo.

Objectif du poste :

Le directeur des opérations assure l’efficience et l’efficacité de toutes les opérations dans le pays. Elle/il assure le respect (responsabilité) des politiques et procédures internes d’AVSI, et selon celles fournies par les Bailleurs de fonds. Le responsable des opérations exécute chaque activité conformément au code d’éthique conformément à la mission, aux valeurs et à la méthode d’AVSI et partage la culture organisationnelle avec ses collègues, les bénéficiaires et toutes les parties prenantes. Il/elle est un modèle en matière de compréhension, de partage et d’adhésion au cœur d’AVSI. valeurs et comportements (en mettant l’accent sur la transparence, l’intégrité, la responsabilité, etc. selon le code d’éthique AVSI) et veille à leur adoption et à leur mise en œuvre.

Principales tâches et responsabilités :

• Sous la direction du représentant pays, il/elle joue un rôle clé dans l’élaboration et la mise en œuvre de la direction et de la stratégie du programme pays dans tous les aspects liés aux opérations (administration/finances, logistique et ressources humaines).
• Assurer le respect des opérations et du flux de communication.
• Promouvoir la croissance technique et professionnelle du personnel des opérations.
• Collaborer avec les RH au niveau du pays pour les questions administratives liées à l’emploi et sous la supervision du représentant du pays.
• Assurer le respect de toutes les politiques d’AVSI et des lois locales, y compris la loi sur les ONG, les taxes et toute autre loi locale applicable, en fournissant un cadre pour une mise en œuvre efficace des politiques concernant les opérations.
• Élaborer et mettre en œuvre des plans départementaux annuels conformément au plan annuel du pays et mesurer les performances par rapport aux indicateurs clés.
• Se conformer et soutenir la mise en œuvre et l’application correcte de toutes les procédures et directives et s’engager activement dans la résolution de problèmes grâce à des solutions éclairées et innovantes.
• Représenter AVSI dans les forums techniques et auprès des donateurs et autres parties prenantes externes (y compris les médias) à la demande du représentant du pays.

Missions spécifiques :

En tant que membre de l’équipe de gestion stratégique :

• Sous la direction du directeur pays, jouer un rôle clé dans la définition/le développement ainsi que dans la mise en œuvre de la politique et de l’orientation stratégique du programme pays.
• S’engager activement dans la résolution de problèmes grâce à des solutions éclairées et innovantes.
• Se conformer et soutenir la mise en œuvre de toutes les procédures et directives.
• Soutenir les équipes AVSI dans la prestation de programmes de qualité grâce à la coordination, aux conseils, au partage d’informations et à l’analyse.

Gestion opérationnelle:

• Responsabilité globale de la gestion efficace et efficiente des projets sur le terrain, conformément au cycle de gestion de projet et aux systèmes, politiques et procédures d’AVSI.
• Assurer la conformité en fournissant un cadre pour une mise en œuvre efficace des politiques.
• Assurer l’élaboration et la mise en œuvre des plans départementaux annuels (finances et administration, logistique) conformément aux politiques du siège de l’AVSI.
• Travailler en étroite collaboration avec le directeur pays, les responsables de la logistique, les responsables administratifs ainsi que les responsables de programme pour garantir une mise en œuvre de qualité du programme.
• Maintenir la base de données de gestion des subventions et superviser la gestion des subventions, y compris les rapports en temps opportun, conformément aux contrats des donateurs concernés et aux exigences de conformité.
• Veiller au respect des délais pour toutes les propositions pertinentes et les examiner si nécessaire.
• Gérer les coordinateurs de projet AVSI pour garantir que les systèmes de gestion, d’administration, de logistique, de finance et de communication appropriés sont en place et suivis.
• Coordonner les activités et maintenir un flux de communication continu entre les sites sur le terrain et le bureau de pays.
• Veiller à ce que des systèmes de suivi soient en place et que des examens/audits du projet soient effectués périodiquement en collaboration avec l’équipe, le directeur pays, les parties prenantes locales et les partenaires du projet.
• Grâce à des visites régulières sur le terrain et à une bonne communication avec les sites de terrain, fournir des conseils techniques judicieux sur les aspects opérationnels de la gestion de projet, à savoir la logistique, les finances et l’administration.

Développement du programme :

• Veiller à ce que toutes les autorités compétentes soient incluses dans la planification et la mise en œuvre des projets, le cas échéant.
• Élaborer des plans, des propositions et des budgets pour de nouveaux projets/extensions de projets en collaboration avec l’équipe concernée et le personnel financier.
• Contribuer de manière proactive au développement et à la stratégie du programme.

Logistique/Finances/Administration :

• Veiller à ce que tous les projets adhèrent aux systèmes et procédures d’AVSI (administratifs, financiers et logistiques) afin que les fonctions de support efficaces et efficientes contribuent à l’amélioration de la qualité du programme.
• Veiller à ce que la mise en œuvre du projet réponde aux exigences de conformité des donateurs.
• En collaboration avec le responsable administratif et financier, le responsable de la logistique et le responsable des ressources humaines, fournir aux coordinateurs de projet le soutien nécessaire pour garantir que les systèmes/procédures administratives, financières et logistiques AVSI appropriées sont en place, entretenus et respectés afin que toutes les fonctions de support soient exercées. efficace et efficiente.
• Assurez-vous qu’AVSI est conforme à toutes les exigences légales et bureaucratiques du pays.
• Soutenir les sites de terrain dans la préparation en temps opportun des dépenses projetées chaque mois (gestion du livre de caisse) et discuter/analyser la planification financière et les rapports mensuels.
• Exercer un contrôle budgétaire précis et garantir que la gestion financière sur les sites de projet est conforme aux propositions de projet pertinentes.
• Superviser la révision/les réalignements des budgets à soumettre aux donateurs et fournir des conseils et une assistance si nécessaire.
• Veiller à ce qu’un aperçu des dépenses du projet et des rapports financiers soit maintenu.
• fournir des conseils et une assistance chaque fois que nécessaire.

Exigence essentielle :

Éducation:

• Diplôme universitaire en administration des affaires, en économie ou équivalent.

L’expérience professionnelle:

• au moins 5 ans d’expérience globale en finance/administration ;
• au moins 2 ans d’expérience dans un contexte de développement/humanitaire.

Maîtrise de la langue

• Maîtrise du français (écrit et oral) C1.

Compétences et expériences requises :

• Au moins 5 ans d’expérience en tant que responsable financier/administratif.
• Maîtrise des logiciels informatiques standards.
• Fortes capacités de gestion et de planification financières.
• Compétences en leadership et en formation.
• Compétences en matière de gestion d’entreprise et d’organisation.
• Capacités de gestion d’audits externes.