Puma Energy est une entreprise énergétique mondiale de premier plan qui fournit, stocke et distribue des produits pétroliers dans 48 pays sur six continents. PUMA ENERGY recrute un Réceptionniste.

Objectif principal :

Fournir un soutien administratif de haut niveau, rapide et efficace à un bureau, un département d’unités commerciales ou un autre groupe organisationnel ayant une bonne compréhension du vocabulaire technique et commercial et une connaissance détaillée des opérations, des procédures, des méthodes, des pratiques et des personnes de l’organisation. Peut gérer les activités de bureau spécifiques au département.

Connaissances, compétences et capacités, principales responsabilités :

Responsabilités :

• Répondre aux téléphones, filtrer les appels et prendre les messages de sources externes ou internes afin que les appelants/visiteurs soient traités rapidement, courtoisement et avec précision ; répondre aux demandes de renseignements plus complexes ou plus complexes émanant d’autres membres du personnel administratif/de direction .
• Effectuer d’autres tâches administratives en faisant preuve de jugement indépendant et de discrétion. Planifier, organiser et planifier votre propre charge de travail afin que ces activités soient terminées avec précision et à temps. Ces activités peuvent inclure la préparation de documents et de supports de présentation ; filtrer et répondre à la correspondance, aux demandes de renseignements et aux appels téléphoniques entrants ; prendre des messages; rédiger des lettres et des communiqués d’information officiels; rédiger et distribuer les procès-verbaux ; classement et organisation.
• Transcrire, taper, formater et relire avec précision une grande variété de documents (par exemple, correspondance, factures, contrats, procès-verbaux de réunions, rapports, discours et présentations) à l’aide de logiciels de traitement de texte, de présentation, de graphiques et de feuilles de calcul. Utiliser, s’il y a lieu, un logiciel de publication assistée par ordinateur pour concevoir des documents plus complexes.
• Coordonner les réunions internes et externes afin qu’elles se déroulent sans problème. Cela peut inclure la planification des heures de réunion, l’organisation du voyage des participants et la garantie que diverses commodités de réunion sont disponibles.
• Utilisez du matériel de bureau tel que des photocopieurs, des fax, des scanners et des imprimantes. Effectuer l’entretien de base pour maintenir l’équipement en bon état de fonctionnement (par exemple, nettoyer, changer le toner, fournir du papier). Entretenir les fournitures de bureau. Gardez l’inventaire et l’équipement du bureau propres et organisés. Pour traiter tout problème de bureau ponctuel, réparations, remplacements, configurations, etc.

Exigences

Expérience :

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent
• 2-3 ans d’expérience en soutien administratif/de bureau
• Toute combinaison appropriée d’études, de certifications et/ou d’expérience de travail pertinente sera prise en considération.

Connaissances :  

• Expertise avancée avec les applications de systèmes bureautiques.
• MS-Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
• Maîtrise des logiciels et équipements bureautiques standards ; connaissance de l’utilisation d’Internet et du courrier électronique ; excellentes compétences verbales et écrites dans la langue locale.

Compétences :

• Capacité à communiquer avec tous les niveaux – écrit et parlé
• Très organisé; compétences analytiques; orientation vers les services
• Sentiment d’urgence
• Motivé
• Responsable
• Doit être capable de travailler sans supervision
• Doit posséder une attitude téléphonique agréable et une attitude professionnelle
• Souci du détail et capacité à gérer plusieurs tâches
• Doit suivre les tâches
• Solides compétences interpersonnelles
• Capacité à définir/prioriser efficacement le calendrier de gestion
• Capacité à respecter les délais dans un environnement en évolution rapide et à faire preuve de discrétion dans le traitement des questions confidentielles.

Relations clés et aperçus du département :

Interne – Direction des Business Units

Externe – Visiteurs, clients

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