Agence catholique pour le développement outre-mer recrute un Agent de soutien aux programmes au Royaume-Uni.

Agence catholique pour le développement outre-mer recrute un Agent de soutien aux programmes au Royaume-Uni.

Principales responsabilités

1. Soutenir une administration efficace des programmes conformément aux principes et processus de gestion du cycle de projet (PCM).

• Correspondre avec les partenaires en ce qui concerne le traitement des subventions et le système PCM de CAFOD ;
• Tenir à jour les enregistrements dans la base de données WebPromise, y compris l’enregistrement des projets/programmes, la génération des approbations, la garantie que les détails des partenaires et les coordonnées bancaires sont à jour, etc. ;
• Veiller à ce que la politique de stockage des documents de CAFOD soit respectée en conservant les fichiers numériques ou papier appropriés conformément aux procédures de CAFOD et aux exigences des donateurs ;
• Veiller à ce que les fichiers du programme soient fermés/archivés avec les informations pertinentes et connectés à WebPromise, en particulier les programmes financés par des donateurs dont les exigences peuvent différer de celles de CAFOD ;
• Soutenir l’équipe du programme en aidant à organiser les visites des visiteurs du CAFOD et du personnel du CAFOD dans les programmes de l’AME, y compris la préparation des lettres de visa/invitation, les besoins de voyage et d’hébergement, l’organisation des réunions internes et externes, en veillant à ce que les besoins financiers soient satisfaits ;
• Soutenir l’équipe AME dans la préparation et la soumission des documents d’approbation de subvention.
• Fournir du PCM et d’autres supports d’intégration pour les nouveaux membres de l’équipe ;
• Le cas échéant, apporter un soutien au personnel et aux accompagnateurs de CAFOD basés dans la région.
• Aider les responsables du programme à surveiller les processus de sauvegarde avec les partenaires

1. 2. Soutenir la réalisation des programmes et des projets

• En accord avec le responsable ou le responsable de programme concerné, évaluer les propositions de projets des organisations partenaires et examiner leur capacité à gérer et à mettre en œuvre le travail proposé, en facilitant les processus de planification participative si nécessaire ;
• En accord avec le responsable concerné ou le responsable du programme, travailler avec les partenaires sur le suivi et les rapports pour examiner les progrès par rapport aux résultats et aux indicateurs ;
• Soutenir le responsable ou l’agent de programme concerné pour garantir le respect des exigences de CAFOD (par exemple, les processus du manuel de gestion du programme et du manuel financier ; normes de programme sûres, responsables, dignes et inclusives), y compris en assumant les fonctions administratives connexes.
• Soutenir la préparation des demandes de financement et des rapports pour les bailleurs de fonds externes, en liaison avec l’équipe du programme et le responsable du développement et du financement du programme concerné.

1. 3. Soutenir le maintien de relations efficaces avec les partenaires et les principales parties prenantes

• En accord avec et avec le soutien du responsable ou du responsable de programme concerné, contribuer au développement, à l’entretien et à la gestion des relations avec les organisations partenaires de CAFOD, conformément aux principes et aux normes énoncés dans la politique, les orientations et les outils de partenariat de CAFOD ;
• Soutenir l’investissement dans les capacités des partenaires, en contribuant à l’identification des besoins, à l’élaboration de plans de renforcement des capacités, à l’identification des sources d’appui, etc.

1. 4. Contribuer à la gestion financière et à la responsabilisation des programmes et projets

• Préparer et suivre les budgets relatifs aux dépenses de CAFOD et des partenaires, en collaboration avec le responsable ou le responsable de programme concerné ;
• Soutenir le responsable ou le responsable de programme concerné pour garantir que le programme est exécuté dans le cadre d’un budget convenu.
• Soutenir les processus clés tels que les achats ou les audits internes/externes et garantir que des enregistrements précis sont conservés conformément aux politiques et procédures de CAFOD.
• Aider l’équipe dans la budgétisation annuelle, en surveillant les dépenses, y compris les coûts de l’équipe, et en calculant les écarts.
• Assistance à l’examen des frais de déplacement si nécessaire

1. 5. Soutenir la représentation efficace des programmes et des projets

• Assurer la liaison et communiquer avec d’autres équipes au sein de CAFOD pour répondre aux besoins organisationnels, notamment en fournissant un soutien et des informations à ceux qui travaillent sur les communications, les médias, les politiques, les campagnes, etc.
• En coordination avec le responsable ou le responsable de programme concerné, soutenir les efforts de l’équipe pour entretenir et entretenir des relations et des communications efficaces avec les parties prenantes concernées, y compris les réseaux, les gouvernements locaux, les réseaux nationaux et d’autres agences travaillant en/sur l’Asie et le Moyen-Orient.
• En accord avec le supérieur hiérarchique ou les membres concernés de l’équipe, assister occasionnellement à des réunions ou à des événements externes, identifier et suivre les actions qui en découlent.

1. 6. Maximiser l’utilisation des informations et des connaissances du programme

• Utiliser les systèmes d’information de gestion de programme de CAFOD pour produire efficacement des informations qui soutiennent la prise de décision au niveau du programme et de l’organisation ;
• Contribuer à la production et/ou à la diffusion d’histoires/études de cas à utiliser dans les communications.